Destinado a mantener a los usuarios que trabajan con el programa “desde el exterior”. Su acceso, por lo general, está fuertemente limitado. Los usuarios externos no participan activamente en los procesos de contabilidad, trabajan de forma aislada y no interactúan entre sí. Por ejemplo, son empleados en la base de datos de recursos humanos, clientes en una tienda en línea, encuestados en una base de datos para encuestas.

Puede abrir la lista de usuarios externos desde la sección Administración – Configuración de usuarios y permisos. También puede abrirlo desde la sección Encuestas (Gestión de acceso).

Los usuarios externos del programa son de diferentes tipos, por lo que la información sobre ellos se almacena en diferentes listas del programa, como Contrapartes, Personas físicas, etc.

Tanto el administrador como el responsable de la lista de usuarios externos pueden mantener la lista de usuarios externos.

Solo el administrador tiene acceso al programa.

El responsable de la lista de usuarios externos (con el derecho de agregar nuevos usuarios externos) puede realizar un mantenimiento limitado de la lista de usuarios externos, configurar al usuario externo antes de que el administrador le permita acceder al programa. El responsable de la lista puede utilizar el comando Acceso externo, editar las listas de Usuarios externos y Grupos de usuarios externos.

El usuario externo ingresado por el responsable de la lista obtiene el estado de Preparado. El administrador del programa puede seleccionar a estos usuarios según esta característica, verificar la corrección de la información proporcionada y permitirles el acceso al programa.

Una vez que el administrador permita el acceso al programa, el responsable de la lista ya no podrá cambiar la configuración de acceso, excepto para desactivar el acceso al programa.

Todos los usuarios externos pueden ver su información y cambiar ciertas propiedades, como la contraseña, el idioma del programa y la información de contacto.

En la base de datos distribuida, el acceso al programa se configura de forma independiente para cada base de datos de información del programa.

Entrada de usuario externo

• El método principal para ingresar y editar usuarios externos es mediante el botón Acceso externo, que se encuentra en la barra de comandos de la lista del programa. Al ejecutar el comando, se crea inmediatamente un usuario externo asociado a este objeto o se abre un usuario externo existente.
• También se puede ingresar un usuario externo en la lista. Haga clic en Crear. En este caso, deberá completar manualmente el Objeto con el que se relaciona este usuario externo.

Filtrar usuarios externos

• En la lista, puede filtrar usuarios externos de un tipo específico (por ejemplo, socios).
• En el campo Tipo, haga clic en el botón para abrir la ventana de selección y marque las casillas de verificación de los tipos de usuarios externos que desea mostrar en la lista.

Ver usuarios externos en grupos secundarios

• Para ver todos los usuarios externos incluidos en grupos secundarios, teniendo en cuenta la jerarquía, marque la casilla Mostrar usuarios de grupos secundarios en la parte inferior de la lista. De forma predeterminada, la casilla está marcada.

Ver usuarios externos no válidos

• Los usuarios externos pueden ser marcados como no válidos. Para ver estos usuarios externos, marque la casilla Mostrar usuarios no válidos en la parte inferior de la lista. De forma predeterminada, la casilla está desmarcada.

Ver usuarios de la base de datos de información

• Para verificar la corrección de la entrada o en caso de entrada incorrecta de usuarios externos, puede ir a la sincronización de la lista de usuarios externos con la lista de usuarios de la base de datos de información a través del comando Más – Usuarios de la base de datos de información.

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Agrupación de usuarios externos

• Si el programa permite el uso de grupos de usuarios, la lista consta de dos partes: en la parte izquierda se encuentran los grupos necesarios y en la parte derecha se encuentra la lista de usuarios externos. Al seleccionar un grupo en la parte derecha, se mostrarán los usuarios externos que pertenecen a ese grupo.
• Si hay muchos usuarios externos en el programa, se puede agrupar la lista por tipos de relaciones con ellos, por ejemplo: socios, contratistas, etc.
• Un mismo usuario externo puede pertenecer a diferentes grupos al mismo tiempo.
• Se puede agregar un usuario externo a grupos de varias formas:
  • Al ingresar un usuario externo en la lista, se puede seleccionar primero el grupo y luego hacer clic en el botón Crear.
  • Para agregar a un grupo un gran número de usuarios externos, se puede abrir la ventana del grupo y hacer clic en Seleccionar. Para esto se utiliza la lista Usuarios externos, que consta de tres partes.
  • Seleccionar un usuario externo en la lista y, utilizando el comando del menú Más – Asignar grupos, agregarlo a uno o varios grupos. También se puede encontrar este comando en el menú contextual al hacer clic derecho.
  • Arrastrar uno o varios usuarios externos con el mouse hacia el grupo deseado. Para utilizar esta función, es necesario desactivar la casilla de verificación Mostrar usuarios externos de grupos inferiores.

Ingreso de grupo de usuarios externos

• Haga clic en  Crear grupo de usuarios externos, ingrese los campos necesarios..
• También puedes utilizar el comando Crear en el menú contextual haciendo clic derecho en la parte izquierda de la lista.

Incluir un grupo de usuarios externos en otro grupo

• Selecciona el grupo en la parte izquierda de la lista y utiliza el comando del menú contextual haciendo clic derecho en Mover a grupo.
• Selecciona el grupo al que deseas moverlo.

Selección de miembros de grupos de usuarios externos

• En caso de que se realice una selección de miembros de grupo a partir de la lista de usuarios externos, esta se compone de tres partes. En la parte superior izquierda de la lista se muestran los grupos, en la parte inferior se muestran los usuarios externos del grupo seleccionado. En la parte derecha de la lista se muestran los usuarios seleccionados.
• Para facilitar la selección, en la parte superior izquierda de la lista se muestran los grupos de usuarios externos existentes. Al seleccionar el grupo deseado, puedes ver los usuarios de ese grupo en la parte inferior izquierda de la lista.
• Selecciona uno o varios usuarios en la parte inferior izquierda de la lista, mueve a la parte derecha utilizando la flecha Usuarios y grupos seleccionados. También puedes mover un usuario externo de la parte inferior izquierda a la derecha haciendo doble clic con el ratón.
• Para cancelar tu selección, elimina uno o varios usuarios innecesarios de la parte derecha de la lista utilizando acciones similares.
• Utiliza la doble flecha << para eliminar todos los usuarios externos de Seleccionados de una vez.
• El programa realiza un recuento de los usuarios externos seleccionados.

Ver informe de Información de usuarios externos

• El informe permite analizar las configuraciones de inicio de sesión (propiedades del usuario de la base de datos) junto con otras propiedades del usuario externo en el directorio. Incluye 3 opciones de informe: sobre usuarios, sobre usuarios externos y sobre todos los usuarios del programa.
• Haz clic en Más – Información de usuarios externos, genera el informe.

Configuración de contraseña

Solo disponible para el administrador

• Haga clic en Más – Configuración de contraseña, complete los campos necesarios.

Ver también:

• Trabajo con formularios.