En la era de la comunicación digital, se pensaba que la distancia física dejaría de importar y los viajes de negocios serían una de las principales víctimas de la comunicación virtual. Sin embargo, esto no es cierto, ya que los viajes corporativos siguen en aumento en el mundo actual. No es de extrañar que los gastos asociados a los boletos de avión, la hospitalidad y otros aspectos relacionados representen una parte considerable del presupuesto de una organización.

Si bien estos gastos son necesarios, las empresas se enfrentan al desafío de cómo aprovechar al máximo sus presupuestos de viaje. ¿Existe información y datos que puedan ayudarles a tomar decisiones más inteligentes? La respuesta es sí, y se encuentra en el análisis de datos.

Los viajes de negocios generan una gran cantidad de datos, y estos datos, cuando se consolidan, se convierten en una mina de oro de información y conocimiento crítico. Las empresas pueden mejorar la seguridad y la experiencia de viaje de sus empleados sin incurrir en costos adicionales, al tiempo que reducen los gastos innecesarios.

Sin embargo, el desafío radica en recopilar los datos correctos de sistemas dispares, como la información de recursos humanos, el departamento de viajes y las cuentas de gastos. Además, comprender cómo se relacionan estos datos con los impuestos, los reembolsos y las conciliaciones permite a las empresas hacer que sus empleados viajen con comodidad y también pronosticar los gastos de viaje.

Desde una perspectiva de gobernanza, esto ayuda a identificar patrones de violación de políticas. Con un enfoque intuitivo y visual para el análisis de datos, las organizaciones tienen la capacidad de investigar e interpretar datos sin tener que gastar preciosas horas de trabajo en la generación de informes. Este acceso en tiempo real permite tomar decisiones sobre la marcha, lo cual es un cambio drástico en comparación con cuando las empresas tenían que esperar hasta el final del mes para recopilar la información necesaria.

Por otro lado, el acceso en tiempo real a los gastos pasados y futuros, así como a las proyecciones, permite a la dirección tomar decisiones informadas. Las desviaciones potenciales del gasto presupuestado pueden detectarse temprano para realizar las correcciones necesarias.

La integración de grandes volúmenes de datos, tanto estructurados como no estructurados, de todas las áreas de la empresa, les permite conectar los puntos y ver el panorama general en diferentes unidades. La tecnología ahora permite que estos datos se sirvan en una plataforma de Business Process as a Service (BPaaS). BPaaS es una forma de externalización de procesos empresariales (BPO) que emplea un modelo de servicio de computación en la nube. Mientras que el objetivo del BPO tradicional es reducir los costos laborales, el BPaaS reduce la necesidad de mano de obra mediante una mayor automatización, lo que a su vez reduce los costos.

En resumen, el análisis de datos puede ayudar a las empresas a optimizar sus viajes de negocios al proporcionar información valiosa y permitir la toma de decisiones informadas. Al aprovechar los datos disponibles, las organizaciones pueden mejorar la seguridad y la experiencia de viaje de sus empleados, reducir los gastos innecesarios y tomar medidas correctivas tempranas en caso de desviaciones presupuestarias. El análisis de datos es una herramienta poderosa que puede marcar la diferencia en el éxito de los viajes de negocios.