El manual está diseñado para registrar una secuencia de etapas específicas de un modelo de presupuesto con fechas de inicio de trabajo y plazos establecidos para la elaboración y aprobación de presupuestos, así como para el análisis de planificación y ejecución.

La etapa de preparación de presupuestos es una tarea con una acción específica (por ejemplo, introducción o verificación del plan, análisis de desviaciones), planificada para un responsable teniendo en cuenta los parámetros configurados para el tipo de presupuesto seleccionado (departamento, escenario, etc.).

Configuración de las etapas del proceso presupuestario para la introducción de presupuestos

La etapa relacionada con la introducción de una nueva instancia o instancias de presupuesto(s) contiene la configuración del presupuesto(s) introducido(s). La configuración se activa mediante el enlace La configuración de la acción no está definida si se están introduciendo por primera vez.

En el cuadro de diálogo de configuración se definen los tipos de presupuesto que se deben introducir, los escenarios y los desgloses analíticos de planificación. La configuración puede ser definida individualmente para cada tipo de presupuesto o utilizarse de otro. Las configuraciones individuales definen el escenario de planificación y los análisis del tipo de presupuesto.

La etapa también se caracteriza por informes de control presupuestario. Los informes se definen mediante el enlace Configurar informes de control, donde se especifican los tipos de presupuesto, escenarios, selecciones por organización y/o departamento, moneda, así como la necesidad de utilizar datos presupuestarios no aprobados.

Las etapas del proceso presupuestario se agrupan en Grupos de etapas, que establecen la forma en que se realizan las tareas: de forma secuencial o en paralelo.

Los grupos de etapas de preparación de presupuestos son repetibles y tienen una configuración de periodicidad: semana, mes, trimestre, semestre, año, así como una configuración de tiempo para la creación de tareas, por ejemplo, 5 días calendario antes del inicio del período o 3 días hábiles después de la finalización del período. Además, los grupos pueden estar anidados y tener una configuración de periodicidad, por ejemplo, en un grupo anual hay grupos trimestrales y en ellos hay grupos mensuales.

La gestión de la secuencia de creación de presupuestos a través de las etapas de preparación de presupuestos permite utilizar los datos de unos presupuestos (o sus escenarios) en la elaboración de otros presupuestos, que están interrelacionados por reglas de llenado.

Desde el lugar de trabajo del Monitor de procesos presupuestarios, se prevé la generación de un informe en forma de un diagrama de Gantt según el plan de preparación de presupuestos configurado.