Benjamin Franklin dijo una vez: “Los invitados, como los peces, comienzan a oler después de tres días”. Por desgracia, esta misma situación puede ocurrir en las reuniones entre el área de negocios y TI en un Comité de Dirección de TI (CDTI). La euforia de crear un CDTI con citas que anuncian una nueva colaboración entre TI y el área de negocios para apoyar el crecimiento y el cambio, rápidamente se convierte en indiferencia y apatía.
¿Por qué sucede esto? ¿Por qué el área de negocios se desvincula rápidamente de las reuniones del CDTI? Desafortunadamente, las reuniones del CDTI se desmoronan rápidamente, con el CIO hablando la mayor parte del tiempo mientras los participantes se centran en responder correos electrónicos o aprovechan el tiempo para dormir una siesta. Si esto es lo que ocurre en tus reuniones, es hora de revitalizar el CDTI. Hay tres actividades simples para renovar el CDTI y fortalecer la relación entre TI y el área de negocios:
1. Actualizar los principios rectores
Este es un ejercicio único que ayuda a involucrar nuevamente al área de negocios. Trabajen en equipo para desarrollar o actualizar los principios rectores para identificar, seleccionar y priorizar proyectos. Los principios rectores deben garantizar una comunicación clara y bidireccional para que TI no sea solo un “tomador de pedidos”. TI debe poder preguntar por qué un proyecto es necesario y hacer sugerencias de soluciones alternativas que podrían ser más rentables. Por otro lado, el área de negocios debe tener la capacidad de rechazar las sugerencias de TI para implementar nuevas tecnologías no probadas que no agreguen valor. Esto ayuda a evitar que ambas organizaciones caigan en la tentación de perseguir la última novedad. También son críticos los principios adicionales sobre cómo desarrollar y aprobar los presupuestos operativos de TI. Si bien el CIO puede encargarse de actualizar los principios rectores, los miembros del CDTI deben proporcionar su opinión antes de la aprobación final. Esto garantiza el compromiso de todos los participantes. Los principios rectores actualizados deben comunicarse claramente en toda la empresa y TI para evitar confusiones al identificar, evaluar, aprobar, priorizar y ejecutar proyectos.
2. Dejar que el área de negocios hable más
La clave para mantener el nivel adecuado de interés y participación es hablar sobre las principales iniciativas empresariales y su posible impacto en TI. ¡No se sumerjan inmediatamente en soluciones técnicas! Si se plantea una necesidad de TI, indaguen para determinar cuánta investigación ha realizado el área de negocios para identificar una solución. Enfóquense en agotar las soluciones de procesos u organizativas para consolidar una necesidad de TI. Una vez identificada la necesidad de TI, creen un equipo conjunto de negocio/TI con la responsabilidad de trabajar en los requisitos, las alternativas del sistema y las recomendaciones antes de la próxima reunión del CDTI. Elaboren un caso de negocio realista con un presupuesto bien pensado para que el líder del área de negocios pueda presentar los resultados del esfuerzo del equipo. Este ejercicio en el CDTI ayuda a prevenir gastos innecesarios de TI. Un nuevo programa de marketing y ventas puede no requerir un sistema CRM de varios millones de dólares. Algo tan simple como modificar informes existentes podría ser suficiente.
3. Abandonar los aburridos informes operativos
Tengan cuidado cuando sea el turno de TI para compartir. Nada hace que una persona de negocios en el CDTI comience a enviar correos electrónicos desde su teléfono inteligente más rápido que una serie de informes de tiempo de actividad. Agregar una serie de acrónimos técnicos solo empeora la situación, haciendo que la mayoría comience a pensar en el almuerzo. En su lugar, dediquen tiempo a compartir actividades operativas próximas que podrían tener un impacto en el área de negocios. Consideren a la audiencia y las métricas que son importantes para ellos. ¿Cómo afecta su actividad a esos proyectos, decisiones, plazos y presupuestos? Un ejemplo de una conversación significativa es sobre las actualizaciones próximas que podrían generar tiempo de inactividad en los sistemas operativos. Trabajen con el área de negocios para coordinar los horarios y reducir las posibilidades de interrupciones importantes. Actualizar el sistema GL durante el cierre de fin de año probablemente no sea una buena idea.
Revitalizar el CDTI es solo ligeramente menos difícil que eliminar el olor a pescado podrido. Sin embargo, un CDTI que funcione sin problemas es fundamental para que TI y el área de negocios trabajen juntos como un equipo para apoyar el crecimiento y el cambio. Lograr que ambos trabajen juntos solo requiere un poco de esfuerzo. Solo recuerden agregar lejía para eliminar el olor a pescado.
