El documento está destinado a reflejar las discrepancias identificadas durante la recepción de bienes y servicios por parte del cliente (en la venta de bienes), por parte del proveedor (en la devolución de bienes), por parte del depositante (en el envío de bienes almacenados) o por parte del depositario (en la entrega de bienes al depositario).

En el documento se debe indicar el documento Venta de bienes y servicios correspondiente, según el cual se realizó la recepción de bienes por parte del cliente, Devolución de bienes al proveedor, Envío de bienes almacenados o Entrega de bienes al depositario, según el cual se realizó la recepción de bienes por parte del proveedor. Se prevé la posibilidad de emitir un solo acta de recepción para varios documentos de venta o devolución.

En el acta de discrepancias se prevén los estados No acordado, En proceso, En desarrollo, Desarrollado. Inicialmente, el acta se crea en el estado No acordado, se registran los bienes recibidos efectivamente y se envía el acta para su aprobación al gerente. El gerente puede aclarar las opciones para resolver las discrepancias y registra el acta en el estado En proceso (si es necesario asegurar los bienes que no están disponibles para resolver las discrepancias) o En desarrollo. Después de resolver el acta (emitir todos los documentos necesarios), se establece el estado Desarrollado.

El uso del documento para registrar discrepancias después de la implementación al cliente es posible al activar la opción funcional Actas de discrepancias después de la implementación en la sección NSI y administración – Ventas – Ventas al por mayor, para registrar discrepancias después de devoluciones a proveedores y después de envíos de productos desde el almacenamiento – al activar la opción funcional Actas de discrepancias después de devoluciones a proveedores en la sección NSI y administración – Compras – Documentos de compras, para registrar discrepancias.

En el acta de discrepancias se indican los datos reales de recepción de productos y servicios, se registran las discrepancias y se indican las opciones para reflejar las discrepancias. Con base en los datos de las discrepancias, se puede generar el documento Ajuste de implementación. Con base en las discrepancias, se puede registrar una reclamación del cliente. Según la naturaleza de las discrepancias, también se pueden generar documentos adicionales como la Solicitud de devolución de productos del cliente (o la Devolución de productos del cliente si no se utilizan solicitudes) en caso de ser necesario realizar una devolución de productos, o el documento Facturación de productos y servicios, Devolución de productos al proveedor.

, Envío de mercancías desde el almacenamiento o Transferencia de mercancías al depositario si es necesario realizar entregas adicionales de mercancías.

Ingreso de un nuevo acta de recepción

Basado en el documento Realización de bienes y servicios

Basado en el documento Devolución de mercancías al proveedor

Basado en el documento Envío de mercancías desde el almacenamiento

Basado en el documento Transferencia de mercancías al depositario

Al procesar de la lista de actas de discrepancias después de las ventas a los clientes.

Tramitación de actas de discrepancias después de devoluciones a proveedores.

Tramitación de actas de discrepancias después de la entrega de productos almacenados.

Tramitación de actas de discrepancias después de la transferencia de productos para su almacenamiento.

Registro de discrepancias después de la entrega.

Aprobación del acta de recepción por parte del gerente.

Procesamiento del acta de recepción.

Características del trabajo al utilizar EDI.

Ingreso de un nuevo acta de recepción

Una nueva acta de recepción puede ser creada de las siguientes maneras.

Por un cliente que trabaja en modo de acceso remoto (ver Auto-servicio para clientes).

Basado en el documento Venta de productos y servicios

Al ingresar basado en un documento de venta, se indica el documento de venta en el acta de discrepancias. Se completan todos los datos principales (cliente, acuerdo, contraparte, etc.). Todos los datos se vuelven inaccesibles para su modificación. La parte de la tabla del acta de discrepancias se completa con la lista de productos del documento de venta.

Basado en el documento Devolución de productos al proveedor

Al ingresar basado en un documento de devolución, se indica el documento de devolución en el acta de discrepancias. Se completan todos los datos principales (proveedor, acuerdo, contraparte, etc.). Todos los datos se vuelven inaccesibles para su modificación. La parte de la tabla del acta de discrepancias se completa con la lista de productos del documento de devolución.

Basado en el documento Envío de mercancías desde el almacenamiento

Al ingresar en base al documento de envío, se indica en el acta de discrepancias el documento de envío de mercancías. Se completan todos los datos principales (proveedor, acuerdo, contratista, etc.). Todos los datos se vuelven inaccesibles para su modificación. La parte de la tabla del acta de discrepancias se completa con la lista de productos del documento de envío.

Basado en el documento Transferencia de mercancías al depositario

Al ingresar en base al documento de transferencia al depositario, se completan todos los datos principales (cliente, acuerdo, contratista, contrato, etc.) en el acta de discrepancias. Todos los datos se vuelven inaccesibles para su modificación. La parte de la tabla del acta de discrepancias se completa con la lista de productos del documento de transferencia.

Procesando desde la lista de actas de discrepancias después de las ventas a los clientes.

• En el nuevo documento, complete todos los datos principales (cliente, contratista, contrato, acuerdo).
• Haga clic en el botón Editar.
• En la lista de documentos de implementación que aparece, marque los documentos necesarios y haga clic en el botón Transferir al documento.
• La lista de productos se completará según los documentos seleccionados.

Procesamiento de la lista de actas de discrepancias después de las devoluciones a los proveedores.

• En el nuevo documento, complete todos los datos principales (proveedor, contratista, contrato, acuerdo).
• Haga clic en el botón Editar.
• En la lista de documentos de devolución que aparece, marque los documentos necesarios y haga clic en el botón Transferir al documento.
• La lista de productos se completará según los documentos seleccionados.

Procesamiento de la lista de actas de discrepancias después del envío de productos desde el almacenamiento.

• En el nuevo documento, complete todos los datos principales (proveedor, contratista, contrato, acuerdo).
• Haga clic en el botón Editar.
• En la lista de documentos de devolución que aparece, marque los documentos necesarios y haga clic en el botón Transferir al documento.
• La lista de productos se completará según los documentos seleccionados.

Procesamiento de la lista de actas de discrepancias después de la transferencia de productos para su almacenamiento.

• En el nuevo documento, complete todos los datos principales (cliente, contratista, contrato, acuerdo).
• Haga clic en el botón Editar.
• En la lista de documentos de transferencia que aparece, marque los documentos necesarios y haga clic en el botón Transferir al documento.
• La lista de productos se completará según los documentos seleccionados.

Registro de discrepancias en los resultados del envío.

La información sobre las discrepancias detectadas durante la recepción se registra después de completar la información en la pestaña Productos, que se utilizó para la venta o devolución de productos. Las discrepancias pueden ser completadas por el propio cliente que trabaja en modo de autoservicio o por un gerente en base a la información proporcionada por el cliente. Se prevé el siguiente procedimiento para el registro de discrepancias.

• En la columna Real, se indica la cantidad real de productos o servicios recibidos.
• En la columna Discrepancias, se completa automáticamente la información sobre excesos o faltantes de productos recibidos.
• En la columna Cómo resolver las discrepancias, se indica el método para resolver las discrepancias, si el cliente lo conoce. El cliente puede elegir una de las opciones según la naturaleza de las discrepancias: si se requiere o no la entrega adicional de productos y si se compra o devuelve el producto reenviado. El llenado de esta información es opcional y puede ser especificada posteriormente por el gerente al aprobar el acta.
• En la columna Comentario (cliente), se puede escribir un comentario desde el punto de vista del cliente.

Si se entrega un producto que no está en la parte tabular del documento base, se puede agregar a la parte tabular utilizando los comandos Llenar – Agregar productos o Llenar – Seleccionar productos. Para estas filas, es obligatorio completar la cantidad real de productos recibidos.

Se proporciona la opción de completar la información sobre las discrepancias desde un archivo externo (comando Completar – Cargar desde archivo externo).

El documento Informe de discrepancias después de la entrega a los clientes se realiza en el estado No acordado y se envía para su aprobación al gerente.

Aprobación del informe de recepción por parte del gerente

El gerente, al aprobar el informe de recepción, realiza las siguientes acciones.

• Aclara la opción de presentación de las discrepancias. Además, el gerente tiene dos opciones adicionales para manejar las discrepancias: Entregar/Devolver sin presentación, No reconocer.
• Aclara la información sobre el artículo agregado que no se registró en el documento de venta entregado al cliente. Se selecciona el artículo correspondiente en el catálogo de productos, se especifica el documento de entrega, el almacén y el pedido del cliente (si la entrega se realizó en base a un pedido).
• Ingresa un comentario en el campo Comentario (del gerente).

El documento se realiza en el estado Provisionado (si es necesario proporcionar productos que no están disponibles para manejar las discrepancias) o En proceso.

Manejo del informe de recepción

La opción de ajustar la implementación según los datos del acta se selecciona en la pestaña Principal al activar el interruptor Generar documento de ajuste como. Es posible seleccionar una de las opciones de procesamiento del acta de recepción de mercancías por parte del cliente.

• Modificar la implementación. El documento de implementación previamente generado se ajusta de acuerdo a las mercancías aceptadas según el acta. Solo esta opción está disponible para el acta de devolución al proveedor.
• Generar documento de ajuste (corrección de errores). Se genera un documento correctivo de ajuste de implementación y una factura correctiva.
• Generar documento de ajuste (implementación de mercancías reenviadas/devolución de mercancías no entregadas). Se generan nuevos documentos de ajuste de implementación, que son documentos separados para el suministro adicional o la devolución de mercancías.

La lista de documentos que deben ser generados adicionalmente se puede ver y generar a través del enlace Generar documentos o el comando Documentos generados. La lista de documentos generados depende del método seleccionado para ajustar las discrepancias en la cabecera y las líneas del documento.

Después de procesar el acta (generar todos los documentos necesarios), se establece el estado Procesado.

Características del trabajo al utilizar EDI.

En caso de que el documento base sea Implementación de productos y servicios y el documento base esté relacionado con un documento electrónico:

• Hasta que el comprador confirme o rechace el documento electrónico, no es posible cambiar el estado del documento a En proceso.
• Si el comprador rechaza el documento electrónico, no se puede utilizar la opción de implementación con una de las formas de corrección.
• Si el comprador confirma el documento electrónico, no se puede utilizar la opción de implementación en la que se modifica el documento base.