La implementación de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) puede ser un desafío, pero también muy gratificante al mismo tiempo. En un artículo reciente, un CFO de una empresa mediana compartió su experiencia al implementar un nuevo sistema ERP en su empresa. Aunque los principios básicos de una buena gestión de proyectos se aplican a empresas de cualquier tamaño, existen particularidades únicas en las empresas más pequeñas que requieren consideración especial.
El CFO se dio cuenta de que, para lograr el crecimiento rápido y apoyar la visión del propietario de triplicar el tamaño del negocio en cinco años, era necesario contar con la infraestructura de TI adecuada. Sin embargo, al revisar la infraestructura existente de la empresa, descubrió que había muchos sistemas de TI independientes, antiguos y desarrollados internamente que no se comunicaban entre sí y requerían una gran cantidad de intervención manual. Esto dificultaba el cierre de libros contables y la generación de informes de gestión.
Ante esta situación, el CFO propuso implementar un nuevo sistema ERP que pudiera respaldar la visión del propietario. Sin embargo, como CFO de una empresa más pequeña y responsable de TI, se dio cuenta de que había aspectos únicos que debía considerar. A partir de su experiencia, identificó algunas reglas de oro que son fundamentales para una implementación exitosa de un sistema ERP en empresas más pequeñas.
1. Obtener el respaldo de la alta dirección
Es fundamental que la alta dirección respalde el plan general, el cronograma, la inversión financiera y de recursos humanos, y los resultados y beneficios esperados. Sin este alineamiento con la alta dirección, no se debe iniciar el proyecto. En el caso de empresas más pequeñas, puede ser necesario explicar la importancia de la tecnología y el alcance del proyecto a la alta dirección, ya que es posible que no lo comprendan completamente.
2. Elegir la tecnología adecuada
Es muy importante seleccionar la plataforma tecnológica adecuada para las necesidades específicas del negocio. Los proveedores pueden intentar vender soluciones con funcionalidades innecesarias o demasiado complejas para una empresa pequeña. Es importante evaluar cuidadosamente las opciones y elegir la tecnología que se ajuste mejor a las necesidades y capacidades de la empresa.
3. Seleccionar los consultores adecuados
Es probable que se necesite la ayuda de una firma de consultoría para la implementación del sistema ERP. Sin embargo, es importante seleccionar el equipo de consultores adecuado. La calidad de los consultores tendrá un impacto significativo en el éxito del proyecto. Antes de comenzar el proyecto, es recomendable revisar los currículos de los consultores y entrevistarlos para asegurarse de que sean los adecuados para el proyecto. Además, es importante mantener una comunicación constante con la alta dirección de la firma de consultoría para asegurar que se asignen los recursos necesarios.
4. Contar con el mejor equipo de proyecto
Es fundamental asignar a los mejores empleados de cada área funcional de la empresa al equipo de proyecto. Estos empleados deben trabajar a tiempo completo en el proyecto y se deben encontrar soluciones para cubrir sus puestos habituales hasta que el proyecto esté completado. Contar con el mejor talento en el equipo de proyecto garantizará una implementación exitosa.
En resumen, la implementación de un sistema ERP en una empresa más pequeña requiere consideraciones especiales. Es importante obtener el respaldo de la alta dirección, elegir la tecnología adecuada, seleccionar los consultores adecuados y contar con el mejor equipo de proyecto. Siguiendo estos principios básicos, las empresas más pequeñas pueden lograr una implementación exitosa de un sistema ERP y aprovechar los beneficios que este puede ofrecer.
