Funcionalidades del calendario de pagos
Modos y parámetros principales de planificación
Presentación de solicitud de gasto de fondos para el pago
Planificación de ingresos y gastos de fondos
Datos iniciales para la planificación
Algoritmo de distribución de pagos
Generación de documentos de pago
Configuración del calendario de pagos
Objetivos y tareas
El calendario de pagos está diseñado para la gestión operativa de los fondos. El lugar de trabajo permite planificar los ingresos y gastos de dinero en cuentas bancarias y cajas, así como planificar los saldos en cuentas bancarias y cajas. Además, en caso de discrepancias de efectivo, es posible replanificar los fondos.
Funcionalidades del calendario de pagos
Modos y parámetros principales de planificación
En el encabezado del calendario de pagos se define el horizonte de planificación y el filtro por organizaciones y cuentas bancarias/cajas, en los cuales se realiza la planificación.
El calendario de pagos funciona en tres modos principales, que se determinan con el comando Vista:
- Solicitudes -> Calendario. En este modo se muestra la lista de solicitudes de gasto y el calendario de planificación de ingresos y gastos.
- Calendario -> Pagos. En este modo se muestra el calendario de pagos y el desglose de solicitudes, pedidos, albaranes y contratos.
- Lista de solicitudes. En este modo se muestra la lista de solicitudes de gasto.
Solicitudes no asignadas
Para seleccionar las solicitudes no asignadas para el pago, hay un botón Solo para asignación en el modo Solicitudes -> Calendario.
En el modo Calendario -> Pagos, es necesario seleccionar la sección No asignado y, al seleccionar la celda correspondiente al día de pago, asignar la solicitud requerida en la tabla de pagos. La asignación se puede realizar utilizando el comando Para pagar o arrastrando visualmente la solicitud a la cuenta bancaria o caja correspondiente al día de pago.
Las solicitudes no asignadas a cuentas se reflejan en el calendario en la sección de gastos y entradas no asignados.
Solicitud de gasto de fondos para el pago
El calendario de pagos permite poner en cola una solicitud de gasto de fondos para el pago. Esta operación se realiza con el comando Pagar, que establece el estado correspondiente para la solicitud de gasto de fondos y asigna a la cuenta bancaria correspondiente.
Planificación de ingresos y gastos de fondos
Datos iniciales para la planificación
Para la(s) organización(es) especificada(s) en el encabezado del lugar de trabajo, se determinan las cuentas bancarias y cajas, en las que se realiza la planificación. Se completan en la columna Cuenta bancaria / Caja.
La cuenta o caja es un nodo del árbol, al desplegarlo se muestran los grupos de ingresos y gastos de fondos.
Los ingresos y gastos no se detallan hasta los documentos de planificación operativa de pagos en el modo Solicitudes -> Calendario. El detalle está disponible en el modo Calendario -> Pagos para los siguientes objetos:
- Solicitudes de gasto de fondos;
- Ingresos y pagos planificados para pedidos y facturas, contratos con proveedores;
- Devoluciones de productos por parte del cliente / proveedores;
- Dinero en tránsito.
Los saldos planificados negativos en las cuentas y cajas se reflejan en rojo, lo que indica una brecha de efectivo.
Metodología de planificación
La presentación de solicitudes de pago se puede realizar en el modo Solicitudes -> Calendario mediante la transferencia de las solicitudes de la lista de solicitudes al calendario en las cuentas/casillas correspondientes y en las fechas correspondientes. Para arrastrar, estarán disponibles las cuentas y casillas que coincidan con la moneda de planificación de los gastos en efectivo.
Para facilitar el trabajo con las solicitudes de gasto de fondos, se prevén modos de agrupación de solicitudes:
- Prioridad de los artículos de IVA;
- Artículo de IVA;
- Prioridad de las solicitudes de gasto de fondos;
- Operación del documento;
- Departamento;
- Destinatario.
Para trabajar con solicitudes no asignadas, se puede utilizar el comando Solo para distribución.
Para cambiar la fecha o la cuenta/casilla de los ingresos o pagos planificados, se puede transferir el documento de una celda a otra (arrastrar y soltar) en el modo de transferencia. Para ello, en el modo Calendario -> Pagos, seleccione la cuenta y el día actual en el que se encuentra la solicitud, luego seleccione la solicitud y muévala al día y cuenta/casilla necesarios para el pago.
El calendario de pagos permite planificar los movimientos de fondos con documentos
Orden de transferencia de fondos.
La generación del documento se realiza mediante los siguientes comandos:
- Transferencia a otra cuenta,
- Entrega a otra caja,
- Recaudación en el banco,
- Recaudación del banco,
que se activan con el comando Planificar en la barra de herramientas.
El sistema permite planificar la conversión de moneda con el documento Solicitud de gasto.
La solicitud de conversión se genera con el comando Conversión de moneda, que se activa con el comando Planificar en la barra de herramientas.
En el calendario de pagos, se pueden filtrar los datos por una moneda específica utilizando el filtro de moneda en la barra de herramientas.
En el calendario de pagos, es posible filtrar la lista de cuentas bancarias y cajas sobre las cuales se está planificando. El filtro se realiza con el comando Cuentas / Cajas en la barra de herramientas. Los siguientes tipos de filtrado están disponibles:
- Todos;
- Seleccionados;
- Adecuados para la solicitud seleccionada.
En la opción Adecuados para la solicitud seleccionada, se seleccionan las cuentas bancarias y cajas para la fila actual de la lista de solicitudes. El sistema determina las cuentas bancarias y cajas adecuadas según los parámetros de pago deseados de la solicitud. Esta opción se activa si el modo de calendario Solicitudes -> Calendario está activo.
Si la solicitud implica pagos según la Ley 275, al seleccionar las cuentas adecuadas se tienen en cuenta el contrato estatal para pagos directos en cuentas separadas, o el artículo de cálculo de la solicitud para pagos distribuidos.
Algoritmo de distribución de pagos
La colocación automática de solicitudes de pago se realiza teniendo en cuenta las prioridades de las cuentas bancarias y la caja.
Las prioridades se pueden gestionar utilizando los comandos Mover hacia arriba, Mover hacia abajo en el menú contextual.
Generación de documentos de pago
El calendario de pagos permite generar automáticamente documentos de pago. Para ello, se utiliza el comando Generar retiros de fondos en la barra de herramientas.
Esto abrirá el asistente de generación de documentos de pago. En la pestaña Control de solicitudes, se pueden filtrar las solicitudes que han pasado y no han pasado el control, con la posibilidad de detallar los resultados del control. En la pestaña Documentos de pago, se pueden generar órdenes de pago y realizar la descarga al banco con el comando Descargar pagos al banco.
Funciones principales
Para solicitar el gasto de fondos, se proporcionan las siguientes opciones, que se llaman contextualmente para el documento, así como utilizando la barra de herramientas de la sección de desglose de pagos en el modo Calendario -> Pagos:
- Mover la solicitud al día siguiente/anterior, a la fecha de inicio/fin de planificación;
- Mover la solicitud a una fecha específica;
- Mover la solicitud a una cuenta/caja específica;
- Función para dividir el monto del pago en dos partes, indicando la fecha de la segunda parte del pago y la cuenta/caja donde se colocará;
- Función para cancelar la distribución del pago.
En el menú contextual de la solicitud también existe el comando para cancelar la distribución de la solicitud y el comando para dividir el pago en dos partes, indicando la fecha y la cuenta/caja de distribución de la segunda parte del pago, así como los comandos para mover el pago a otro día o cuenta/caja.
En la barra de herramientas se encuentran las funciones de cancelar/repetir las últimas acciones realizadas.
Para garantizar el trabajo sin conexión con el calendario de pagos, se proporciona el informe Registro de pagos, que se llama contextualmente desde la barra de herramientas. El informe se llamará de acuerdo con la configuración del lugar de trabajo del Calendario de pagos.
Configuración del calendario de pagos
La planificación se realiza a partir de la fecha que se establece en la configuración: Más – Configuración – Planificar desde la fecha:. El período de planificación se determina en el campo Días de planificación en la barra de herramientas. La exclusión de los días no laborables en el calendario se realiza marcando la casilla Más – Configuración – Ocultar días no laborables.
El método principal de planificación es utilizar el método de mover solicitudes de gasto entre cuentas/cajas y períodos en modo visual.
Para la planificación, solo se utilizan solicitudes aprobadas, o se pueden incluir solicitudes no aprobadas. El control del modo de visualización de las solicitudes se realiza mediante la opción Más – Configuración – Solicitudes no aprobadas de gasto de fondos.
El calendario muestra información sobre ingresos y gastos no distribuidos, así como sobre ingresos y pagos colocados en cuentas bancarias y cajas.
En el pie de página del calendario se encuentra una sección donde se pueden ver los saldos consolidados de fondos y los movimientos planificados, agrupados por monedas.
La última sección del calendario muestra los saldos generales de todas las cuentas y cajas en una moneda, así como los pagos no distribuidos y distribuidos. La moneda de esta información puede ser regulada o de gestión. La selección de la moneda se determina mediante la configuración: Más – Configuración – Mostrar totales en:.
El calendario de pagos puede operar solo con datos de solicitudes de gasto de fondos, o además de esto, se pueden utilizar datos de pedidos, facturas, contratos, así como devoluciones de productos por parte de clientes/proveedores. Estas funciones se determinan mediante la configuración:
- Pago de pedidos de clientes, facturas, contratos;
- Pago de pedidos a proveedores, facturas, contratos;
- Reembolso de fondos de proveedores;
- Reembolso de fondos a clientes.
Se puede especificar el uso para la planificación de flujos de efectivo de datos en gráficos de pagos de instrumentos financieros (créditos, préstamos, depósitos y arrendamiento).
Se consideran contratos en estado Vigente y opciones de gráficos con la marca Utilizado.
Si es necesario, todos los datos se pueden agrupar por monedas, para ello se requiere activar la opción Más – Configuración – Agrupar por monedas.
