Seleccionar el proveedor adecuado para la implementación de un sistema ERP es un paso crítico en un proyecto exitoso. Todo el proceso arduo, desde la investigación hasta reducir la lista de candidatos, se acumula en este momento. Es importante que se tome el tiempo necesario para hacer una selección final correcta.

Típicamente, comenzará la selección final con una lista corta de tres o cuatro proveedores. Ahora es el momento de familiarizarse completamente con los proveedores de la lista. Antes de que el proceso finalice, los conocerá bastante bien y ellos lo conocerán a usted. Es importante en este proceso compartir información sobre su empresa y sus objetivos libremente con los proveedores. Cuanto más sepan sobre usted y sus circunstancias, mejor podrán ayudarlo. Del mismo modo, los proveedores deben estar dispuestos a compartir mucha información con usted.

Una cosa que es fundamental en el proceso de selección son los planes de los proveedores para el futuro. Espere que cada proveedor tenga un plan de mejoras para sus productos, incluyendo un cronograma aproximado para cuando se implementarán estas mejoras. Esto le brinda seguridad sobre el futuro de los proveedores. Sin embargo, no tome decisiones contando con mejoras futuras y especialmente cuando llegarán. Estas cosas son notoriamente inciertas y no desea basar su decisión en características específicas que se supone que llegarán en un momento específico.

Una parte importante del proceso de selección es obtener una buena demostración o demostraciones de cada uno de los proveedores de su lista corta. Las demostraciones son una oportunidad para que los proveedores muestren lo que sus productos pueden hacer, y para que usted vea cómo funcionan en una situación más o menos real. Es importante que las demostraciones estén cuidadosamente planificadas para brindarle la mayor información sobre el producto. El proveedor tendrá una demostración predefinida que muestra las fortalezas de sus productos. Es importante que vaya más allá de eso y se centre en los aspectos que son más importantes para usted. Determine qué desea ver cubierto antes de la demostración y comparta esa información con los proveedores. Debe hacer esto con cierto detalle para que los proveedores puedan responder a sus necesidades y usted pueda obtener la máxima información. Su audiencia para las demostraciones debe consistir en un comité que represente a los principales interesados en su negocio. Dé a todos suficiente tiempo para hacer preguntas y familiarizarse con el sistema, si es posible. Obviamente, estas demostraciones van mucho más allá de las demostraciones basadas en PowerPoint que se le dieron al desarrollar la lista corta. Es importante observar cuidadosamente y tomarse todo el tiempo necesario para asegurarse de las capacidades y facilidad de uso de cada producto.

El siguiente paso es enviar una Solicitud de Propuesta (RFP) a todos los proveedores preseleccionados. Esto debe solicitar información detallada sobre el producto, cubrir cualquier punto que no se haya abordado o que quede poco claro en las demostraciones y, lo más importante, solicitar ofertas para el trabajo. Esta RFP es el comienzo de un proceso de ida y vuelta para refinar tanto las especificaciones del producto final como los costos, incluidos los costos anuales de licencias y mantenimiento. Especialmente en el caso de los costos, tenga en cuenta que este es solo el primer paso en el proceso y no puede confiar demasiado en los costos presentados en respuesta a la RFP.

Una vez que haya recibido y analizado las RFP, es hora de que el comité de selección se reúna y tome una decisión. Esto puede llevar varios días, ya que los miembros del comité consideran los pros y los contras de cada oferta. Esto se complica por el hecho de que rara vez hay un ganador claro que sea notablemente superior a los demás. Probablemente se necesitará mucha negociación y discusión entre los miembros del comité para llegar a una decisión.