El asistente de generación de actas de almacén está diseñado para generar documentos financieros (actas de almacén): Reconocimiento de excedentes de inventario, Anulación de faltantes de inventario, Daño de productos, Clasificación errónea de productos basándose en los datos de excedentes y faltantes de inventario registrados en el programa.

Los excedentes y faltantes de inventario pueden ser registrados:

• al reflejar los resultados de recuentos de inventario.
• en un almacén que utiliza un esquema de orden al reflejar excedentes, faltantes y daños, las discrepancias también pueden ser registradas al reflejar las discrepancias en los documentos de envío resultantes de las entregas, identificadas por el destinatario de los productos (cliente, al realizar ventas, almacén receptor al realizar traslados, etc.), así como al generar ajustes de ventas y ajustes de compras.
• en un almacén que utiliza el almacenamiento de inventario por celdas, las discrepancias también pueden ser registradas al verificar la orden de salida de productos.

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El uso del asistente está destinado a resolver las siguientes tareas:

• realizar el inventario de faltantes de algunos productos, excesos de otros productos con la documentación de transferencias o daños,
• distribuir los excesos y faltantes identificados entre las organizaciones.

Configuraciones

Inventario de transferencias y daños

Distribución entre organizaciones

Realización de actas

En el primer paso del asistente se sugiere realizar las siguientes configuraciones

• Almacén. El asistente selecciona los excesos y faltantes registrados solo en un almacén. Después de seleccionar el almacén, el mensaje informativo indicará si es necesario o no realizar actas de almacén, y también advertirá si el proceso de recuento de productos no está completo (es decir, no todos los documentos se han completado en el estado Completado)
• Selección de productos. Si hay muchos excesos y faltantes, es conveniente documentar los actas no de inmediato para todos los productos, sino de manera iterativa, cambiando la selección de productos.
• Período del inventario físico. Durante el trabajo del asistente, se generará el documento Inventario físico
  • El Asistente de impresión de formularios se utiliza para imprimir formularios impresos regulados INB-3 (Inventario) e INB-19 (Hoja de recuento). La lista de productos que se imprimirán en estos formularios no está fija en el documento, al igual que las cantidades (según la disponibilidad real y los datos contables) – toda esta información se calculará en base a los datos de recuento de productos y actas de almacén emitidas durante el período especificado.
  • Fecha de las actas de almacén. La fecha en la que se emitirán las actas de almacén por el asistente. Esta fecha debe estar dentro del período del inventario.
  • Configuraciones de impresión de precios. Estas configuraciones se transferirán a las actas de almacén y al inventario y se utilizarán al imprimir formularios impresos regulados. Puede configurar la impresión de precios, ya sea calculados según el costo de los productos o establecidos según el tipo de precio especificado. Por defecto, las configuraciones de impresión de precios se completan según las configuraciones del almacén.

  Ajuste por exceso y daño

  En el segundo paso del asistente, se propone compensar el exceso de unos productos con la falta de otros. Puede compensar por exceso o (si se utiliza la calidad de los productos) por daño.

  Compensación por exceso.

  Puede realizar la compensación automáticamente: para ello, debe hacer clic en el botón Compensar todos los excesos. En este caso, el programa intentará compensar los excesos y las faltas registradas entre diferentes características, series o destinos de un mismo producto.

  Para realizar la compensación manualmente, debe seleccionar la fila con los excesos y la fila con las faltas y hacer clic en el botón Compensar filas seleccionadas. En este caso, se aplican restricciones: no se puede hacer una compensación entre posiciones de productos con diferentes tasas de IVA. Para facilitar la compensación manual entre diferentes características, series o destinos de un mismo producto, se prevé la selección de dichas filas.

  Compensación por daño.

  Puede realizar la compensación automáticamente: para ello, debe hacer clic en el botón Compensar todo el daño. En este caso, el programa intentará compensar las faltas de productos con calidad Nuevo y los excesos de productos con otra calidad, distribuyendo primero los productos destinados a un propósito.

  Para realizar la compensación manualmente, debe seleccionar la fila con los excesos y la fila con las faltas y hacer clic en el botón Compensar filas seleccionadas. En este caso, la compensación por daño se realizará si las filas seleccionadas de faltas son productos con calidad Nuevo y los excesos son productos con otra calidad.

  Distribución por organizaciones

  Los excedentes y deficiencias restantes después del ajuste, así como los rechazos y daños que surjan, deben distribuirse entre las organizaciones para la elaboración de los actos de almacén. Se prevén dos métodos de distribución.

  Distribución según los saldos de los productos de las organizaciones.
  Debe seleccionar las posiciones que deben distribuirse de esta manera y hacer clic en el botón correspondiente. Se abrirá un formulario en el que debe indicar a qué organizaciones se realizará la distribución. El algoritmo de distribución funciona de manera diferente para diferentes operaciones.
  Recepción – se selecciona la primera organización de la lista que actualmente tiene saldos del producto recibido.
  Despacho – se encuentra la primera organización de la lista que tiene un saldo del producto a despachar. El despacho se asigna a esta organización. Si después de esto queda una cantidad de productos a despachar no distribuida, se busca la siguiente organización que tenga saldos y así sucesivamente.
  Rechazo y Daño – la distribución se realiza según los saldos del producto a despachar del propietario de la organización según el algoritmo de la operación Despacho.

  Asignación a la organización seleccionada
  Debe seleccionar las posiciones que deben distribuirse de esta manera y hacer clic en el botón correspondiente. En el formulario que se abre, seleccione la organización a la que se deben asignar las posiciones seleccionadas.
  Para respaldar la toma de decisiones sobre a qué organización asignar las posiciones, el formulario muestra un informe sobre los saldos de los productos de las organizaciones, que muestra no solo el saldo del producto que figura en la organización, sino también el saldo del producto que está disponible para esta organización según la configuración del esquema de intercompañía. Al elegir la organización a la que asignar los productos a despachar, puede basarse en esta información, ya que los actos de almacén tienen en cuenta la configuración de intercompañía al realizarse.

  Realización de actas

  Al acceder a esta página, el asistente generará actas de almacén e intentará realizarlas. La realización no siempre será exitosa y algunas actas quedarán sin realizar. Los errores de realización de las actas se mostrarán en el panel de mensajes. Al hacer doble clic en un mensaje de error, se abrirá el formulario del acta de almacén. Deberá corregir manualmente el acta y realizarla. También puede realizar las actas más tarde utilizando el registro de actas de almacén.

  Si no está satisfecho con el resultado de la generación de las actas, puede volver a los pasos anteriores. Al regresar al paso anterior, las actas generadas se eliminarán.

  En este mismo paso, también puede imprimir todos los formularios impresos reglamentarios. También puede hacerlo más tarde a través del registro de actas de almacén.