La automatización es una herramienta poderosa que puede ayudar a las organizaciones a funcionar de manera más eficiente. Sin embargo, para aprovechar al máximo esta tecnología, es importante abordar primero los pasos más ineficientes en un proceso empresarial.

Antes de automatizar el trabajo, es fundamental optimizar el flujo de trabajo. Esto significa identificar cómo fluye el trabajo dentro de la organización, desde su identificación hasta su finalización. Una técnica útil para visualizar este flujo es el mapeo del flujo de valor (MFV), que tiene sus raíces en la industria manufacturera y se atribuye comúnmente a Toyota y su Sistema de Producción Toyota.

En el contexto de la tecnología de la información, el MFV se utiliza para identificar el flujo de trabajo y valor. Esto incluye elementos como tickets de soporte, solicitudes, código en desarrollo y otros artefactos de conocimiento que pueden considerarse “materiales”. Diversos marcos y enfoques de TI, como ITIL 4, IT4IT y DevOps, hablan sobre la aplicación del MFV.

La principal ventaja del MFV radica en su capacidad para rastrear el trabajo desde su identificación hasta su finalización. A través de talleres colaborativos, los interesados pueden comprender mejor el trabajo que se realiza en otros equipos o departamentos, y pueden identificar cuánto tiempo se espera antes de que alguien comience a trabajar en una tarea, en comparación con el tiempo que lleva completarla. También nos recuerda que la velocidad a la que se puede completar el trabajo está determinada por el eslabón más lento.

Para ilustrar esto, imaginemos un equipo de mecánicos en una carrera de Fórmula 1. Cuando el auto ingresa al pit stop, debe esperar mientras el equipo trabaja frenéticamente para cambiar los neumáticos y reabastecer de combustible. Supongamos que cambiar los neumáticos lleva dos segundos, pero el reabastecimiento requiere cinco segundos. ¿Cuánto tiempo crees que el auto pasará esperando antes de poder volver a la carrera? Los retrasos en cualquier paso individual determinan la velocidad general de un proceso empresarial.

Por ejemplo, consideremos el proceso de cuentas por pagar. En este caso, recibir la factura, conciliarla con una orden de compra, verificar la recepción de bienes o servicios, revisar los términos de pago, obtener la aprobación del pago por parte de un controlador financiero, programar el pago, actualizar el sistema contable y completar cualquier otro papeleo. Supongamos que obtener la aprobación del pago lleva dos semanas, pero el resto de los pasos se completan en menos de un día. En este ejemplo, el proceso completo tarda dos semanas en finalizar. Invertir en automatización para reducir el tiempo y el esfuerzo fuera del paso de aprobación del pago es poco probable que tenga un impacto significativo en el tiempo total necesario.

En resumen, antes de implementar la automatización, es esencial optimizar el flujo de trabajo. Identificar los pasos más ineficientes y mejorarlos puede tener un impacto mucho mayor en la eficiencia general de un proceso empresarial que simplemente automatizar tareas sin tener en cuenta el flujo de trabajo. La automatización es una herramienta poderosa, pero solo será efectiva si se implementa de manera estratégica y se abordan primero los cuellos de botella en el flujo de trabajo.