El documento está destinado a ingresar valores planificados para el Tipo de presupuesto seleccionado para un período específico en el contexto de un Escenario, así como para una Organización y Departamento, si están configurados en el Modelo de presupuesto.
El documento es la herramienta principal para establecer valores para los Artículos de flujo de presupuesto con desglose hasta la analítica. El documento se utiliza para la entrada inicial de datos planificados para presupuestos y para ajustes.
La fecha del documento y los planes ingresados (o cambios en los planes) se utilizan en los informes de presupuesto, lo que permite obtener diferentes versiones de presupuestos en la fecha de vigencia del informe.
Parámetros principales de planificación
Realización de la planificación
Rellenar, calcular y editar el documento
Exportar e importar desde Excel
Parámetros principales de la planificación
En la pestaña Principal se especifican el Tipo de presupuesto (formulario presupuestario para la planificación, según el cual se ingresarán o calcularán los datos planificados), el escenario de planificación, el período de planificación, los recortes analíticos principales de la planificación (si están previstos en el formulario presupuestario para la planificación).
También es posible agregar atributos adicionales al documento.
Límite de datos reales
Límite de datos reales – esta configuración está disponible en el documento si se ha configurado un desplazamiento en el formulario presupuestario al completar los artículos presupuestarios utilizando el límite de datos reales. La fecha se completa automáticamente según la configuración del formulario presupuestario, pero se puede ingresar manualmente para tener en cuenta un período de selección de datos reales diferente para los cálculos.
El límite de datos reales se aplica en la planificación preliminar para varios períodos antes del período de planificación. Por ejemplo, cuando se necesita elaborar un presupuesto anual en septiembre del año anterior.
Estados de presupuesto
El documento puede tener diferentes estados: Rechazado, En preparación, En aprobación, Aprobado.
Los estados se utilizan si la configuración de Aprobación de presupuesto está habilitada en el modelo de presupuesto. Tener un estado permite organizar el trabajo en el presupuesto (plan) en dos etapas: Preparación y Aprobación. Si se utilizan Procesos de presupuesto, el empleado que recibe la tarea de Ingreso de instancia de presupuesto (o plan) crea el documento Instancia de presupuesto o documentos de plan. Después de completar los documentos dentro del proceso, se crea la tarea de Aprobación de presupuesto.
La edición del documento es posible en todos los estados, excepto en Aprobado. Los datos planificados para los informes de presupuesto se generan en todos los estados, excepto en Cancelado.
En los informes de presupuesto, existe una configuración para seleccionar datos teniendo en cuenta el estado de los documentos, lo que permite analizar el impacto de los documentos aún no aprobados en el plan consolidado.
Realización de la planificación
La realización de la planificación se lleva a cabo en la pestaña Presupuesto.
Rellenar, calcular y editar el documento
La entrada y edición del documento se realiza en dos modos:
- Editar en tabla – ingresar datos en forma de informe presupuestario. En este modo, es posible agregar dimensiones analíticas (si están previstas en la estructura del formulario presupuestario) utilizando los comandos Agregar fila y Eliminar fila;
- Editar en lista – ingresar filas con datos sobre la estructura del presupuesto con la posibilidad de especificar análisis arbitrarios (si está permitido en la forma del presupuesto) y comentarios sobre los valores ingresados.
Recálculo automático – esta opción se utiliza para habilitar/deshabilitar el cálculo en tiempo real de los datos dependientes de la información ingresada (por ejemplo, cálculo de totales, indicadores derivados) dentro de la Instancia del presupuesto. Para conjuntos de datos grandes, se recomienda desactivar el recálculo automático y utilizar el botón Actualizar, que actualiza los datos relacionados al hacer clic en él.
Actualizar solo recalcula los datos relacionados sin cambiar la información original ingresada en la Instancia del presupuesto.
Rellenar según los datos de presupuestación – llena las filas de la Instancia actual del presupuesto según las relaciones establecidas entre los artículos con otros escenarios y artículos fuera de la Instancia actual del presupuesto.
El llenado sobrescribe la información dentro de la Instancia actual del presupuesto.
Exportación e importación desde Excel
Es posible exportar e importar datos desde Excel.
La exportación se realiza en archivos adjuntos, desde donde se selecciona el archivo con los datos al importar.
La exportación a Excel solo es posible para tablas homogéneas en términos de análisis y niveles jerárquicos. Las tablas con estructuras complejas que requieren la carga desde Excel deben configurarse como varias tablas.
Cada tabla configurada como presupuesto se exporta e importa por separado, para ello es necesario colocar el cursor en ella en modo de entrada de tabla o seleccionar el elemento en el árbol de la estructura del presupuesto en el modo de edición de lista.
Si no es posible reconocer automáticamente los datos al importar desde Excel, se pueden definir manualmente esas filas en el formulario que se abre para aclaraciones.
