El condado de Multnomah, en Oregón, ha tomado medidas para mejorar sus operaciones de tecnología de la información (TI) al darse cuenta de que el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) existente y el soporte para el mismo ya no cumplían con sus necesidades. El próximo año, el condado cambiará a una nueva solución de ERP, pero hasta entonces, está obteniendo más ayuda para resolver los problemas relacionados con el sistema actual, lo que ahorra tiempo y dinero en el proceso. El condado de Multnomah cuenta con la segunda organización de soporte de TI gubernamental más grande de Oregón, solo superada por el gobierno estatal. “Sé que muchos de mis colegas en condados más pequeños tendrían dificultades para proporcionar un nivel equivalente de soporte como el que podemos brindar aquí”, dijo el subdirector de TI, Bob Leek. “El tamaño y la amplitud de las operaciones que tenemos nos permiten tener suficientes recursos para hacer lo que necesitamos hacer”. Sin embargo, el soporte para el sistema ERP del condado era otra historia. El condado ha estado utilizando una versión altamente personalizada de la aplicación ECC 6.0 de SAP con bases de datos de Oracle desde 1999 para tareas como recursos humanos y finanzas, sistemas críticos en los que el condado confía. Cuando surgía un problema en cualquiera de los más de 1,900 puntos de código personalizados, Leek y los representantes del proveedor “pasaban mucho tiempo discutiendo quién era responsable de solucionar qué aspecto del problema”, dijo. A medida que Leek comenzó a elaborar un plan estratégico para pasar a un nuevo sistema ERP, estos problemas influyeron en su consideración de otras opciones. “Comenzamos a analizar cuáles eran nuestros costos de soporte y cómo se justificaban en términos del dinero que estábamos gastando y el tipo de servicio que estábamos recibiendo”, dijo. “Cuando definimos nuestro problema como cómo podemos reducir nuestros costos y aumentar nuestra experiencia de servicio”, el condado decidió buscar otras opciones para el soporte de sus plataformas de ERP nuevas y existentes. El condado eligió a Rimini Street, una empresa con sede en Las Vegas que brinda soporte empresarial a clientes del sector público y privado. La empresa utiliza un modelo de ingeniero de soporte principal, lo que garantiza que haya un único punto de contacto familiarizado con los sistemas empresariales del condado, lo que agiliza el soporte. Este enfoque ha permitido que los trabajadores del condado “se ocupen de problemas de menor gravedad, tal vez molestias en el software que antes no habríamos podido tratar o diagnosticar”, dijo Leek. “Y algunos de nuestros ingenieros de soporte ahora pueden ayudar con la transición a nuestro nuevo sistema ERP que estaremos implementando el próximo año”.

El caso del condado de Multnomah destaca la importancia de contar con un soporte eficiente para los sistemas ERP en el sector público. Estos sistemas son fundamentales para el funcionamiento de las organizaciones gubernamentales, ya que gestionan aspectos críticos como recursos humanos, finanzas y otros procesos clave. Sin embargo, a medida que evolucionan las necesidades y tecnologías, es necesario evaluar constantemente el rendimiento y la eficacia de los sistemas ERP y su soporte.

La elección de Rimini Street por parte del condado de Multnomah demuestra cómo una empresa externa especializada puede brindar un soporte más eficiente y personalizado. Al tener un ingeniero de soporte principal asignado, el condado ha logrado resolver problemas de manera más rápida y efectiva, liberando a su personal interno para enfocarse en tareas de mayor valor. Además, el soporte de Rimini Street también ha brindado asistencia en la transición hacia el nuevo sistema ERP, lo que garantiza una implementación exitosa y una continuidad operativa sin problemas.

En resumen, el caso del condado de Multnomah destaca la importancia de evaluar y optimizar constantemente el soporte de los sistemas ERP en el sector público. Al buscar soluciones externas especializadas, como Rimini Street, las organizaciones gubernamentales pueden mejorar la eficiencia, reducir costos y garantizar un funcionamiento óptimo de sus sistemas ERP.