El proceso de compra a pago es un proceso en el que una empresa adquiere materias primas, productos semielaborados y productos terminados necesarios para realizar negocios. Los pasos del proceso pueden variar según las necesidades comerciales de la empresa. En general, el proceso comienza con una solicitud de cotización y termina con el pago de los bienes comprados.
1C:Drive admite los siguientes pasos de compra a pago:
- Configurar el proceso de compra a pago.
- Emitir solicitud de cotización (RFQ).
- Registrar respuestas de RFQ.
- Elegir la mejor oferta.
- Realizar pedidos de compra.
- Seguimiento de la entrega de pedidos de compra.
- Recibir bienes y procesar facturas de proveedores.
- Registrar facturas de impuestos.
- Registrar devolución de bienes.
- Pagar por los bienes recibidos.
Configuración del proceso de compra a pago
Cuando desea realizar una compra, elige productos de ciertos proveedores. Por lo tanto, antes de iniciar su proceso de compra a pago, realice lo siguiente:
- Si desea comprar nuevos productos, registre los productos en el catálogo de productos.
También tiene las siguientes opciones:
- Si desea diferenciar productos por características como color o tamaño, configure variantes de productos.
- Si desea realizar un seguimiento de los lotes de productos, configure lotes.
- Si desea enviar pedidos de compra en los términos de los proveedores, configure referencias cruzadas de productos.
- Si planea comprar a nuevos proveedores, registre los proveedores en el catálogo de contrapartes.
Emitir solicitud de cotización (RFQ)
Después de determinar qué productos comprar, debe identificar proveedores que cumplan con sus requisitos y condiciones. Para abordar esta tarea, emita una RFQ y envíela a posibles proveedores.
Registrar respuestas de RFQ
A medida que reciba las respuestas de los proveedores potenciales a sus RFQ, registre las respuestas de RFQ.
Elegir la mejor oferta
Para elegir la mejor oferta, abra la lista de respuestas de RFQ y analice las respuestas. 1C:Drive le ayuda a identificar rápidamente una respuesta de RFQ que ofrece el precio más bajo. Para obtener más información, consulte respuestas de RFQ.
Realizar pedidos de compra
Después de haber elegido la mejor oferta del proveedor, cree un pedido de compra basado en la respuesta de RFQ del proveedor elegido. Luego envíe el pedido de compra al proveedor. Si ha configurado referencias cruzadas de productos, puede generar un formulario de impresión del pedido de compra con los nombres de los productos que su proveedor puede reconocer fácilmente.
Seguimiento de la entrega de pedidos de compra
Para asegurarse de que reciba los bienes pedidos a tiempo, realice alguna de las siguientes acciones:
- Haga un seguimiento de los estados de los pedidos de compra en la lista de pedidos de compra.
- Vea informes como el estado de los pedidos de compra o la visión general de los pedidos de compra.
Recibir bienes y procesar facturas de proveedores
1C:Drive admite los siguientes escenarios:
- Entrega de bienes antes de una factura de proveedor
- Entrega de bienes junto con una factura de proveedor
- Entrega de bienes después de una factura de proveedor
Si recibe los bienes antes de una factura de proveedor, realice lo siguiente:
- Registre un recibo de bienes.
Nota. Puede generar rápidamente un recibo de bienes basado en un pedido de compra. - Haga un seguimiento de los bienes recibidos pero no facturados.
- Registre una factura de proveedor a medida que la reciba.
Nota. Puede generar rápidamente una factura de proveedor basada en un recibo de bienes.
Si recibe bienes junto con una factura de proveedor, registre la factura de proveedor. Al hacerlo, el nivel de stock se incrementa. No es necesario registrar un recibo de bienes para confirmar el reabastecimiento.
Si recibe bienes después de una factura de proveedor, realice lo siguiente:
- Registre una factura de proveedor.
Al hacerlo, seleccione la casilla de verificación Facturación anticipada. - Haga un seguimiento de los bienes facturados pero no recibidos.
- A medida que reciba los bienes, registre un recibo de bienes.
Nota. Puede generar rápidamente un recibo de bienes basado en una factura de proveedor.
En cualquiera de los escenarios, puede conciliar una factura de proveedor con el pedido de compra relacionado. Esto le ayuda a realizar un seguimiento del cumplimiento del pedido de compra.
Para conciliar una factura de proveedor con un pedido de compra, realice una de las siguientes acciones:
- Genere una factura de proveedor basada en un pedido de compra.
- Cuando registre una factura de proveedor, especifique el pedido de compra de origen.
Al contabilizar una factura de proveedor, se registran las siguientes entradas contables en las cuentas del GL:
- Responsabilidad frente a un proveedor
- Gastos incurridos
- Activos adquiridos
Registrar facturas de impuestos
Si su proceso comercial lo requiere, registre una factura de impuestos. Para obtener más información, consulte Factura de impuestos recibida.
Registrar devolución de bienes
Si los bienes recibidos no cumplen con sus requisitos y decide devolverlos al proveedor, registre la devolución de compra.
Pagar por los productos recibidos
Haga un seguimiento de sus pagos pendientes utilizando los informes de Cuentas por pagar y Antigüedad de cuentas por pagar.
Para pagar los bienes recibidos, realice lo siguiente:
- Registre un pago bancario.
Nota. Puede generar rápidamente un pago bancario basado en una factura de proveedor. - Envíe el pago bancario a su banco.
- A medida que reciba el extracto bancario, marque el pago bancario como Pagado y contabilícelo.
Al contabilizar un pago bancario, se registran las siguientes entradas contables en las cuentas del GL:
- Se liquida la responsabilidad.
- Se actualiza el saldo de efectivo.
Diagrama de compra a pago
El siguiente diagrama ilustra los pasos comunes del proceso de compra a pago.
