Un tipo de presupuesto es una estructura jerárquica que combina grupos de partidas y indicadores de presupuestos, así como su análisis. También es posible utilizar indicadores no financieros en la estructura del presupuesto para calcular partidas dependientes.
El tipo de presupuesto se utiliza para los siguientes propósitos:
- ingresar el plan en forma de tabla en el documento Formulario de entrada de presupuesto;
- generar informes presupuestarios con la estructura requerida.
Parámetros principales del formulario presupuestario
Tipos de presupuestos para ingresar datos planificados
Análisis de presupuesto vs. realizado
Entrada de presupuestos por objetos de contabilidad
Configuraciones adicionales de instancias de presupuesto
Configuración de la estructura del presupuesto
Estrategia de restricciones de permisos de acceso para la generación de informes presupuestarios
Parámetros principales del formulario presupuestario
Los parámetros principales del formulario presupuestario para la planificación o análisis se encuentran en la pestaña Principal.
Tipos de presupuestos para ingresar datos planificados
La entrada de datos planificados en los presupuestos se realiza a través del documento Instancia de presupuesto.
Los tipos de presupuestos utilizados para ingresar valores planificados deben tener la marca Usar para ingresar el plan. Estos presupuestos tienen restricciones en la flexibilidad de la configuración de la estructura, en comparación con los tipos de presupuestos para informes.
Los tipos de presupuestos sin la marca de uso para ingresar el plan solo se utilizan como informes, y también se pueden configurar para mostrar escenarios y agrupar datos por organizaciones y departamentos.
Existe la posibilidad de agregar y eliminar análisis adicionales en la estructura de análisis definida por el Tipo de presupuesto durante la entrada de datos en el documento Instancia de presupuesto, pero los análisis predefinidos no se pueden eliminar. Para agregar valores de análisis en la instancia de presupuesto al arrastrar el análisis a la estructura del presupuesto, debe marcar la casilla Agregar valores en la instancia de presupuesto.
Análisis de presupuesto vs. realidad
Para generar informes de Presupuesto-Presupuesto, Presupuesto-Realidad, Presupuesto-Presupuesto-Realidad para comparar diferentes escenarios entre sí, se deben utilizar tipos de presupuestos en los que se haya desactivado la opción Usar para ingresar el plan. Cuando se desactiva la opción Usar para ingresar el plan en los elementos disponibles del informe, aparece el elemento de informe Escenario en las dimensiones, que permite mostrar diferentes datos dentro de un mismo informe.
La configuración de informes de plan-real y plan-plan con cálculo de desviación en términos de suma o porcentaje se logra especificando en el grupo, subordinado al período, dos escenarios, por ejemplo, Objetivo mensual y Datos reales, y una fórmula de grupo con el tipo Desviación.
No es necesario ingresar datos reales en la presupuestación, los datos reales se obtienen según las reglas configuradas para recibir datos reales de presupuestación durante la generación de informes o el llenado de planes con datos reales de períodos anteriores.
Planificación deslizante
En forma de presupuesto, se puede definir explícitamente el método de elaboración del presupuesto: para un período fijo o deslizante. Y establecer el método de determinación del límite de los datos reales.
Al elegir el tipo de presupuesto Deslizante (método de planificación), al generar informes y al ingresar una Instancia de presupuesto, solo se deberá especificar una fecha, a partir de la cual se elabora el presupuesto. La fecha de finalización se calculará automáticamente en función de la configuración del Tipo de presupuesto.
Para elaborar planes basados en datos de pronóstico para períodos futuros (por ejemplo, elaborar presupuestos anuales en septiembre, cuando no hay datos reales completos), se utiliza el límite de datos reales. En este caso, el límite se establece comenzando 3 meses antes del inicio del período de planificación (para un presupuesto anual, esto sería a fines de septiembre).
Entrada de presupuestos por objetos de contabilidad
Con el hipervínculo en el campo Desgloses analíticos del presupuesto: se pueden especificar los tipos de análisis que se indican para todo el documento instancia del presupuesto.
| Ejemplo. Si se selecciona el tipo de análisis "Contrapartes" como desglose analítico del presupuesto, se pueden crear presupuestos consolidados de ventas por cada contraparte en un documento separado Instancia del presupuesto. Al trabajar con la lista de instancias del presupuesto, si se establece un filtro por tipo de presupuesto, la contraparte se mostrará en la lista. |
Configuraciones adicionales de las instancias del presupuesto
Es posible crear un nuevo documento de planificación en modo de documento de tabla o en modo de edición de lista. Esto se determina por el valor del atributo Método principal de entrada. Por defecto, se propone la entrada en forma de documento de tabla.
Para bloquear el cambio de ancho de las columnas del documento de tabla de la instancia del presupuesto, se utiliza la opción Habilitar protección del documento de tabla. Por defecto, la protección del documento de tabla está habilitada.
Para acelerar el trabajo con presupuestos que contienen estructuras complejas y una gran cantidad de datos, es posible almacenar en caché los datos del documento de tabla de la instancia del presupuesto. Para ello, se utiliza la opción Guardar presupuesto en forma de tabla de la instancia del presupuesto. Por defecto, el almacenamiento en caché está desactivado.
Para acelerar el trabajo con presupuestos que contienen estructuras complejas y una gran cantidad de datos, se puede realizar la contabilización de los datos de la instancia del presupuesto de forma diferida. Para ello, se utiliza la opción Contabilizar instancias de presupuesto de forma diferida. Por defecto, no se utiliza la contabilización diferida.
Configuración de la estructura del presupuesto
La estructura del presupuesto se forma en la pestaña correspondiente del elemento del directorio
La configuración de la estructura del Tipo de presupuesto se realiza agregando elementos de diseño, tablas, agrupaciones, fórmulas, partidas e indicadores.
Las dimensiones de los informes son: períodos, escenarios, organizaciones, divisiones y otros tipos de análisis.
Se pueden realizar diferentes combinaciones de subordinación de análisis y partidas entre sí, tanto en columnas como en filas de las tablas. Por ejemplo, se permite la subordinación de partidas a períodos o análisis y viceversa, la combinación de la jerarquía de análisis, períodos y partidas.
El análisis de las partidas presupuestarias puede ser especificado por una lista de valores finitos o por una lista de todo el directorio donde haya habido movimientos o saldos de la partida del informe.
Al seleccionar valores finitos para el análisis, se agrega una fila de “Otros” a la estructura. Esto permite especificar los planes para valores significativos de análisis y agregar el resto de forma acumulativa. También se puede eliminar este análisis y ingresar planes solo para los valores especificados.
Las tablas en el Tipo de presupuesto pueden ser de tres tipos:
- Partidas e indicadores en filas, análisis o períodos en columnas;
- Partidas e indicadores en columnas, análisis y períodos en filas;
- Tabla compleja con disposición arbitraria de indicadores y fórmulas, en la cual las partidas e indicadores se especifican en celdas específicas del informe.
Una tabla simple como objeto de la estructura contiene objetos de contabilidad: partidas e indicadores, así como análisis. Una tabla compleja en la configuración de la estructura puede contener solo análisis, los objetos de contabilidad se especifican en la configuración de las celdas de la tabla compleja.
La marca Signo inverso en el artículo del presupuesto indica que los valores de este artículo se restarán al obtener el total del grupo.
La configuración de la capacidad de contabilidad cuantitativa y monetaria se realiza en la analítica de presupuesto y se incluye en los artículos y indicadores de presupuesto.
Luego, en la estructura de Tipos de presupuesto, se configura el modo de visualización e introducción de datos cuantitativos y/o de suma para los artículos e indicadores.
La lista de operaciones (valores de los artículos del presupuesto o saldos de los indicadores) incluidos en un presupuesto u otro, es determinada por el usuario.
| Ejemplo. En el BDDS se incluyen datos sobre operaciones que cambian el saldo de efectivo, en el BDR - operaciones que afectan las ganancias de la empresa, y los indicadores residuales forman la estructura del balance de pronóstico. |
Para optimizar el trabajo con presupuestos que tienen estructuras complejas y operan con grandes volúmenes de datos, se proporciona un informe que ofrece recomendaciones para acelerar el cálculo de fórmulas presupuestarias. El informe se encuentra en: Más – Recomendaciones para acelerar el cálculo de fórmulas al editar el presupuesto
Restricción de acceso a datos
Para organizar las restricciones de acceso de los usuarios a los datos de presupuesto, es necesario especificar el campo Grupo de acceso en la configuración del tipo de presupuesto.
Estrategia de restricciones de permisos de acceso para la generación de informes presupuestarios
Al generar un informe presupuestario, puede darse la situación de que parte de los datos esté prohibida para su visualización debido a restricciones de acceso. Por lo tanto, con el fin de mantener la integridad de los datos generados, existen dos configuraciones que se determinan mediante el campo En caso de falta de acceso completo a los datos necesarios:
- Generar con datos incompletos – el presupuesto se generará, pero los datos estarán limitados de acuerdo con las restricciones del usuario (por ejemplo, solo estarán disponibles los datos de ventas planificadas de las organizaciones permitidas);
- No generar – el informe presupuestario no se generará si contiene datos sujetos a restricciones (por ejemplo, al generar el balance general de la empresa en su conjunto, si los datos de algunas organizaciones no están disponibles, el balance general de la empresa también estará no disponible).
Estrategia de restricciones de permisos de acceso para los operandos de fórmulas en la configuración del formulario presupuestario
En la configuración de los operandos de fórmulas, que se establecen en la configuración de la estructura del presupuesto, es posible especificar uno de los dos modos de obtención de datos para el operando de la fórmula. La configuración se especifica en la sección Configuración de obtención de datos del operando:
- Tener en cuenta las restricciones de acceso a los datos – solo se seleccionarán los datos permitidos en este operando;
- No tener en cuenta las restricciones de acceso a los datos – se seleccionarán todos los datos en este operando, excluyendo el sistema de restricciones de acceso a los datos. Esta configuración se puede utilizar para calcular valores relativos, por ejemplo, cuando se necesita determinar la proporción de ventas de organizaciones permitidas en las ventas totales del grupo de empresas.
