La implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) en el sector público conlleva numerosos riesgos que deben ser considerados y minimizados. A diferencia de las empresas privadas, las entidades gubernamentales operan en entornos públicos que pueden magnificar las consecuencias de decisiones erróneas en la selección, planificación e implementación de un sistema ERP.
¿Implementar o no implementar un sistema ERP?
Antes de tomar la decisión de implementar un sistema ERP, es fundamental evaluar si es la opción adecuada para la organización. Esto implica sopesar los posibles beneficios, como la mejora de los procesos empresariales y la sustitución de sistemas heredados obsoletos, frente a los posibles inconvenientes, como los costos de licencias e implementación, los plazos prolongados, la aceptación por parte de los usuarios y los riesgos de fallos en el sistema.
Las entidades públicas suelen tener menos opciones de actualización disponibles en comparación con las empresas privadas. Por ejemplo, mientras algunas empresas pueden optar por un sistema altamente personalizado diseñado y desarrollado internamente o por un proveedor externo líder, esta opción puede no estar disponible para las entidades gubernamentales. Sin embargo, las agencias públicas pueden tener algunas ventajas, como la posibilidad de aprovechar sistemas ya implementados en otras agencias.
Selección del software y del integrador del sistema
La selección del software ERP no debe tratarse como un proceso de adquisición estándar, ya que implica dos fases: la selección del software en sí (por ejemplo, Oracle versus SAP) y la selección del integrador del sistema (por ejemplo, Accenture versus Deloitte Consulting). Además, el proceso de solicitud de propuestas (RFP, por sus siglas en inglés) debe formularse teniendo en cuenta al menos cuatro áreas cruciales: personalización del software, equipo del proyecto, metodología y aseguramiento de la calidad.
La falta de atención a estas áreas durante la fase de selección puede tener repercusiones legales duraderas en caso de disputas debido a defectos en el sistema, retrasos en la planificación o aumento de los presupuestos.
Personalización del software
Durante la etapa de venta, los equipos de ventas de los proveedores presentan las ventajas del software y las habilidades y experiencia del equipo que lo implementará. En esta etapa, las entidades públicas deben comprender y discutir el grado de personalización que puede ser necesario para obtener la funcionalidad requerida y evaluar si el software se adapta adecuadamente a sus necesidades. Si bien la mayoría de las implementaciones de ERP requieren cierto grado de personalización, un exceso de personalización puede generar problemas de rendimiento y costos de mantenimiento más altos. Además, incluso una cantidad razonable de personalización puede requerir consultores con un mayor nivel de habilidad y experiencia. Por lo tanto, durante la etapa de venta, el cliente de la entidad pública debe obtener garantías específicas de que la personalización necesaria no afectará el rendimiento del sistema y de que el equipo del proyecto del proveedor tiene las habilidades especializadas necesarias para personalizar adecuadamente el software.
En resumen, la implementación de un sistema ERP en el sector público conlleva riesgos significativos que deben ser abordados de manera proactiva. Evaluar cuidadosamente la necesidad de implementar un sistema ERP, seleccionar el software y el integrador del sistema adecuados, y considerar la personalización del software de manera equilibrada son pasos fundamentales para minimizar los riesgos y garantizar el éxito de estos proyectos en el sector público.
