PRESUPUESTO
La planificación del presupuesto es un proceso integral en el cual las empresas establecen sus metas operativas y financieras en términos de entradas y salidas de recursos económicos y desarrollan un plan detallado para alcanzarlas.
El presupuesto es una herramienta crucial que se utiliza para alinear los esfuerzos individuales (por áreas de negocio o departamentos) a los objetivos estratégicos de la organización, prever y controlar los recursos e identificar si la operación está generando los resultados esperados. Su principal objetivo consiste en proporcionar una guía para la toma de decisiones financieras y asegurar que los recursos estén asignados de manera eficiente.
Aspectos a considerar en la planificación presupuestal
La elaboración del presupuesto puede ser tan simple o compleja como lo requiera la organización. No obstante, generalmente incluye elementos tales como:
- Ingresos: Estimación de los ingresos esperados, provenientes de ventas u otras fuentes.
- Gastos operativos: Desglose detallado de los costos operativos, como salarios, suministros, alquiler, servicios públicos, entre otros.
- Gastos de capital: Previsión de inversiones en activos a largo plazo, como equipos, propiedades, tecnología, etc.
- Flujo o saldo de efectivo: Pronóstico de los movimientos de efectivo, incluyendo ingresos y egresos previstos en diferentes períodos.
- Balance: Estimación de la posición financiera de la empresa al final de un período, considerando activos, pasivos y patrimonio neto.
- Estado de resultados: Proyección de los ingresos y gastos para determinar la utilidad neta.
- Indicadores clave de rendimiento (KPI): Métricas que permiten evaluar el desempeño financiero y operativo de la empresa.
Su planificación puede variar según las necesidades y prácticas de la empresa, pero comúnmente se establece de forma anual. Sin embargo, algunas organizaciones también realizan presupuestos a corto plazo (trimestral, mensual) para una visión más detallada y ajustada a cambios rápidos en el entorno empresarial.
Elaboración de presupuestos en 1C:Drive
Descripción del proceso
La funcionalidad de Presupuestos se encuentra disponible en el módulo de Compañía, sección Planificación. Al acceder a esta se desplegará la forma de lista de todos los presupuestos previamente creados. Al ingresar al documento deseado, el objeto se visualizará de la siguiente manera:
- Periodo de planificación: Es el intervalo de tiempo para el cual se está elaborando el plan financiero. Estos pueden ser configurados a su vez desde el catálogo de Periodos de planificación, disponible en el Módulo de Compañía, sección Planificación, o directamente desde el documento del presupuesto.
Los periodos de planificación cuentan con un intervalo de vigencia (fecha de aplicación) y una periodicidad que son asignadas por el usuario responsable de su creación.
- Costos:
- Directos: Son los costos asociados directamente a la producción de bienes o servicios. Incluyen el costo de la materia prima, la mano de obra directa y otros costos directamente atribuibles a la producción.
- Indirectos: Son costos que no se pueden rastrear directamente hasta un producto o servicio específico. Incluyen gastos generales de la empresa, como el alquiler, la depreciación, los costos administrativos y otros gastos compartidos.
- Ingresos y gastos: Esta pestaña consta de dos sub pestañas, una para los conceptos de ingresos y otra para los conceptos de gastos.
Los ingresos representan las ganancias generadas por la venta de bienes o servicios. Pueden incluir ingresos por ventas, intereses, alquileres u otras fuentes de ingresos. En esta subpestaña será necesario consolidar la siguiente información para cada uno de los movimientos de entrada proyectados en el periodo de planificación asignado.
Por su parte, los gastos son los desembolsos de dinero o el valor de los recursos utilizados para llevar a cabo las operaciones comerciales. Los gastos pueden incluir costos de producción, salarios, gastos de ventas y marketing, entre otros. En esta subpestaña será necesario consolidar la siguiente información para cada uno de los movimientos de salida proyectados en el periodo de planificación asignado.
- Saldo inicial: Representa la cantidad de dinero o valor en cuentas específicas al comienzo de un período contable o financiero. Puede incluir saldos de cuentas bancarias, saldos de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otros activos y pasivos al inicio del período presupuestario.
- Saldo de efectivo: Es la cantidad de dinero disponible en efectivo en un momento dado. Incluye el efectivo en caja, cuentas bancarias y otros equivalentes de efectivo. Este saldo se actualiza conforme se realizan ingresos y se efectúan pagos.
- Operaciones: Se refieren a las transacciones y actividades comerciales realizadas por la empresa. Esto abarca desde la compra de materia prima, la producción y venta de bienes o servicios, hasta el pago de gastos y la recepción de ingresos. El seguimiento detallado de las operaciones es esencial para la planificación financiera y la toma de decisiones.
Paso a paso
Presupuesto con cuentas contables
- Para crear un nuevo presupuesto, hacer clic en el botón “Crear”, ubicado en la parte superior izquierda del listado.
- A continuación, se abrirá una nueva ventana para la creación del documento. En el encabezado se deberá asignar el periodo de planificación, la fecha de creación (Con fecha de) y la compañía a la que corresponde (si se usa la configuración de negocios múltiples).
Nota: Tener en cuenta que el diligenciamiento de los campos delineados en color rojo en su parte inferior es de carácter obligatorio para poder proceder con la validación del documento.
- En la subpestaña Ingreso de la pestaña principal Ingresos y gastos, agregar una línea por cada movimiento de entrada esperado dentro del periodo de planificación asignado, haciendo uso del botón “Añadir”. Los ingresos podrán ser tan detallados como la organización lo requiera, estando el usuario en capacidad de crear y asignar diferentes conceptos de ingresos, líneas y unidades de negocio.
- De igual manera, en la subpestaña Gastos de la pestaña principal Ingresos y gastos, se deberá agregar una línea por cada movimiento de salida esperado dentro del periodo de planificación asignado, haciendo uso del botón “Añadir”. Los gastos podrán ser tan detallados como la organización lo requiera, estando el usuario en capacidad de crear y asignar diferentes conceptos de gastos, líneas y unidades de negocio (pudiendo ser sucursales, departamentos o centros de costo).
- A modo de ejemplo, se presenta a continuación la elaboración del presupuesto de ingresos y gastos para el periodo de enero 2024, donde para determinados casos, los movimientos son distribuidos no solo por centros de costo (departamento), sino también por línea de negocio y conceptos de ingresos y gastos. (pudiendo ser sucursales, departamentos o centros de costo).
- Para almacenar el documento de manera parcial y sin afectar los asientos contables, este podrá guardarse haciendo clic en el botón “Guardar” en la parte superior izquierda del encabezado.
- Una vez finalizada la modificación del documento, este podrá ser validado con el fin de que se registren los asientos contables y la información registrada sea objeto de análisis posterior.
Presupuesto sin cuentas contables
Axial ERP brinda a sus clientes las herramientas necesarias para simplificar el proceso de elaboración del presupuesto en 1C:Drive CE, limitando la planificación de entradas y salidas al uso exclusivo de los Conceptos de ingresos y gastos. A continuación se describe la ruta para deshabilitar el uso de las cuentas contables:
- Acceder al menú de Servicio y ajustes, a la opción “Funciones para el técnico…”.
- Buscar en el listado de constantes o haciendo uso de la barra de búsqueda principal la constante “UseAccountsInBudgeting”.
- Borrar la selección de la casilla y hacer clic en el botón “Guardar y cerrar”.
- Una vez efectuado el cambio, la creación y gestión de presupuestos no demandará la asignación de cuentas contables. No obstante, permitirá discriminar los movimientos de manera detallada haciendo uso de los conceptos de ingresos y gastos, líneas y unidades de negocio para facilitar el posterior análisis de la información.
- Una vez efectuado el cambio, la creación y gestión de presupuestos no demandará la asignación de cuentas contables. No obstante, permitirá discriminar los movimientos de manera detallada haciendo uso de los conceptos de ingresos y gastos, líneas y unidades de negocio para facilitar el posterior análisis de la información.
Ejecución del presupuesto en 1C:Drive
Consiste en implementar y realizar seguimiento a las proyecciones financieras establecidas en el presupuesto de la empresa. Implica llevar a cabo las acciones y estrategias previamente planificadas para alcanzar los objetivos financieros dentro de su periodo de planificación.
En 1C:Drive la ejecución del presupuesto se efectúa a través de múltiples documentos que afectan los registros contables, entre estos y a modo de ejemplo se encuentran las facturas de venta y facturas de proveedores.
Mediante la validación de ambos documentos el usuario causa de manera inmediata las cuentas contables de ingresos y gastos según corresponda. En el caso de la factura de ventas (como se muestra en las siguientes imágenes), al añadir productos a la pestaña correspondiente, estos traen consigo la cuenta contable de ingresos y concepto o artículo de ingresos pre configurados por defecto durante la creación del objeto.
En línea con esto, durante la creación de cada producto o servicio se configura por defecto en la pestaña de Datos adicionales la Línea de negocio que será aplicada en todas las transacciones comerciales con afectaciones contables para efectos de seguimiento de la ejecución del documento.
Adicionalmente, con el fin de atribuir a la unidad de negocio responsable los ingresos y gastos asociados a cada documento, en la pestaña Información adicional el usuario estará en capacidad de asignar el área, departamento o centro de costo (en materia de gastos).
Análisis de cumplimiento del presupuesto
Tal y como se describió anteriormente, el presupuesto es ejecutado reflejando en el sistema las transacciones comerciales y asignando a cada una de estas las variables correspondientes para facilitar el proceso de preparación de la información y posterior análisis.
Para tales efectos, 1C:Drive cuenta con el informe de Variación del presupuesto de ingresos y gastos (método de devengo), cuya configuración por defecto permite al usuario filtrar la información por periodo contable y de planificación, compañía y línea de negocio. A su vez, el reporte presenta los datos distribuidos en tres secciones columnares, contrastando los ingresos, gastos y la ganancia (o pérdida), todos en términos de lo planificado (Plan) Vs. lo ejecutado (Hecho), la desviación (que corresponde a la resta de ambos) y el porcentaje de desviación.
Con ayuda de la herramienta de configuraciones avanzadas, el usuario se encontrará en capacidad de modificar el reporte de tal forma que la información se presente en una estructura de fácil interpretación y acorde a los requerimientos de la organización.
A continuación se presentan múltiples ejemplos de configuración del reporte:
- Ingresos y gastos por cuenta contable, por línea de negocio y unidad empresarial.
- Ingresos y gastos por concepto, por línea de negocio y unidad empresarial.
- Gastos por cuenta contable, jerarquizados por unidad de negocio y por línea de negocio.
Flujograma del proceso
