La nube ha sido promocionada como una solución mágica para los problemas de larga data de los sistemas ERP. Se dice que los sistemas ERP en la nube son más fáciles y menos costosos de implementar que los sistemas locales. Si bien hay ciertas ventajas en este enfoque, los sistemas ERP en la nube también tienen sus propios desafíos y costos ocultos, especialmente en lo que respecta a la integración, migración de datos y personalización.

A corto plazo, los sistemas ERP en la nube suelen ser menos costosos que las implementaciones locales, ya que eliminan la necesidad de realizar grandes inversiones en infraestructura de red, servidores y almacenamiento. Además, con los sistemas ERP en la nube, el proveedor se encarga del mantenimiento y la implementación continua, lo que permite a las empresas necesitar menos recursos para las tareas diarias de administración y gestión. “Puedes ahorrar en costos de infraestructura y, dependiendo de cómo adquieras el servicio, puedes ahorrar en soporte técnico al reducir el personal interno”, dijo Brian Potts, COO de Third Stage Consulting, una empresa de consultoría independiente especializada en ERP. “Sin embargo, el mayor error que cometen las empresas es creer que el ERP en la nube es de alguna manera más fácil o que lleva menos tiempo. Eso realmente no es cierto”.

Aunque muchos consideran que la nube es una solución mágica para los problemas de larga data de los ERP, la realidad es que todavía existen muchos de los mismos problemas, especialmente en lo que respecta a las personalizaciones y la integración. La mayoría de los sistemas ERP en la nube ofrecen un conjunto estándar de funcionalidades, pero a diferencia de los ERP tradicionales, no son fácilmente personalizables, si es que se pueden personalizar en absoluto. Si bien esto a menudo se presenta como una ventaja, especialmente en lo que respecta a mantener la plataforma actualizada con las últimas actualizaciones de ERP, puede abrir la puerta a desafíos y costos inesperados, ya que la empresa se ve obligada a rediseñar sus procesos para adaptarse a lo que el software soporta. “En la medida en que una organización pueda adoptar el sistema tal como está, no hay problema, pero ese es el caso raro”, explicó Andrew Boliver, jefe del Centro de Excelencia de Ultra Consultants, una consultora especializada en selección e implementación de ERP. “Si no estás configurando el sistema para satisfacer las necesidades del negocio, entonces te quedas cambiando los procesos empresariales para que se ajusten al software. Eso implica mucho rediseño de procesos, capacitación y gestión del cambio para moldear la empresa al software… y generalmente se subestima”.

También se subestiman con frecuencia los costos asociados con perder el control del ciclo de actualización. Dalsin Industries aprendió esta lección de la peor manera cuando migró de una plataforma de ERP heredada en las instalaciones a la oferta basada en la nube de Plex Systems. La frecuencia del ciclo de actualización, inicialmente vista como una ventaja, tomó por sorpresa a la empresa, ya que a menudo no estaba preparada para lidiar con los cambios. Esto resultó en tiempos de inactividad ocasionales, según Jeff Dalsin, analista de negocios de TI del fabricante de chapa metálica. “Pasamos mucho tiempo apagando incendios porque alguien no podía hacer algo [como resultado de la actualización]”, explicó. “Hubo una pérdida de productividad porque las personas no podían realizar sus tareas”. Eventualmente, Dalsin decidió abandonar su implementación de ERP en la nube y regresar a una versión en las instalaciones de Epicor.

En conclusión, si bien los sistemas ERP en la nube pueden parecer una opción más económica y fácil de implementar, es importante tener en cuenta los costos ocultos asociados con la integración, migración de datos y personalización. Además, es esencial considerar el impacto de perder el control del ciclo de actualización y la necesidad de rediseñar los procesos empresariales para adaptarse al software. Antes de tomar la decisión de migrar a la nube, es fundamental realizar un análisis exhaustivo de los costos y beneficios para garantizar una implementación exitosa del sistema ERP.