viajar por negocios está lleno de pequeños detalles que deben encajar para que el panorama general sea exitoso. Desde el itinerario hasta los arreglos de viaje y el alojamiento, todo es igualmente importante. Gestionar estos gastos puede ser más eficiente cuando se utiliza un per diem, por eso muchas empresas prefieren este método. Pero la primera vez que te enfrentas a establecer uno, puede parecer complicado. ¡No te preocupes! Tenemos toda la información aquí en esta guía para simplificar el concepto y facilitarte el cambio a los per diems en tu negocio.
1. Qué cubre un Per Diem
Los per diems forman parte de múltiples industrias, incluyendo el gobierno, el ejército y la atención médica. Son populares porque combinan varios gastos de viaje en una tarifa diaria, lo que facilita el seguimiento de los gastos y reduce los recibos. El gobierno de Estados Unidos regula las tarifas mínimas. Estas cambian cada año fiscal (1 de octubre) y varían según el código postal. La tarifa diaria de un per diem cubre lo básico: alojamiento, comidas y gastos incidentales. Sin embargo, si eligen utilizar su asignación en propinas, servicios de lavandería u otros gastos, pueden hacerlo, siempre y cuando esté dentro de los límites del per diem.
2. Cómo se rastrean los Per Diems
Las grandes empresas quieren que sus flujos de trabajo sean lo más fáciles posible porque eso es lo que resulta rentable. Por lo tanto, puedes asumir desde el principio que los per diems serán más manejables que otros sistemas de seguimiento. Cuando los empleados tradicionalmente gastan dinero en un viaje de negocios, guardan sus recibos y los presentan para su reembolso. Imagina diez personas en un viaje, con tres comidas al día, alojamiento y gastos incidentales. Eso es una gran cantidad de solicitudes de aprobación, y aún más recibos para recopilar. Estos números aumentan con las empresas medianas y grandes. Simplificación de los informes de gastos Obviamente, revisar los recibos, procesarlos y reembolsarlos individualmente es un uso de recursos que consume mucho tiempo. Los per diems reducen en gran medida esta carga de trabajo. En su lugar, tu empresa asigna una tarifa de per diem establecida (utiliza las pautas del gobierno para asegurarte de cumplir con los requisitos mínimos), y tus empleados reciben esa cantidad para gastar en su viaje. Si gastan más o compran algo que no está incluido en lo que cubre el per diem, eso es un gasto que sale de su bolsillo. De lo contrario, sus costos de negocios están cubiertos, y no tienes que manejar la aprobación de cada compra y solicitud de reembolso.
3. Cómo se completan los informes de gastos
Cuando el viaje ha terminado, cada empleado tiene una fecha límite para completar un informe de gastos. No necesitan adjuntar recibos, pero deben incluir información básica en el informe de la empresa. Esto debe incluir la fecha, el lugar y los horarios del viaje. También debe mostrar el propósito del viaje y si utilizaron su per diem solo para alojamiento o también para comidas y gastos incidentales. Recuerda a cada empleado que solo tienen 60 días para completar los informes de gastos antes de que se conviertan en ingresos gravables.
4. Cómo se gravan los Per Diems
Los empleados no tienen que presentar recibos, pero aún así tendrás que mantener un registro de los gastos. Esto es vital debido a las implicaciones fiscales. La tributación de los per diems puede perjudicar al empleado si tu informe de gastos no se completa correctamente. Dado que los per diems no forman parte del salario estándar, el receptor no debería pagar impuestos sobre ellos. Pero si tu cantidad fija es mayor que las tasas del IRS o los gastos no se presentaron a tiempo, podrían ser gravados. Por tu parte, si omites incluir información en el informe, el empleado tendrá que pagar los impuestos cuando presente su declaración de impuestos sobre la renta.
Conclusión
Es evidente por qué los per diems son el método preferido para el seguimiento de los gastos de viaje de negocios para el gobierno y las grandes empresas. Configurar tu primer sistema de per diem puede ser complicado, pero el resto es rentable y ahorra tiempo una vez que está en marcha. Deberás revisar tus políticas actuales de gestión de viajes y asegurarte de seguir las pautas del gobierno. Con esos pasos resueltos, estás listo para comenzar a usar per diems en tu negocio. Resuelve los problemas y nunca querrás volver a un procedimiento de aprobación/reembolso para los gastos de viaje nuevamente.
