ÓRDENES DE TRABAJO PARA LA GESTIÓN DE SERVICIOS
El módulo de Servicios de 1C:Drive es especial para organizaciones que dentro de su portafolio ofrecen trabajos y/o servicios enfocados en satisfacer necesidades puntuales de sus clientes (construcción, mantenimiento, consultoría, garantía, soporte técnico, entre otros).
A continuación se detallan todas las configuraciones, transacciones y herramientas de las que dispone la solución para cubrir todo el proceso de gestión de servicios de manera integral.
Productos de tipo servicio y trabajo
En 1C:Drive, además de los productos de tipo Inventario, pueden configurarse productos tipo Servicio o tipo Trabajo. Los primeros, hacen referencia a actividades que dan como resultado un bien intangible para el cliente, como por ejemplo una asesoría jurídica, un servicio de turismo o un servicio de telecomunicaciones.
Por su parte, los segundos hacen referencia a actividades que demandan la asignación de horas hombre y consumen materiales de inventario, como es el caso de trabajos de mantenimiento, de instalación o construcción.
Una vez configurados los productos de tipo Servicio y tipo Trabajo, los usuarios podrán llamarlos desde las órdenes de trabajo para establecer el conjunto de tareas o actividades que serán ejecutadas en beneficio de un cliente.
Órdenes de trabajo
Las órdenes de trabajo son documentos donde se registra el conjunto de tareas que serán ejecutadas para cumplir con la solicitud de un cliente. Estas incluyen trabajos a realizar, servicios a prestar, activos a utilizar, mercancías a facturar y recursos humanos a asignar.
A esta funcionalidad se accede desde el módulo de Servicio > Sección Servicios > Órdenes de trabajo. Lo primero que se abrirá será el catálogo Órdenes de trabajo. Desde aquí los usuarios podrán aplicar filtros a su conveniencia y hacer uso de los botones dispuestos en el encabezado para gestionar las órdenes eficientemente.
La primera columna (Estado del envío), como se indica en la Leyenda del estado ubicada en la sección inferior, proporciona un semáforo de colores y figuras que permiten hacer seguimiento al cumplimiento de las fechas programadas y el estado de ejecución de las tareas.
Cabe mencionar que el estado de cumplimiento de las fechas programadas se actualizará de manera automática, únicamente cuando el Estado de ciclo de vida de la orden se encuentre en “En progreso”.
En cuanto al estado de ejecución de las tareas, este se actualizará en la medida en que se registren los documentos contables (facturas de venta) asociados a cada una de las actividades listadas en la órden de trabajo.
La segunda columna (Cerrado) indica mediante una marcación que las órdenes han sido completadas en términos de ejecución y no requieren más acciones.
Registro de una Orden de trabajo
Una orden de trabajo puede ser generada a partir de un documento de cotización o una solicitud de garantía o RMA (Return Merchandise Authorization). No obstante, también pueden ser creadas de manera manual desde su respectivo catálogo mediante el botón “Crear”. Para registrarla correctamente en el sistema se deberá completar la información solicitada en cada una de sus pestañas:
Pestaña principal
Con el fin de reducir tiempos en la entrada de datos, mitigar posibles errores de digitación y asegurar la trazabilidad de la información, resulta de gran utilidad asociar la orden de trabajo a un documento base. Para realizarlo se cuenta con el campo “Documento base” en la pestaña principal del documento. Una vez asignado el cliente se podrá seleccionar el documento fuente entre las opciones disponibles para importar los datos.
En la pestaña principal se especifican los detalles e información general de la órden de trabajo. A continuación se describen aquellos campos de que requieren de mayor profundización en su descripción:
Trabajos y servicios
La segunda pestaña se divide en dos secciones. En la sección superior, los usuarios estarán en capacidad de listar los trabajos y/o servicios requeridos para cumplir con la orden de trabajo. Esta podrá poblarse de múltiples maneras:
- Haciendo uso del botón “Añadir” para agregar las tareas de manera manual.
- Como se mencionó anteriormente, si a la orden de trabajo se le asigna un documento base, los servicios o trabajos allí registrados migrarán de manera automática a esta pestaña.
- Finalmente, otra opción consiste en añadir un grupo de tareas a través de los Paquetes de servicios. Estos representan conjuntos de servicios y/o trabajos que buscan satisfacer las necesidades más específicas de los clientes.
Adicionalmente, deberá registrarse la cantidad de veces que será ejecutada cada tarea, su duración estimada y las listas de materiales que requieren. Estas últimas podrán asignarse de manera manual o automática a productos de tipo Trabajo con el fin de agilizar el proceso de registro de bienes que serán consumidos durante su ejecución, pero que no serán cobrados a los clientes.
En línea con esto, en la sección de Consumo de inventario se visualizarán todos los materiales, repuestos e insumos asociados a los trabajos listados anteriormente. Para visualizar los productos asociados a un trabajo específico, bastará con seleccionarlo o sombrearlo en la sección superior.
Para rellenar la sección los usuarios dispondrán de múltiples comandos que permitirán importar los materiales a partir de los BOMs previamente asignados o realizarlo de manera manual. También se podrán realizar reservas de inventario con el fin de evitar que los productos se vean comprometidos en otras transacciones comerciales u operativas.
Mercancías a la venta
La pestaña Mercancías a la venta permite adicionar bienes a la orden de trabajo que a diferencia de la sección anterior, deben ser facturados como un ítem adicional a los clientes, es decir, no están cubiertos dentro de los trabajos realizados.
Para añadir materiales bastará con hacer uso de los comandos dispuestos en la sección superior de la pestaña y completar la información solicitada en la sección tabular.
Inventario del cliente
Para aquellos casos en que los clientes suministran bienes para la ejecución de las órdenes de trabajo, se dispone de la pestaña “Inventario de cliente”. La marcación de la casilla de verificación “Pasar a pérdida el inventario del cliente” permitirá causar el consumo su inventario una vez el documento sea validado.
Condiciones de pago
Tal y como se ha visto en otros documentos de transacciones comerciales en 1C:Drive, la orden de trabajo permitirá establecer las condiciones de pago. No obstante, si esta información no es requerida en este documento, bastará con mantener desmarcada la casilla de verificación “Establecer condiciones de pago”.
Información adicional
Finalmente, en la última pestaña será posible asignar el departamento o unidad de negocio responsable de ejecutar la orden, así como también el agente de ventas que acompaña el proceso y hasta un proyecto o fase de proyecto a la cual pertenezcan las tareas, con el fin de brindar herramientas que permitan generar reportes e informes para analizar la gestión de los procesos y costos asociados.
Reportes e informes
1C:Drive dispone de múltiples reportes e informes para realizar seguimiento y control a la gestión de servicios y garantías en el sistema. Entre estos cabe destacar el reporte de Análisis de órdenes de trabajo, que permite a los usuarios evaluar la disponibilidad y estado de suministro de productos, servicios y trabajos ordenados por los clientes. En su versión estándar los usuarios podrán hacer seguimiento a:
- La cantidad de materiales, servicios, trabajos e inventario en venta reservado, ejecutado y/o consumido según aplique.
- La cantidad de artículos del inventario reservados en cada orden, planificados, consumidos y/o pendientes por consumir. Como se ha mencionado anteriormente, este es el inventario consumido a expensas de la empresa, es decir, que no se factura a los clientes.
- La cantidad de productos ordenados que están reservados en las existencias y asignados a las órdenes de compra, de producción o de subcontratista, emitidas para gestionar la reposición del inventario según aplique.
