El documento está destinado a la aprobación y autorización del gasto de fondos.
El uso de la solicitud de gasto de fondos se activa/desactiva mediante la opción funcional Solicitud de gasto de fondos en la sección NSI y administración – Tesorería – Gestión de parámetros de tesorería.
Características del control del gasto de fondos utilizando el subsistema de Presupuesto
Control de límites establecidos
Planificación operativa de movimientos de fondos
Centros de responsabilidad financiera
Tipos de gasto de fondos
- Transferencia de fondos al proveedor (Pago al proveedor)
- Entrega de fondos al empleado (Entrega al empleado)
- Devolución de fondos al cliente (Devolución de pago al cliente)
- Transferencia de fondos para el pago de impuestos (Transferencia de impuestos)
- Transferencia de fondos para el pago de gastos aduaneros (Pago aduanero)
- Procesamiento de operaciones de conversión de moneda (Conversión de moneda)
- Otro gasto de fondos (Otro gasto)
- Pago o devolución de fondos en caso de transferencia de fondos entre organizaciones (Pago (Devolución) a otra organización)
- Pago de salarios (Pago de salarios)
- Transferencia de fondos entre la organización principal y las unidades separadas (Transferencia interna)
- Pago de créditos (Pago de créditos)
- Pago de depósitos (Pago de depósitos)
- Entrega de préstamos según contratos de crédito con contratistas (Entrega de préstamo al contratista)
- Entrega de préstamos a empleados de la organización (Entrega de préstamo al empleado)
- Pago de servicios de arrendamiento recibidos (Pago al arrendador)
- Devolución de dinero a tarjetas de pago (Devolución de pago por adquirencia)
Para la operación Entrega al empleado está disponible el atributo Informe hasta, que permite especificar la fecha límite para informar sobre el gasto de fondos (en una semana, en dos semanas, en un mes, hasta una fecha).
Para la operación Transferencia de impuestos y contribuciones es posible ajustar los atributos del pagador, indicando los valores de INN, KPP, así como el nombre del representante legal o autorizado del pagador. Estos atributos se editan en una ventana de diálogo que se abre al hacer clic en el enlace que contiene información sobre el pagador.
Solicitud de solicitud
La provisión de fondos en lugares de almacenamiento solo se realiza mediante una solicitud previamente presentada y está regulada por el indicador Permitir el retiro de fondos sin “solicitudes de pago”, que se establece individualmente para todas las cajas y cuentas bancarias de la empresa.
Si este indicador no está establecido, entonces es obligatorio tener una solicitud aprobada al realizar un gasto de fondos.
Al presentar una solicitud, se especifica el método de pago planificado (en efectivo, sin efectivo, en efectivo o sin efectivo). Al especificar el método de pago, se ofrece la opción de una cuenta o caja de pago prevista. Al presentar una solicitud para el gasto de fondos en el marco de la ejecución de un contrato con un ejecutor en el marco de la cooperación en un contrato estatal de defensa, la cuenta de retiro de fondos prevista debe tener el indicador de una cuenta separada.
El autor solo puede ver sus propias solicitudes con la configuración de acceso estándar. Para configurar el acceso, es necesario crear un grupo de acceso con un perfil de Iniciador de solicitudes de gasto de fondos. El grupo de acceso se crea en la sección NSI y administración – Configuración de usuarios y permisos – Grupos de acceso.
Al presentar el documento Solicitud de gasto de fondos, el iniciador de la solicitud especifica el propósito del pago, la cantidad y la fecha de pago. Luego, la solicitud debe pasar por dos etapas: aprobación y colocación para el pago. La gestión de la solicitud se realiza mediante los estados del documento. En el momento de presentar la solicitud, se le asigna el estado primario No aprobada.
Al especificar una moneda diferente al rublo ruso en la que se planea realizar un pago sin efectivo, se vuelve posible especificar en el campo Comisión el método de cobro de la comisión: ya sea a cargo del pagador, del beneficiario o un reparto conjunto de la comisión. También se vuelve posible especificar una instrucción al banco que identifique el pago realizado.
Aprobación de solicitud
Al aprobar una solicitud, se pueden utilizar datos sobre el saldo disponible de fondos utilizando el Calendario de pagos, desde el cual se realiza la aprobación de la solicitud. Al aprobar una solicitud (grupo Revisión en el formulario de solicitud), se especifica la fecha y el método de pago de la solicitud y se establece el estado correspondiente: Aprobada o Rechazada. Si la solicitud se aprueba correctamente, se envía para su aprobación. El empleado responsable (por ejemplo, el director de la empresa) aprueba la solicitud y establece el estado Pendiente de pago para la solicitud.
La aprobación se realiza en el área de trabajo Tesorería – Planificación y control de fondos – Solicitudes de aprobación.
En el documento de pago, basado en la solicitud de gasto de fondos, el monto total se completará automáticamente.
Control de uso específico
El control de los límites se realiza al realizar una Solicitud de gasto de fondos.
En el sistema, el control del uso de los fondos se implementa de manera diferente dependiendo del uso/no uso del subsistema Presupuestación.
Si se utiliza el subsistema Presupuestación (NSI y administración – Presupuestación y planificación – Presupuestación), los límites se determinan en el subsistema Presupuestación.
Si no se utiliza la Presupuestación, los límites se determinan en la sección de Tesorería y se ingresan en la lista de Límites de gasto de fondos.
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En la sección de Tesorería se implementan las siguientes opciones de limitación:
- por partidas de movimiento de fondos – se determina mediante la opción funcional Límites de gasto de fondos en la sección de NSI y administración – Tesorería.
- por organizaciones – se determina mediante la opción funcional Límites de gasto por organizaciones en la sección de NSI y administración – Tesorería.
- por departamentos – se determina mediante la opción funcional Límites de gasto por departamentos en la sección de NSI y administración – Tesorería.
El uso del control de los límites establecidos se determina mediante la opción funcional Controlar la superación de los límites en la sección de NSI y administración – Tesorería. Cuando se supera el límite, la aprobación y la confirmación de las solicitudes se bloquean automáticamente.
Para destacar los fondos que exceden el límite, la cantidad necesaria se indica explícitamente en la solicitud (bandera Superar el límite). Después de la aprobación de la solicitud, la necesidad adicional (para exceder el límite) se generará automáticamente.
Características del control del gasto de fondos utilizando el subsistema de Presupuestación
Al realizar una solicitud de gasto de fondos, puede darse el caso de que no se haya establecido un límite de gasto de fondos para el análisis realizado en el presupuesto. En este caso, el sistema no rechaza directamente la solicitud debido a la falta de coincidencia formal entre el análisis de la solicitud y el presupuesto. El sistema intenta determinar si se ha establecido un límite para el análisis otros en el subsistema de Presupuestación, o si existe un límite sin detalles para el análisis. En caso de encontrar dichos límites, se realiza su gasto.
Control de límites establecidos
El gasto de los fondos dentro de los límites establecidos se refleja en los informes:
- Límites de gasto de fondos, si no se utiliza la sección Presupuesto.
- Límites de gasto de fondos según los datos de presupuesto, si se utiliza la sección Presupuesto.
Planificación operativa de movimientos de fondos
La planificación operativa de ingresos y gastos de fondos se realiza en el Calendario de pagos. En el calendario de pagos se realiza la solicitud de gasto de fondos para el pago en un día específico en una cuenta bancaria/caja específica.
La cuenta/caja establecida para el gasto de fondos, el monto del pago y el día de pago se registran en la pestaña Distribución por cuentas.
Los datos de esta pestaña se pueden completar manualmente o utilizando el Calendario de pagos.
Si la solicitud de gasto de fondos se coloca para el pago en varias cuentas/cajas, al generar el documento de pago, el sistema le pedirá que seleccione la cuenta/caja desde la cual se realizará el pago.
Al realizar el documento de pago, se realiza un control de los montos por cuentas/cajas para asegurarse de que no excedan los montos aprobados por cuentas/cajas en la solicitud, ingresados en la pestaña Distribución por cuentas.
Si en la pestaña Distribución por cuentas de la solicitud de gasto de fondos, parte o la totalidad del monto de la solicitud no está distribuido, se permite el pago de la parte no distribuida desde cualquier cuenta/caja.
Centros de responsabilidad financiera
Al trabajar con documentos de planificación de movimientos de fondos, se distinguen la unidad iniciadora del pago, la unidad administradora y la unidad receptora.
La unidad iniciadora se establece en la pestaña Principal. La unidad administradora se determina por la unidad de cuenta o caja de la organización. La unidad receptora se determina por la unidad del objeto de liquidación.
Para gastar fondos con la operación Otro desembolso en la pestaña Desglose del pago, se establece la unidad a la que se deben asignar los gastos.
En el desglose del pago, es posible especificar la opción de tributación y la tasa de IVA.
La opción de tributación está disponible si la solicitud no especifica el objeto de liquidación y la solicitud se realiza para tipos de operaciones que involucran transacciones con clientes y proveedores, como Pago al proveedor, Devolución de pago al cliente.
La tasa de IVA se completa automáticamente al seleccionar o ingresar el objeto de liquidación.
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