Cada negocio, grande o pequeño, almacena una gran cantidad de datos en archivos y carpetas. Además, estos datos son accesibles para los empleados y equipos como parte de las operaciones normales del negocio. Obviamente, cuando la información confidencial de la empresa está abierta para compartir, existen riesgos involucrados. Después de todo, no se puede confiar en que cada empleado sea honesto al manejar los datos y siempre existe la posibilidad de pérdida debido a errores humanos. Como resultado, los riesgos de compartir archivos se convierten en una de las mayores preocupaciones para las organizaciones globales. Continuamente buscan formas de minimizar estos riesgos y resolver cualquier violación si las amenazas se materializan, lo que puede suceder en algún momento.

Antes de descubrir las medidas para reducir tales riesgos, es importante identificarlos para que puedas comprender contra qué estás trabajando. La confiabilidad de los datos e información que se transmiten dentro y fuera del negocio es tan buena como la infraestructura de almacenamiento y compartición de archivos. Además, también depende de las medidas de seguridad que una organización tenga implementadas para proteger el sistema. Aquí hay algunos riesgos que tu negocio puede enfrentar en el contexto de compartir archivos:

• Sin un sistema sólido y medidas efectivas, siempre existe el riesgo de que se comprometa la integridad de los datos que se intercambian. Si los archivos se manipulan durante la compartición, pueden contener información inexacta o degradarse o corromperse durante la transferencia. En consecuencia, cualquier decisión basada en esta información también está en riesgo.
• Las empresas que optan por compartir archivos también están expuestas a hackers y personas sin escrúpulos que desean explotar sus datos con intenciones incorrectas y para sus propios fines, ya sea robándolos, espiándolos o hackeándolos.
• La confidencialidad es otro problema crítico para las empresas, ya que puede llevar a problemas de cumplimiento normativo. Esto puede resultar en daño a la reputación e incluso posibles consecuencias legales. Además, existe la probabilidad de pérdida de ingresos si los datos de los clientes caen en manos equivocadas.
• Otro riesgo para las empresas está relacionado con el robo de propiedad intelectual, con la posibilidad de espionaje corporativo e infiltración de plataformas de compartición de archivos.

Ahora que comprendes los tipos de riesgos a los que tu empresa puede enfrentarse y el impacto que pueden tener, querrás reducirlos al mínimo. Aquí hay algunas medidas que pueden ayudar:

Selecciona una plataforma de compartición de archivos en la que puedas confiar

Lo primero es lo primero, debes esforzarte al elegir tu plataforma de compartición y colaboración de archivos porque es por donde tus archivos transitan. Prioriza una plataforma segura que tenga el conjunto de funciones adecuado y sea lo suficientemente buena para manejar tus requisitos, según el tamaño de tu equipo y el tipo de archivos que necesitas compartir como parte de tus operaciones. Una plataforma fácil de usar es una excelente opción, ya que no querrás algo que tenga una curva de aprendizaje pronunciada. Cualquier cosa que sea difícil de usar aumenta la probabilidad de errores.

Utiliza controles de acceso sólidos y encriptación

Además de tener una solución confiable de compartición de archivos, también debes implementar controles de acceso sólidos. Al mismo tiempo, las cuentas de usuario en la plataforma deben estar protegidas por contraseñas fuertes y estas deben cambiarse con frecuencia. La autenticación de múltiples factores para acceder al sistema sería una ventaja adicional cuando se trata de minimizar los riesgos de seguridad. Todos los datos que se almacenan y envían también deben estar encriptados para prevenir cualquier riesgo imprevisto.

Asegura la gestión de dispositivos

Dado que la mayoría de las organizaciones permiten a los empleados utilizar dispositivos personales para asuntos de negocios en la actualidad, es obligatorio gestionar todos los dispositivos que se utilizan para acceder, compartir y almacenar datos empresariales. Sin duda, el BYOD (Bring Your Own Device) empodera a la fuerza laboral remota, pero se necesita un plan completo de gestión de dispositivos para proteger los datos de empleados deshonestos. Asegúrate de que tu política de BYOD incluya disposiciones firmes que establezcan las prácticas relevantes para los usuarios. Además, debes utilizar las tecnologías adecuadas de Gestión de Dispositivos Móviles (MDM) y buscar derechos administrativos para borrar datos de forma remota de los dispositivos que se pierdan, sean robados o comprometidos.

Si bien implementar estas medidas de seguridad reducirá los riesgos de compartición de archivos en gran medida, capacitar a tus empleados es vital. Educa a las personas sobre la importancia de los datos de la empresa y su seguridad para que lo tomen como una responsabilidad en lugar de una carga. Además, debes construir y consolidar una cultura laboral que priorice la seguridad de la información en todos los niveles, desde la alta dirección hasta el personal de nivel inferior.