Una solicitud de cotización (en adelante, RFQ) es un paso en un proceso de adquisición donde invitas a un proveedor a ofertar ciertos productos o servicios. Cuando sabes lo que quieres comprar, especificas tus requisitos en una RFQ. Luego la envías a tus proveedores para saber qué empresa puede cumplir con los requisitos al mejor precio y condiciones.
1C:Drive te ayuda a registrar y procesar tus RFQs.
Para procesar RFQs, utiliza la lista de Solicitudes de cotización donde puedes:
- Ver RFQs
- Monitorear estados de RFQ
- Crear RFQs
- Cambiar estados de RFQ
- Enviar RFQs a proveedores
- Registrar respuestas de RFQ
Flujos de trabajo de RFQ
El flujo de trabajo de RFQ puede variar. La tabla a continuación muestra los pasos comunes del flujo de trabajo, los estados de RFQ que coinciden con los pasos y las herramientas que los admiten en 1C:Drive.
| Paso del flujo de trabajo | Estado de RFQ | Herramienta |
|---|---|---|
| Registrar RFQ | Abierto | RFQ |
| Enviar RFQ | En progreso | Envío masivo |
| Recibir respuestas de RFQ | En progreso | Respuesta de RFQ |
| Cerrar RFQ | Cerrado | Selector de estado |
Ver RFQs
1C:Drive almacena todas las RFQs en la lista de Solicitudes de cotización.
Para ver RFQs:
- Ve a Compras > Compras > Solicitudes de cotización.
La lista de Solicitudes de cotización muestra los detalles de RFQ. Las columnas de la lista pueden variar según la configuración de la lista. Por defecto, las siguientes columnas están disponibles:
- Fecha. Una fecha de creación.
- Número. Un ID de RFQ.
- Empresa. Una empresa que envía una RFQ.
- Asunto. Un asunto de RFQ.
- Estado. Un estado de RFQ.
- Fecha de cierre. Una fecha de vencimiento de RFQ.
- Presupuesto. Un monto de compra planificado.
- Moneda. La moneda del presupuesto.
Para encontrar rápidamente ciertas RFQs:
- Ordena la lista por cualquier columna haciendo clic en el encabezado de la columna. Para cambiar el orden de clasificación, haz clic en el encabezado nuevamente.
- Utiliza el campo de Búsqueda encima de la lista. Puedes buscar por número de RFQ, empresa, estado, asunto o moneda.
Para ver los detalles de RFQ:
- Haz doble clic en una línea de RFQ.
Monitoreo de estados de RFQ
Puedes monitorear los estados de RFQ en la lista de Solicitudes de cotización. Para abrirlo, ve a Compras > Compras > Solicitudes de cotización.
Sigue los estados de RFQ en la columna de Estado. Los siguientes estados están disponibles:
- Abierto. Una RFQ es un borrador.
- En progreso. Una RFQ es efectiva para los proveedores.
- Cerrado. Una RFQ ya no es efectiva para los proveedores.
Creación de RFQs
Para crear una RFQ:
- Ve a Compras > Compras > Solicitudes de cotización y haz clic en Crear.
- Especifica los detalles generales.
- Especifica los requisitos.
- Especifica los proveedores.
- Especifica los productos.
- Especifica información adicional.
- Guarda la RFQ.
Especificación de detalles generales
Para especificar los detalles generales de RFQ, completa los siguientes campos:
|
Campo |
Descripción |
|
Asunto |
Un asunto de RFQ. Te ayuda a encontrar rápidamente una RFQ por asunto en la lista de Solicitudes de cotización. |
|
Fecha de cierre |
Una fecha de vencimiento de RFQ. |
|
Presupuesto |
Un monto de compra planificado. |
|
Empresa |
Un nombre de comprador del catálogo de Empresas. Puedes seleccionar otra empresa si la opción de Uso de contabilidad empresarial múltiple está activada en Configuración > Empresa > Empresas múltiples > Contabilidad de empresas múltiples. |
|
Moneda |
Una moneda de presupuesto de RFQ del catálogo de Monedas de RFTD. |
Especificación de requisitos
Cuando creas una RFQ, especificas tus requisitos. Por ejemplo, puedes especificar los requisitos del sistema para las laptops que deseas comprar.
Ingresa tus requisitos en la pestaña de Descripción de requisitos.
Especificación de proveedores
Puedes dirigir una RFQ a múltiples proveedores. Cuando creas una RFQ, especifica proveedores y sus datos de contacto. Luego puedes generar un correo electrónico de RFQ y enviarlo a los proveedores. Para obtener más información, consulta Enviar RFQs a proveedores.
Para especificar proveedores y sus datos de contacto:
- Selecciona la pestaña de Proveedores.
- Haz clic en Agregar.
- Ingresa o selecciona lo siguiente:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Proveedor | Un nombre de proveedor. La lista de proveedores se basa en el catálogo de Contrapartes. |
| Persona de contacto | Una persona de contacto del proveedor. Se rellena automáticamente con el contacto predeterminado de la lista de contactos del proveedor. Puedes editarlo. |
| Correo electrónico | Una dirección de correo electrónico donde envías una RFQ. Se rellena automáticamente con los detalles de la persona de contacto del proveedor. Puedes editarlo. |
Agrega tantos proveedores como necesites.
Para eliminar un proveedor de la lista, haz clic derecho sobre él y selecciona Eliminar.
Especificación de productos
Cuando creas una RFQ, especificas los productos que deseas comprar.
Para especificar productos:
- Selecciona la pestaña de Productos.
- Haz clic en Agregar.
- Especifica un producto, su variante, detalles, unidad y cantidad.
Especificación de información adicional
Cuando registras una RFQ, es posible que desees especificar comentarios adicionales. En 1C:Drive, puedes hacerlo de la siguiente manera:
- Selecciona la pestaña de Información adicional.
- En el campo de Comentario, ingresa tus comentarios.
También puedes agregar información personalizada si la casilla de verificación de Atributos e información adicionales está seleccionada en Configuración > Configuración general > Atributos e información adicionales.
Para agregar información personalizada, selecciona Más acciones > Cambiar conjunto de atributos adicionales, haz clic en Crear y agrega atributos que se ajusten a tus necesidades. Aparecerán en la pestaña de Información adicional y podrás establecer sus valores.
Guardando RFQs
Para guardar una RFQ, haz clic en Guardar y cerrar.
Cambio de estados de RFQ
A medida que procesas una RFQ, cambia su estado según tu flujo de trabajo. Luego puedes hacer un seguimiento de las RFQs por estado. Para obtener más información, consulta Monitoreo de estados de RFQ.
Cuando registras una RFQ, su estado se establece en Abierto. Luego puedes cambiar el estado según lo requiera tu flujo de trabajo. En 1C:Drive, tienes las siguientes opciones:
| Condición | Acción |
|---|---|
| Inicias el procesamiento de RFQ. | Establece el estado En progreso. |
| Una RFQ ya no es válida y no esperas respuestas de proveedores. | Establece el estado Cerrado. |
Para cambiar el estado de RFQ:
- Ve a Compras > Compras > Solicitudes de cotización.
- En la lista de Solicitudes de cotización, haz doble clic en una RFQ.
- En la pestaña Principal, en el campo de Estado, selecciona un estado.
- Haz clic en Guardar y cerrar.
Envío de RFQs a proveedores
Cuando registras una RFQ, especificas proveedores a quienes deseas recibir ofertas competitivas. Luego puedes enviar por correo electrónico la RFQ a los proveedores especificados. Para obtener más información, consulta Envío masivo.
Registro de respuestas de RFQ
Cuando un proveedor responde a una RFQ, registra su respuesta. Las respuestas registradas se guardan en la lista de Respuestas de RFQ. Puedes compararlas y elegir la mejor oferta. 1C:Drive resalta la oferta con el precio más bajo. Para obtener más información, consulta Respuestas de RFQ.
Puedes generar una respuesta de RFQ a partir de una RFQ. Esto te ayuda a rastrear una RFQ a las respuestas de RFQ y ahorra tiempo en la entrada de datos.
Para generar una respuesta de RFQ:
- Ve a Compras > Compras > Solicitudes de cotización.
- En la lista de Solicitudes de cotización, haz doble clic en una RFQ.
- Selecciona Generar > Respuesta de RFQ.
- Completa los datos.
Para obtener más información, consulta Respuestas de RFQ.
