TRANSFERENCIAS DE INVENTARIO
Entre las actividades asociadas a la gestión de inventario y almacenes que se ejecutan con mayor frecuencia, se encuentran los movimientos de mercancía entre diferentes áreas de almacenamiento de una misma bodega y los traslados de inventario entre las diferentes unidades de negocio (departamentos o almacenes).
Estos movimientos se realizan dentro de un marco de políticas y metodologías establecidas por la organización y que entre muchos otros factores, pueden estar directamente relacionados con:
- Eficiencia operativa
- Rotación de inventario
- Normativas y regulación
- Optimización del espacio
- Planificación de la demanda
- Labores de Picking y embalaje
- Solicitudes de otras áreas o departamentos
- Abastecimiento a los procesos de negocio: Ventas, Producción, Servicios, Proyectos
- Políticas de almacenamiento: Primero en Expirar – Primero en Salir (FEFO), Primero en Entrar – Primero en Salir (FIFO), etc.
1C:Drive dispone de funcionalidades específicas para registrar y realizar seguimiento a estas operaciones en el sistema con el fin de garantizar un control detallado y una trazabilidad eficiente. Estos se describen a continuación.
Órdenes de traslado
Son documentos emitidos para solicitar el traslado del inventario de un lugar de almacenamiento a otro. Las órdenes de transferencia permiten al departamento de almacén planificar de manera estratégica los traslados del inventario y de esta manera garantizar que el producto solicitado se encuentre disponible en las cantidades y en la zona requerida, en el momento oportuno.
Estas órdenes pueden generarse a partir de diversos documentos fuente, como órdenes de producción o de trabajo, lo que permite mantener una trazabilidad completa vinculando los documentos generados y facilitando la gestión de inventario de principio a fin.
Cabe destacar que las órdenes de traslado comprenden dos tipos de operaciones. Además del traslado propiamente dicho, que implica el movimiento planificado del inventario entre diferentes sitios de almacenamiento, existe la opción de cobrar para gastos, asignando así gastos específicos a departamentos particulares y contribuyendo a una contabilidad más precisa y detallada.
Estos documentos son utilizados por todas las áreas o departamentos de la compañía para realizar solicitudes al almacén, lo que garantiza una gestión eficiente y coordinada del inventario en toda la organización.
Es importante resaltar que las órdenes de traslado, aunque son el primer paso en la solicitud de un movimiento de inventario, son de carácter netamente informativo y no afectan directamente los registros. El documento que efectúa realmente el movimiento físico de los productos es el Traslado de inventario, que se analizará en la siguiente sección.
Para acceder al catálogo de Órdenes de traslado se deberá seguir la siguiente ruta: Módulo Almacén > Sección Almacén > Órdenes de traslado.
Al generar una nueva orden haciendo uso del botón “Crear”, se abrirá la interfaz de creación donde se deberá diligenciar información referente a la compañía, fecha de envío programada y almacén de origen y destino. En la sección tabular del documento se dispone de múltiples herramientas para agilizar el proceso de llenado de productos:
- Seleccionar: Proporciona un acceso rápido al catálogo de productos para buscar manualmente los elementos requeridos.
- Rellenar: Permite poblar de manera automática la sección tabular con productos en existencia en la bodega de origen.
- Rellenar lotes por FEFO: Aplica para productos con configuración por lotes y permite seleccionar automáticamente el lote según la fecha de caducidad.
- Reserva: Permite reservar la totalidad de artículos requeridos y en caso de que las existencias sean insuficientes, se realiza la reserva por la cantidad disponible.
A partir de la orden generada, se pueden crear documentos adicionales, como Traslados de inventario y Reservas de inventario. Este flujo de trabajo integrado garantiza una gestión eficiente y una trazabilidad completa en 1C:Drive.
Transferencia de Inventario
Las Transferencias o Traslados de inventario son los documentos que registran la ejecución de las operaciones solicitadas en las Órdenes de traslado. A continuación se presenta una gráfica con los procesos que soporta dicho documento en las transacciones comerciales que cubre la solución.
El catálogo de transferencias de inventario se encuentra disponible en el Módulo Almacén > Sección Almacén > Traslados de inventario y presenta una lista detallada de todos los movimientos realizados, indicando información relevante como la fecha, número de referencia, tipo de operación y los almacenes de origen y destino.
Tal como en los documentos de órdenes de traslado, en los traslados de inventario se deberá especificar la compañía para la cual se realiza el movimiento, los almacenes de origen y destino y los productos trasladados detallando sus características (variantes, lotes, entre otros) y cantidades.
Adicionalmente deberá indicarse la naturaleza de la operación que motiva el traslado. Las opciones disponibles se describen a continuación:
- Traslado: Esta operación hace efectivo el traslado del inventario en el sistema y permite realizar reservas en función de una orden de producción, de trabajo, de traslado, de venta, de subcontratista o trabajo en progreso. Es comúnmente utilizada para transferir productos a diferentes áreas, departamentos o puntos de venta o distribución. Por ejemplo, mediante esta operación se registra el traslado de inventario que se realiza desde el almacén de materias primas a un centro de producción para dar inicio al proceso de manufactura.
- Cargar a gastos: Es utilizada para registrar el consumo de inventario física y contablemente. La operación, a diferencia de la de traslado, efectúa asientos contables e impacta cuentas contables, unidades empresariales y líneas de negocio. Se aplica con frecuencia en la ejecución de órdenes de trabajo, reflejando los costos de los productos utilizados en dicha ejecución.
- Registro de entrega de equipos: Empleada para registrar el traslado y entrega de activos fijos a un departamento específico de la empresa.
- Devolución de equipos: Registra la devolución de equipos previamente transferidos a un departamento. Debe ejecutarse necesariamente después de una operación de traslado de tipo “Registro de entrega de equipos”.
Esta variedad de operaciones en los documentos de traslado de inventario en 1C:Drive ofrece flexibilidad y trazabilidad, adaptándose a diferentes contextos empresariales.
Traslados dentro del almacén
En 1C:Drive, los traslados dentro de almacén son documentos que permiten transferir la mercancía de una zona, área o compartimiento de almacenamiento a otro dentro de una misma bodega. Al acceder al Módulo Almacén > Sección Almacén > Traslados dentro de almacén se visualizará una lista detallada de todos los traslados internos efectuados, destacando información crucial como fecha, número de referencia, almacén o bodega, compartimiento de almacenamiento y la operación asociada, ya sea uno a varios o varios a uno.
Al generar un nuevo documento de traslado dentro del almacén se deberá especificar la bodega en la cual se realizaron los movimientos junto con el tipo de operación. El sistema ofrece la flexibilidad de crear dos tipos de traslados dentro del almacén: de varios compartimentos a uno o de uno a varios.
Varios a Uno
En esta modalidad se debe especificar el compartimiento de destino en la sección superior, mientras en cada fila de la sección tabular se deberá especificar el compartimiento de origen del producto seleccionado. Esta opción resulta especialmente útil en labores de Picking para el alistamiento de pedidos de clientes en almacén o bodegas. Los productos normalmente se encuentran dispersos en estanterías, paletas u otros sistemas de almacenamiento y es labor de los almacenistas garantizar que los productos correctos se recojan de manera precisa y rápida para cumplir con los pedidos, minimizando errores y tiempos de espera.
Uno a Varios
En esta variante, se indica el compartimiento de origen en la parte superior y los compartimentos de destino en cada línea de producto. Esta operación se utiliza comúnmente después de recibir mercancía por parte de proveedores, permitiendo distribuir la materia prima, insumos y productos de manera eficiente en sus respectivos compartimentos.
