En una encuesta reciente a empresas, el número de encuestados que respondieron que su proyecto de ERP se había completado dentro del presupuesto disminuyó del 37 por ciento el año pasado al 30 por ciento en 2015. En otras palabras, más proyectos estaban superando sus costos esperados de diseño, instalación e implementación que el año anterior, una pesadilla para los contadores. No es sorprendente que el costo total promedio de una solución de ERP haya aumentado en un año un promedio de $1.7 millones. En muchos aspectos, el ERP es similar a una reparación en el hogar: si no se hace correctamente la primera vez, terminarás gastando cinco veces más tratando de corregir los errores después del hecho.

Cuando se examina en detalle, la razón principal que los encuestados dieron para el aumento en el costo del proyecto fue un cambio o aumento en el alcance del proyecto. Algo se pasó por alto y tuvo que incluirse cuando el proyecto ya estaba en marcha, un cambio en las especificaciones. Otros problemas incluyeron no tener el personal adecuado o suficiente mano de obra en general, así como tener la tecnología incorrecta a mano. Nuevamente, ambos elementos pueden aumentar los costos en el último momento cuando la demanda es alta y la capacidad de comparar la calidad es extremadamente limitada.

La mejor manera de presupuestar correctamente para un proyecto de ERP es planificar correctamente desde el principio. Y esto comienza con un mapeo exhaustivo de los procesos existentes, así como una explicación detallada de lo que se desea. Con demasiada frecuencia, todos los involucrados quieren comenzar a crear y construir de inmediato. Sin embargo, un comienzo prematuro casi siempre termina en un desastre financiero. En su lugar, cada proceso a cubrir, por mundano que sea, debe ser mapeado minuciosamente en detalle y en un diagrama de flujo. Este análisis existente luego debe ser comparado objetivamente con el objetivo deseado y se debe preparar un análisis completo de brechas, es decir, qué se necesita para pasar de lo que hacemos ahora a lo que nos gustaría que fuera. Ningún proceso o módulo debe quedar fuera. Cuando se complete ese análisis de brechas, entonces y solo entonces se debe escribir el alcance del proyecto basado en todos los hallazgos. El alcance no tiene que ser perfecto en el sentido de cubrir cada problema. La escritura del alcance es a menudo el momento en que se dan prioridades y se eligen paquetes deseados en lugar de elementos menos necesarios. Sin embargo, todas las contingencias y requisitos posteriores deben identificarse e incluirse en este punto para evitar el cambio de especificaciones “sorpresa” más adelante. Cuando esté completo, el alcance debe ser completamente evaluado y criticado. Este enfoque garantizará un plan de proyecto sólido.

Una vez comprometido en la fase de construcción, el alcance del proyecto debe alinearse de manera consistente sin desviaciones. Solo en un caso extremo que obstaculice o mate el proyecto si no se aborda, se permitirá un cambio. Habrá mucha presión política interna para abordar cada nuevo problema, pero eso debe resistirse. Si se hace correctamente desde el principio, las necesidades ya deberían estar satisfechas. Seguir este enfoque es la forma más sencilla de mantenerse dentro del presupuesto, pero puede ser extremadamente difícil desde una perspectiva de gestión. Por lo tanto, el apoyo superior es fundamental. Sin él, no te molestes en intentarlo porque el proyecto terminará siendo un desastre costoso con múltiples cambios inyectados en el camino.

Una forma más sencilla de mantenerse en el objetivo y en el presupuesto es optar por servicios de implementación empaquetados. Algunos socios de implementación con una experiencia significativa han podido aplicar las mejores prácticas que han desarrollado en una metodología de implementación estándar y han creado ofertas de servicios empaquetados que garantizan que obtengas exactamente los servicios que necesitas a un precio fijo que sabes de antemano que puedes pagar.

En resumen, para mantener tu presupuesto de implementación de ERP en el buen camino, es crucial hacer una planificación adecuada desde el principio, mapear exhaustivamente los procesos existentes, compararlos con los objetivos deseados y preparar un análisis completo de brechas. Además, es importante escribir un alcance del proyecto que cubra todas las contingencias y requisitos posteriores. Durante la fase de construcción, es fundamental mantenerse alineado con el alcance del proyecto y resistir los cambios innecesarios. Si se sigue este enfoque, se puede lograr una implementación exitosa dentro del presupuesto establecido.