Este documento se utiliza para formalizar en el sistema un acuerdo previo de adquisición de artículos de inventario al proveedor y sirve como base para la posterior realización de pagos y recepción de los artículos. La posibilidad de generar órdenes a proveedores en el sistema está determinada por la opción funcional Órdenes a proveedores en la sección NSI y administración – Compras – Órdenes a proveedores.

En la orden al proveedor se registran los precios y condiciones de pago de acuerdo con el acuerdo con el proveedor. Los precios y condiciones de pago pueden registrarse en la orden al proveedor de las siguientes formas:

• Manualmente – para entregas únicas de productos
• Rellenados automáticamente en caso de entregas regulares de productos, basados en precios previamente registrados por los proveedores en el documento Registro de precios del proveedor o Acuerdo con el proveedor.

A diferencia de la orden del cliente, no se prevé un control estricto del cumplimiento de las obligaciones en las órdenes a proveedores. La orden al proveedor puede ser cancelada en cualquier momento (total o parcialmente). Sin embargo, el programa guarda una lista de los artículos que se solicitaron en la orden al proveedor pero que nunca fueron entregados.

Proceso de realización de órdenes

Uso de estados de pedidos

Recepción de productos

Materiales adicionales en IT

Un nuevo pedido puede ser creado manualmente desde la lista de pedidos o desde la tarjeta de un proveedor específico. También se puede crear un pedido al proveedor basado en una orden de cliente o dentro de una oportunidad de venta.
Los pedidos a proveedores pueden ser generados automáticamente en base al análisis de datos sobre la necesidad de adquirir productos de proveedores específicos (procesamiento de generación de pedidos según la demanda) o en base a datos planificados (procesamiento de generación de pedidos según los planes).

Con un pedido al proveedor, se puede registrar la intención de comprar productos al proveedor o tomar productos en consignación. El tipo de pedido en este caso se determinará por el tipo de operación especificada en el pedido: pedido al proveedor o recepción en consignación.
También es posible utilizar un pedido para registrar la recepción de productos del socio para su almacenamiento y venta. En este caso, en el documento se debe especificar la operación comercial recepción para almacenamiento y venta.

La presentación de pedidos a los comitentes solo está disponible si previamente se ha habilitado la opción funcional Compras por comisión en la sección NSI y administración – Compras – Documentos de compras.

Se prevé la posibilidad de realizar pedidos de productos a proveedores utilizando envases reutilizables. En el pedido se registra información sobre la necesidad de devolver el envase, el depósito a pagar y los plazos para su devolución.

Para poder trabajar con envases, es necesario habilitar previamente la opción funcional Envases reutilizables en la sección NSI y administración – Nomenclatura – Desgloses de contabilidad.

Los pagos a los proveedores pueden organizarse de forma escalonada. Para ello, al completar las etapas de pago, se puede indicar el tipo de pago: en efectivo o por transferencia bancaria, y la caja o cuenta bancaria desde la cual se planea transferir los fondos al proveedor. Esta información se utiliza posteriormente en el calendario de pagos para planificar los pagos salientes. Con base en el pedido al proveedor, se puede emitir un documento Solicitud de gasto de fondos.

Al realizar un pedido, se pueden utilizar diferentes estados:

• En proceso de aprobación – el pedido no se realiza, se utiliza para registrar una necesidad no confirmada/no aprobada;
• Aprobado – el estado se establece después de la aprobación dentro de la empresa comercial (si es necesario);
• Confirmado – el estado se establece después de que el proveedor confirma la fecha de entrega de los productos del pedido. Al realizar el pedido con este estado, los productos se registran en el programa de movimiento de mercancías como productos pendientes de recibir. Se pueden realizar entradas de mercancías y órdenes de recepción en el almacén para el pedido al proveedor.
• Cerrado – el estado se establece después de finalizar el trabajo con el pedido. Las posiciones que el proveedor no pudo entregar se marcan como posiciones canceladas. El estado es opcional. Está disponible si se activa una de las opciones: No cerrar pedidos parcialmente pagados a los proveedores; No cerrar pedidos parcialmente recibidos a los proveedores.

La gestión de los estados de los pedidos solo es posible si la opción funcional Estados de pedidos a proveedores está activada en la sección NSI y administración – Compras – Estados de documentos. Si los estados no se utilizan en el sistema, es equivalente a que el pedido al proveedor se realice en el estado Cerrado.

La entrega de productos según el pedido se realiza mediante los documentos Adquisición de productos y servicios, así como Recepción de mercancías en almacén al utilizar un contrato con configuración de compras en dos documentos. Y en el caso de que se realice la recepción de mercancías para almacenamiento responsable, con el documento Recepción de mercancías para almacenamiento. En la recepción de mercancías se puede utilizar un esquema de pedido de suministro de mercancías, en el cual se divide el proceso de recepción física de mercancías en el almacén y el proceso de emisión de documentos financieros. Con el uso de este esquema, la recepción real de mercancías en el almacén se registra con el documento Orden de entrada de mercancías. En este caso, en el programa es posible realizar un proceso de control de discrepancias durante la entrega de mercancías.
En el documento se puede especificar la opción de entrega del proveedor.

Al realizar un pedido al proveedor de mercancías, se actualiza el estado del pedido (por ejemplo, el pedido del cliente), cuyas necesidades están cubiertas por el pedido al proveedor.

• ¿Dónde se puede ver información sobre el estado de los pagos mutuos con el proveedor?
• ¿Cómo se realiza el pago al proveedor por los bienes comprados y los servicios adicionales proporcionados?
• ¿Cómo realizar la entrega de productos en entregas regulares de acuerdo a un acuerdo a largo plazo con el proveedor?
• ¿Cómo controlar el estado de la entrega dentro de un pedido al proveedor?
• ¿Cómo realizar la entrega de productos al almacén si el proveedor no ha cumplido completamente con nuestras solicitudes (pedidos al proveedor)?
• ¿Cómo registrar la razón por la cual el proveedor no pudo realizar la entrega de productos según el pedido?
• ¿Es posible analizar el éxito de la ejecución de un pedido anterior de un proveedor al realizar un nuevo pedido al proveedor?
• ¿Cómo realizar un análisis integral de las razones por las cuales ocurren fallas en las entregas de productos?
• ¿Es posible ver en el programa qué proveedores cancelan con mayor frecuencia las entregas de productos?
• Nuestra empresa vende equipos costosos que se solicitan al proveedor para un pedido específico del cliente después de un pago anticipado. ¿Cómo se realiza esta operación en el programa?
• ¿Cómo realizar un pedido de productos a proveedores para asegurar un nivel adecuado de inventario en el almacén de acuerdo con la tasa de consumo?
• ¿Cómo se controla en el programa el proceso de tramitación oportuna de pedidos a proveedores al trabajar con clientes?