En el programa, existe la posibilidad de almacenar archivos en la base de datos sin estar vinculados a un objeto específico. La lista se utiliza para gestionar estos archivos.

El trabajo con la lista se organiza de manera similar al Explorador de Windows.

La parte izquierda de la lista contiene una estructura jerárquica de carpetas. Hay carpetas predefinidas que no se pueden eliminar, como la carpeta “Plantillas de archivos”.

En la parte derecha se encuentra la lista de archivos en la carpeta seleccionada. Con la ayuda de los comandos del menú contextual o del menú “Más”, se pueden agregar nuevos archivos y carpetas, copiar, modificar o marcarlos para eliminar.

Para trabajar con los atributos del archivo (autor, nombre, descripción, etc.), se utiliza una tarjeta (Menú “Más” – “Abrir tarjeta”), y para trabajar con el archivo en sí (ver o editar el archivo), se utiliza la aplicación correspondiente instalada en el ordenador.

Al editar un archivo, su versión anterior se guarda automáticamente en la base de datos (esta configuración está establecida por defecto y no se recomienda desactivarla, ya que en caso de que el archivo se dañe durante la edición, es posible volver a una de sus versiones anteriores).

).

Los archivos que está editando se muestran en verde, mientras que los archivos que están siendo utilizados por otros usuarios del programa se muestran en gris.

En la lista se muestra:

•  – presencia de firma electrónica o cifrado.
• Nombre – nombre completo del archivo. El icono junto al nombre indica el tipo de archivo. En esta misma columna se muestra la descripción detallada del archivo.
• Autor – usuario que agregó el archivo.
• Fecha de modificación – fecha y hora de la versión del archivo agregada a la base de datos.

Con el comando Más – Adicional – Cambiar formulario se pueden agregar campos adicionales, por ejemplo:

Editado por – usuario que agregó la versión del archivo.
Versión actual – código de la versión actual, etc.

Agregar archivos

Para agregar un nuevo archivo al programa:

• Seleccione la carpeta deseada;
• Haga clic en Agregar (tecla Insert);
• Seleccione el método de creación:
  • Archivo desde el disco
    • Para adjuntar un archivo existente en su computadora a un objeto o colocarlo en una carpeta, especifique la ruta del archivo en el disco, y luego haga clic en el botón Abrir.
    • Luego, el programa guardará el archivo, creará y abrirá automáticamente la Ficha del archivo.
  • Por plantilla
    • Seleccione la plantilla de archivo en la lista de selección, luego haga clic en el botón Seleccionar.
    • El programa creará automáticamente y abrirá la Ficha del archivo.
  • Desde el escáner
    • La opción de crear un archivo Desde el escáner está disponible si se conecta un escáner al ordenador (consulte la documentación del escáner para obtener más detalles) y se ha conectado un componente para trabajar con el escáner al ordenador. También es necesario configurar la escaneo.
    • Si se cumplen todas las condiciones y se han realizado las configuraciones, se puede obtener un archivo desde el escáner.
    • Para ello, siga las instrucciones del Asistente de escaneo.
    • Después de escanear el documento, ejecute el comando Aceptar, luego se asignará automáticamente un código al archivo y se creará la ficha del archivo, que se mostrará en la pantalla. El campo Nombre también se completará automáticamente con el código. Edite los campos necesarios, haga clic en Guardar y cerrar para guardar la ficha del archivo.

Plantillas de archivos

• El programa viene con una carpeta predefinida llamada Plantillas de archivos. En esta carpeta se pueden colocar archivos que se utilizarán como plantillas al crear nuevos archivos. Por ejemplo, se puede colocar un archivo con el texto de un contrato y luego utilizarlo al crear contratos para clientes específicos.
• Para agregar una nueva plantilla a la carpeta, abra la carpeta Plantillas de archivos, haga clic en Agregar, seleccione Archivo desde el disco utilizando el interruptor. Luego seleccione el archivo necesario.
• El programa creará automáticamente y mostrará la ficha del archivo. Complete la descripción de la plantilla, el campo Carpeta se completará automáticamente con Plantillas de archivos.

Organización de archivos en carpetas

• En la lista se puede  Crear la cantidad necesaria de carpetas y almacenar en ellas archivos no vinculados a objetos específicos del programa.
  • También se puede Crear una carpeta utilizando el comando correspondiente en el menú Más o el menú contextual haciendo clic derecho.
  • Complete los campos necesarios en este formulario
    • Los archivos se pueden mover a diferentes carpetas de la lista mediante arrastrar y soltar con el mouse. También se puede utilizar el comando Más – Mover a carpeta para los archivos seleccionados.
    • También se pueden arrastrar y soltar carpetas utilizando el mouse, subordinándolas entre sí.

    Permisos de acceso a carpetas

    • Se pueden asignar diferentes permisos de acceso a las carpetas.
      • Los permisos de acceso a las carpetas de archivos son configurados por el administrador del programa o por el usuario con el derecho de administrar los permisos de una determinada carpeta.
      • Para configurar los permisos de acceso, utilice el comando correspondiente en el panel de navegación de la carpeta.

    Carga de archivos

    • Con el comando del menú Más o el menú contextual haciendo clic derecho Cargar archivos, se pueden colocar archivos desde el disco duro o de red en una de las carpetas de la lista.
    • En el Explorador de Windows que se abre, indique la ruta del archivo y haga clic en Abrir.
    • Rellene la información necesaria para la carga en este enlace.

    Carga de carpetas

    • Para colocar una carpeta desde el disco duro o de red en una de las carpetas de la lista Archivos, seleccione la carpeta y ejecute el comando del menú Más o el menú contextual haciendo clic derecho Cargar carpeta.
    • En el Explorador de Windows que se abre, indique la ruta de la carpeta y haga clic en Seleccionar carpeta.
    • Rellene la información necesaria para la carga en este enlace.

    .

  Carga de archivos y carpetas mediante arrastrar y soltar

  • Si necesita cargar uno o varios archivos (carpetas), puede utilizar la función de arrastrar y soltar: simplemente arrastre el archivo (carpeta) o varios archivos (carpetas) seleccionados con el ratón desde el Explorador de Windows a la carpeta deseada en la lista de archivos del programa.
  • Un archivo se añade automáticamente a la lista de archivos y se crea una tarjeta de archivo.
  • Al arrastrar varios archivos, carpetas o varias carpetas, complete la información necesaria.

  Exportación de carpetas

  • La opción Guardar carpeta (ubicada en el menú contextual de la carpeta) permite copiar la carpeta seleccionada con los archivos en el disco duro. Solo se copian las versiones activas de los archivos.

  Control de la visualización de la lista de archivos

  • Con la opción Más – Configuración – Usar jerarquía puede cambiar la vista de la lista y ver todos los archivos de diferentes carpetas en una sola lista.

  Ver también:

  • Trabajo con formularios.