La economía social se encuentra bajo presión y soluciones que ofrezcan un buen valor por su dinero son esenciales. Cuanto más el software ayuda a agilizar y simplificar los procesos, más tiempo se puede dedicar a las personas que lo necesitan. Esa es solo una de las razones por las cuales la institución de servicios sociales protestantes Diakonie Michaelshoven ahora trabaja con SAP S/4HANA.

Uwe Ufer es un hombre que abraza el cambio. Cuando era alcalde de la pequeña ciudad de Hückeswagen cerca de Colonia, Alemania, dio nueva vida al gobierno municipal, eliminó la contabilidad fiscal e introdujo la contabilidad de doble entrada. Y junto con SAP, Ufer desarrolló una cuenta ciudadana digital, donde todos los ciudadanos pueden ver todos sus documentos oficiales y correspondencia con las autoridades desde la comodidad de su hogar. “Necesitábamos un enfoque centrado en los resultados”, explica Ufer, quien tiene un título en administración pública.

Ahora, Ufer tiene una nueva visión. Como presidente de Diakonie Michaelshoven en Colonia, junto con su equipo, es responsable del cuidado de 1,000 refugiados. Esto incluye proporcionarles alojamiento, enseñarles alemán y darles una comida al mediodía. Además, Diakonie Michaelshoven se encarga de los ancianos, las personas con discapacidades y los jóvenes que no pueden vivir con sus familias y son atendidos en instalaciones residenciales. La organización también reentrena a las personas que ya no pueden trabajar en sus profesiones originales, por ejemplo, debido a una lesión. “La economía social es altamente volátil”, dice Ufer. “Las autoridades de financiamiento tienen poco dinero y apenas pueden gestionar la vivienda de las personas necesitadas”. Por lo tanto, la visión actual de Ufer es hacer que Diakonie Michaelshoven sea más eficiente para poder invertir más tiempo en su trabajo con las personas.

Y ahora, solo unos meses después de que SAP S/4HANA se implementara en enero de 2016, esta visión está tomando forma:

• Gestión empresarial: los informes ya no tienen que ejecutarse durante la noche, sino que se pueden mostrar de inmediato en la pantalla, lo que significa que los gerentes pueden tomar decisiones más rápidas.
• Bienes raíces: ahora hay claridad sobre todas las instalaciones de atención que Diakonie Michaelshoven administra. No solo los costos de calefacción, limpieza y gestión de instalaciones son transparentes, sino que también es posible generar comparaciones de los edificios.
• Planificación: pronto todos los profesionales de atención podrán registrar su trabajo y planes de atención en su propia computadora, ya sea una PC o una tableta.
• Procesamiento de facturas: actualmente, cada factura, independientemente de si es de cinco euros o 1,000, pasa por varias manos. A partir de finales de año, las facturas se escanearán una vez y se pondrán a disposición de los responsables del proceso de inmediato.

Estos pequeños cambios en los procesos están ayudando a Ufer a alcanzar su objetivo. “El enfoque no debe estar en la administración”, dice. Y promete que los ahorros de tiempo y dinero beneficiarán a sus clientes, las personas necesitadas. En términos de facturación, Diakonie Michaelshoven se clasifica en el extremo inferior del mercado medio, pero tiene alrededor de 2,000 empleados. “También estamos planeando consolidar nuestras tareas de TI con Diakonischen Werk Alsterdorf en Hamburgo, que utiliza el centro de datos akquinet para administrar sus sistemas”, explica Ufer con respecto a la decisión de implementar la nueva solución de SAP. En última instancia, más de 4,000 empleados trabajarán con el software. La gerencia está aún más convencida de que es importante tener la última tecnología e innovaciones.

La implementación tomó menos de un año desde la decisión hasta la puesta en marcha. En febrero de 2015, SAP presentó el software impulsado por SAP HANA a la organización en Colonia. El proyecto comenzó a fines de mayo y se completó en enero de 2016. Según Ufer, los factores de éxito del proyecto estaban relacionados más con los procesos y las personas que con los aspectos técnicos.

En resumen, la implementación de SAP S/4HANA ha permitido a Diakonie Michaelshoven optimizar sus procesos y ahorrar tiempo y dinero. Esto ha permitido que la organización invierta más tiempo en su trabajo con las personas necesitadas, brindando un mejor servicio y atención. La tecnología de SAP ha demostrado ser una herramienta valiosa para mejorar la eficiencia y la calidad de los servicios sociales.