El programa proporciona la capacidad de almacenar archivos de cualquier formato. A diferencia de almacenar archivos en discos o en programas corporativos de gestión de documentos, los archivos están vinculados a los datos del programa. Es conveniente almacenar archivos directamente relacionados con los datos. Los objetos que almacenan archivos en el programa pueden ser diferentes listas, documentos, procesos comerciales, etc. El trabajo con archivos adjuntos a un objeto se realiza en la lista Archivos adjuntos. Puede abrir la lista con el comando correspondiente en la barra de navegación del documento u otro objeto del programa. También es posible almacenar archivos sin vinculación a un objeto específico en la lista de archivos.
Para trabajar con los atributos del archivo (autor, título, descripción, etc.), se utiliza la tarjeta de archivo, y para trabajar con el archivo en sí, se utiliza la aplicación correspondiente instalada en la computadora. Al editar un archivo, su versión anterior se guarda automáticamente en la base de datos.
Trabajo con archivos
Para trabajar con archivos, utilice los comandos ubicados en la barra de comandos o en el menú Más en la lista de archivos, en el menú contextual haciendo clic derecho con el mouse o en la tarjeta de archivo:
| Comando | Descripción | |
| Agreganuevo archivo en el programa. Posibles formas de crear un archivo: desde una plantilla, desde un archivo en el disco, desde un escáner. | ||
| Abre el archivo con una aplicación externa para verlo o editarlo, dependiendo de si el archivo está marcado como ocupado por el usuario actual para su edición. | ||
| Marca el archivo como ocupado para su edición y lo abre con una aplicación externa. | ||
| Tecla Enter (doble clic) | Por defecto, es necesario elegir cómo abrir el archivo, para verlo o editarlo. La acción se configura en las preferencias personales del programa en la pestaña Trabajar con archivos. | |
| Finalizar | Actualiza el archivo en el repositorio y elimina la marca de ocupado para su edición. | |
| Imprimir | Con este botón se puede imprimir el archivo. | |
| Enviar | Se puede enviar un mensaje de correo electrónico, adjuntando el archivo seleccionado automáticamente. | |
| Guarda una versión del archivo editado en el repositorio, pero lo mantiene ocupado por el usuario actual para su edición. | ||
| Marca el archivo en el repositorio como ocupado por el usuario actual para su edición, pero no abre la aplicación externa. Se puede comenzar a editar directamente más tarde. | ||
| Elimina la marca de ocupado para la edición del archivo. | ||
| Abre la tarjeta del archivo, donde se almacenan los detalles del archivo. | ||
| Vista previa | Marque esta casilla para ver la imagen en la lista de archivos. | |
| Guarda el archivo en el directorio especificado en el disco duro o en la red. | ||
| Abrir directorio del archivo | Abre la carpeta en el Explorador de Windows donde se encuentra el archivo. | |
| Actualiza el archivo en la base de datos con el archivo seleccionado en el disco duro. En este caso, el programa verifica las fechas de los archivos y muestra una advertencia si se intenta reemplazar el archivo con una versión anterior, la acción no se realiza. | ||
| Mostrar archivos de servicio | El programa adjunta automáticamente archivos de servicio a los objetos. Por lo general, están ocultos. Marque esta casilla para ver estos archivos en la lista. | |
| Crea una firma electrónica para el archivo. Antes de crear la firma electrónica, el programa le pedirá que elija un certificado de firma electrónica de los disponibles en su computadora. Selección de certificado
Se puede hacer durante la configuración personalizada del programa. El archivo firmado se vuelve inaccesible para la edición y se muestra en las listas con el icono Agregar firma digital desde archivo Agrega el archivo de firma seleccionado a las firmas del archivo. Esta opción se puede utilizar, por ejemplo, si la firma (archivo de firma) se obtuvo después de firmar el archivo. Guardar junto con la firma digital Guarda el archivo en el directorio especificado en el disco duro o en la red, y también guarda las firmas del archivo – todas o seleccionadas, según la configuración de la acción “Al guardar datos en el archivo junto con la firma digital” (en la configuración personalizada del programa, pestaña “Avanzado”). Esta opción se puede utilizar, por ejemplo, si se necesita enviar el archivo firmado a otra persona.
Encripta el archivo. A diferencia de la firma, se pueden utilizar varios certificados, por ejemplo, si se necesita encriptar el archivo para varios usuarios. Seleccione los necesarios de la lista utilizando las casillas de verificación. El archivo encriptado se muestra en las listas con el icono Desencriptar Al ejecutar este comando, se desencripta el archivo. Para desencriptarlo, se debe ingresar una contraseña.
Nota: Si el archivo está cifrado, la búsqueda de texto completo en su contenido no funcionará. Agregar archivosPara agregar un nuevo archivo al programa:
Ver también: |
