NOTAS DE CRÉDITO EN VENTAS
En las transacciones comerciales, las notas de crédito permiten realizar ajustes a los saldos de los clientes y registrar reducciones en las cuentas por cobrar de una empresa. Estos documentos son particularmente útiles cuando se requiere corregir errores, aplicar descuentos o registrar devoluciones de productos por parte de los clientes. Con 1C:Drive, los usuarios pueden gestionar estas transacciones financieras utilizando las notas de crédito.
Acceso a las Notas de Crédito
Las notas de crédito se encuentran disponibles en el módulo de Ventas de 1C:Drive, específicamente en la sección de Devolución: Módulo de Ventas > Sección Devolución > Nota de Crédito Ventas. Al ingresar, se podrá visualizar la lista completa de todas las notas de crédito registradas en el sistema.
Creación de Notas de crédito
Para crear una Nota de crédito se debe hacer clic en el botón “Crear” ubicado en la sección superior izquierda de la interfaz. Al hacerlo, se abrirá una ventana de creación donde se deberán especificar datos tales como: el cliente o compañía a la cual se emitirá la nota de crédito, la fecha de emisión del documento y el tipo de operación a ejecutar, dependiendo del propósito del documento.
Tipos de Operación
1C:Drive dispone de múltiples operaciones en el documento de nota de crédito para cubrir diferentes escenarios comerciales, donde cada uno requiere configuraciones específicas:
Descuento permitido
Este tipo de operación se utiliza para aplicar descuentos a facturas emitidas a un cliente específico. Para aplicar descuentos usando Notas crédito con este tipo de operación, se debe configurar la pestaña “Descuento por pronto pago” en la Factura de Venta, para más información sobre cómo hacerlo diríjase a la configuración de facturas de venta.
Posteriormente, cuando se va a recibir el pago mediante un Recibo Bancario o Recibo de Efectivo se mostrará una casilla indicando que la factura es aplicable para un Descuento, en caso tal se cumplan las condiciones.
Finalmente, se podrá crear a base de este Recibo Bancario, una Nota Crédito con tipo de operación Descuento Permitido que registre el descuento realizado. Al hacerlo, se rellenará automáticamente la información con base en lo especificado en el Recibo Bancario.
A continuación, en el campo Descuento se deberá seleccionar el tipo descuento que se desea aplicar a cada línea del documento, conforme a lo establecido en la política de ventas de la organización.
Paso 1: Transacciones acreditadas
En esta pestaña se podrán especificar todos los documentos originales sobre los cuales se aplicará el descuento. Esto resulta de gran utilidad para garantizar la trazabilidad de los documentos y los respectivos procesos de negocio que soportan.
Para hacerlo se cuenta con dos opciones:
- Rellenar por el periodo: Este botón dispuesto en la parte superior de la sección tabular permite adicionar los documentos base requeridos automáticamente, especificando el período dentro del cual se desea considerar los documentos.
- Seleccionar: Para elegir un documento base en particular, el botón “Seleccionar” permitirá escogerlo dentro de una categoría específica (informe de ventas del consignatario, nota de crédito o factura de ventas). Una vez seleccionado el documento, se deberá confirmar la selección haciendo clic en “Seleccionar”.
Paso 2: Asignación del importe
Aquí se indican los documentos a los cuales se aplicará el descuento. Esto puede efectuarse automáticamente para todos los documentos que registran las deudas del cliente, como las facturas de venta, o añadiendo documentos manualmente y especificando el importe del descuento aplicado a cada uno.
Paso 3: Información adicional
Finalmente, en la pestaña de Información adicional se dispone de varios campos en donde se podrá agregar información relevante sobre la transacción: Departamento asociado, persona responsable, proyecto o fase, motivo de corrección y notas adicionales.
Devolución de ventas
Cuando se requiere ajustar las cuentas por cobrar de un cliente a causa de una devolución de ventas, es posible crear una nota de crédito para gestionar este proceso. Estas pueden ser generadas a partir de facturas de venta, recibos bancarios o de efectivo o solicitudes de autorización de devolución de mercancía. En la siguiente imagen se presentan los campos que deben ser diligenciados para el registro del documento.
Posteriormente, se deberá completar la información solicitada en las pestañas de “Productos”, “Asignación del importe” e “Información adicional”.
Paso 1: Productos
Para listar los productos devueltos en la pestaña correspondiente, se deberá hacer clic en el botón “Poblar desde el documento base”, ubicado a la derecha del campo “Documento base”, en el panel izquierdo del encabezado del documento.
Luego, se deberán ajustar las referencias y cantidades devueltas en la sección tabular. Para eliminar productos que fueron facturados pero no serán devueltos, bastará con hacer clic derecho sobre estos y seleccionar la opción “Eliminar”. Por su parte las cantidades deberán ajustarse en la columna “Cantidad para devolución”. Una vez hecho esto, 1C:Drive calculará automáticamente el importe de ajuste y completará el campo de “Cantidad ajustada”.
Paso 2: Distribución del Importe
En la pestaña de Distribución del importe se cuenta con dos herramientas para poblar la sección tabular y especificar los documentos a los cuales se realizará el ajuste. Se podrá optar por poblar el listado de documentos automáticamente haciendo clic en el botón “Rellenar”. o añadirlos de manera manual mediante el botón “Añadir”, seleccionar el documento deseado y completar el importe del ajuste y demás detalles según sea necesario.
Paso 3: Información Adicional
Finalmente, en la pestaña de Información adicional se dispone de varios campos en donde se podrá agregar información relevante sobre la transacción: Departamento asociado, persona responsable, proyecto o fase, motivo de corrección y notas adicionales.
Modificaciones de las cuentas por cobrar
Cuando se requiere ajustar los saldos de los clientes por motivos diferentes a la devolución de productos y descuentos, como por ejemplo compensaciones por retrasos o daños en la entrega de mercancías u otros ajustes financieros, se utiliza el tipo de operación “Modificaciones de las cuentas por cobrar”. La información general que se debe completar se presenta en la siguiente imagen.
Los pasos a seguir para completar la información requerida en las pestañas del documento son los mismos a los descritos en la sección Descuento permitido, con la diferencia principal de que en este caso no es necesario especificar un documento base. Primero, se deberá alimentar la pestaña Transacciones acreditadas con los documentos originales que serán afectados por el ajuste (esto es opcional). Luego, se deberá realizar la asignación del importe haciendo clic en “Rellenar”.
