El año pasado, ABC Medical estuvo a punto de cerrar sus puertas. A las 7:00 a.m., aparecieron visitantes solicitando ver al vicepresidente de fabricación. Estos visitantes estaban allí para auditar todos los registros de producción de los últimos tres años. Tenían las credenciales que respaldaban su solicitud. ABC se dedica a la fabricación de dispositivos médicos. Sus registros en papel sobre la capacitación y certificaciones de la fuerza laboral estaban terriblemente desorganizados. Las órdenes de trabajo provenían de una caja y los informes de enrutamiento de trabajo aparecían en otra caja. El problema surgió cuando un auditor solicitó registros de capacitación o certificaciones para demostrar que los trabajadores estaban calificados para realizar el trabajo. Existía una amenaza real de revocar el permiso para fabricar y vender algunos de sus productos. Después de tres días más, encontraron algunos registros de capacitación y certificaciones en cajas de archivos que estaban llenas de polvo. ABC se libró con una advertencia y probatoria, logrando mantenerse en el negocio. El CEO declaró que algo así nunca volvería a suceder y comenzó a buscar formas de gestionar mejor los registros de certificación. ¿Qué medidas tomaron?
Las personas en ABC se dieron cuenta de que su ERP sería una buena herramienta para rastrear la capacitación y las certificaciones de la fuerza laboral. Como ya tenían el sistema, no necesitaban gastar dinero escaso en otra base de datos. También habían utilizado el módulo de calidad para documentar las pruebas de los materiales comprados. Ahora utilizaron el mismo módulo para ingresar las preguntas del examen de los documentos de capacitación en papel. Los empleados en entrenamiento podían ingresar sus respuestas directamente en el ERP, donde se conservaría el registro. Luego, revisaron la configuración donde los usuarios estaban autorizados para usar el ERP. Había una página donde se podían registrar y rastrear las certificaciones. A veces, habían utilizado esa misma página para recordatorios de cumpleaños y datos sociales similares. Ahora se cambió oficialmente para rastrear solo datos relacionados con el negocio. Habían comenzado a utilizar el ERP para ingresar transacciones en los trabajos de producción justo antes de la auditoría. Ahora aprendieron a configurar a los empleados como recursos para que ciertas calificaciones se utilizaran para programar al empleado adecuado para un trabajo. Al principio, solo utilizaron esto para programar la máquina más rápida, pero rápidamente se dieron cuenta de que los recursos de los empleados también podían mantener calificaciones como la capacitación y las certificaciones. Ahora todo encajaba. Los trabajos de producción se planifican con el ERP. Los recursos de los empleados se asignan a un trabajo en función de su capacitación y certificaciones, y su trabajo se programa para que coincida con los requisitos del trabajo. El sistema ERP realiza un seguimiento automático de si la capacitación y las certificaciones están actualizadas y envía alertas a la gerencia cuando se acercan los plazos. Un empleado que no está certificado actualmente no se programa para un trabajo que requiera esa certificación. ABC también aprendió a buscar brechas donde se necesitaría una habilidad pero se esperaba una escasez de empleados con esa habilidad. Podían capacitar a los empleados existentes o contratar externamente para cubrir esas brechas y evitar crisis.
El futuro es prometedor. La próxima vez que esos auditores se presenten, ABC Medical estará preparado. Realizan un seguimiento de las habilidades de cada empleado y actualizan rigurosamente los registros de capacitación y certificación de la fuerza laboral. Su ERP programa a las personas con la capacitación y certificación necesarias para cualquier trabajo de manera automática. Los clientes aprecian que la calidad de los productos ha mejorado y ABC ya no tiene preocupaciones acerca de que los auditores de conformidad se presenten.
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