La implementación de SAP es una iniciativa importante en el ámbito de la tecnología de la información que tiene el potencial de optimizar los procesos empresariales y hacer que la organización sea más eficiente. Sin embargo, como se informó anteriormente en Computer Weekly, muchos proyectos no logran cumplir con los objetivos empresariales y las expectativas de los principales interesados.
Según una encuesta realizada por el servicio de asesoramiento de SAP Resulting IT a 113 personas de 105 empresas, el 52% de las empresas encuestadas afirmaron que su proyecto estaba por encima del presupuesto. Uno de los aspectos que a menudo no se les da suficiente importancia es la licencia, según Rory Canavan, autor del SAM Charter. “Es necesario realizar un análisis regular de la cadena de valor”, dijo. “Identificar las áreas de generación de ingresos en su organización y la tecnología que las respalda. Descubrir dónde encaja SAP para determinar qué módulos no agregan valor”. Según Canavan, la licencia es un criterio clave que los departamentos de TI deben manejar correctamente para mejorar el retorno de inversión en SAP. Una licencia incorrecta puede ser costosa y puede anular cualquier posible retorno de inversión en la implementación de SAP.
Un ejemplo reciente es el caso de Diageo en febrero de 2017, que puso de manifiesto la postura de SAP sobre el acceso indirecto. Diageo quería empoderar a sus clientes comerciales y representantes de ventas a través de un sistema Salesforce, que se conecta a su sistema SAP. El tribunal dictaminó que al conectar su sistema Salesforce a SAP, Diageo estaba utilizando el ERP central de manera no autorizada. El equipo de ventas y cada cliente comercial fueron considerados usuarios profesionales de SAP, lo que conlleva la tarifa de licencia más alta. Diageo fue multado con 55 millones de libras por el uso no autorizado de SAP.
Canavan dijo que las empresas deben asegurarse de licenciar SAP de manera óptima para cumplir con los requisitos de los diferentes grupos de usuarios. “Muchas empresas siguen comprando licencias y no las reutilizan. Para validar esto, es necesario verificar que los usuarios que utilizan SAP sigan en la empresa”, dijo. Sugirió que si las cuentas de correo electrónico de los usuarios están vinculadas a Microsoft Active Directory, el departamento de TI puede suspender tanto el acceso al correo electrónico como el acceso al software cuando el usuario se va. Además, Canavan recomendó que los departamentos de TI consideren el uso de una base de datos de administración de configuración (CMDB) para garantizar que los usuarios solo tengan acceso al software cuando realmente lo necesiten.
En resumen, para optimizar el retorno de inversión en la implementación de SAP, es fundamental prestar atención a la licencia y asegurarse de que se ajuste a las necesidades de los diferentes grupos de usuarios. Además, es importante implementar medidas para reutilizar las licencias y garantizar que los usuarios solo tengan acceso al software cuando sea necesario. De esta manera, las empresas pueden maximizar los beneficios de su inversión en SAP y evitar costos innecesarios.
