En el mundo empresarial actual, la gestión eficiente de la información y la automatización de los procesos son fundamentales para el éxito. Las empresas buscan constantemente formas de mejorar la eficiencia y reducir los costos. Una de las áreas en las que se puede lograr esto es mediante la integración de un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) con un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).
Recientemente, Epicor ha integrado DocSTAR, una solución de gestión de contenido empresarial, en su solución de ERP Prophet 21. Esta integración permite a las organizaciones gestionar grandes volúmenes de documentación de manera más eficiente. Para aquellas empresas que ya utilizan Prophet 21, esta integración puede ser una elección obvia.
Un ejemplo de empresa que ha adoptado esta integración es G.L. Huyett, fabricante de sujetadores sin rosca. Según Scott Longfellow, vicepresidente de Finanzas de G.L. Huyett, necesitaban un sistema de gestión de contenido empresarial para acceder de manera oportuna a la información, agilizar tareas intensivas en mano de obra, reducir el espacio de almacenamiento físico y reemplazar múltiples aplicaciones heredadas. DocSTAR fue la elección de G.L. Huyett debido a sus características avanzadas, su potente diseñador de flujos de trabajo, su integración perfecta con Prophet 21, su facilidad de uso y su interfaz intuitiva, así como el soporte confiable de Epicor, su proveedor de confianza.
La integración de ECM y ERP ofrece numerosas ventajas para las empresas. Al implementar un ERP, las organizaciones buscan automatizar y estandarizar los procesos. Sin embargo, a menudo los documentos fluyen dentro y fuera de las organizaciones sin una integración adecuada en el sistema ERP. Por ejemplo, las funciones de cuentas por pagar que reciben facturas en papel o incluso electrónicas necesitan transcribir la información al sistema. Además, los documentos de diseño dentro de las organizaciones necesitan un control de versiones para evitar el uso de especificaciones desactualizadas por error.
Una solución de gestión de contenido empresarial puede automatizar algunos de estos procesos. Al incorporar funciones como la gestión de documentos, la búsqueda, el escaneo/OCR, los flujos de trabajo, el control de versiones y la gestión de registros, las empresas pueden mejorar aún más su eficiencia. Cuando estas funciones se integran en un sistema ERP, se agrega un valor adicional.
Sanjay Kumar, vicepresidente de gestión de productos de Epicor, explica que la pérdida, el archivo incorrecto y los retrasos en las aprobaciones de documentos pueden costar tiempo y dinero a las organizaciones. Además, los empleados remotos, los problemas de cumplimiento y seguridad añaden aún más complejidad a un sistema ya complejo. DocSTAR ECM puede ayudar a mejorar la productividad y ahorrar costos al crear un flujo de trabajo sin papel que permita lograr una mayor eficiencia y productividad, obtener mejores conocimientos empresariales, gestionar mejor el efectivo, mejorar la colaboración y simplificar el proceso de auditoría.
La integración entre DocSTAR y Prophet 21 permite la automatización del proceso de cuentas por pagar. Las facturas se escanean, indexan y envían para su aprobación a través de flujos de trabajo que se configuran automáticamente. Si bien existen ventajas en el uso de ECM como producto independiente, la integración ofrece un nivel superior de eficiencia.
En resumen, la integración de un sistema de gestión de contenido empresarial con un sistema de planificación de recursos empresariales puede mejorar significativamente la eficiencia y la productividad de una empresa. Al automatizar los procesos de gestión de documentos y aprovechar las ventajas de un ERP, las organizaciones pueden ahorrar tiempo y dinero, mejorar la colaboración y simplificar los procesos de auditoría. Si tu empresa se enfrenta a desafíos relacionados con la gestión de documentos, la integración de ECM y ERP podría ser la solución que estás buscando.