Seleccionar un nuevo sistema ERP puede ser un desafío monumental para cualquier empresa. En este artículo, discutiremos algunos de los errores más comunes en el proceso de selección y cómo las empresas pueden evitarlos.
Error 1: Depender únicamente del reconocimiento de marca
En ocasiones, cuando las organizaciones buscan un nuevo sistema ERP, confían demasiado en el reconocimiento de marca como factor decisivo para realizar una compra. El problema con este pensamiento es que, a menudo, las marcas más conocidas están asociadas con soluciones genéricas: empresas enormes que construyen software estándar para las masas. Si tienes requisitos más específicos, es posible que necesites un paquete ERP más especializado y menos conocido.
La solución: Evitar este error es tan simple como ampliar la búsqueda al inicio del proceso de selección y programar demostraciones con proveedores que se ajusten a tu industria o tamaño de empresa, incluso si no son familiares para ti. Es probable que encuentres que los proveedores más pequeños son más receptivos a tus preguntas, objetivos y desafíos, y pueden adaptar una solución especializada que mejore tus procesos comerciales. “El mundo de los ERP está lleno de proveedores más pequeños que ofrecen sistemas de software especializados de alta calidad que ayudan a las empresas a pasar de ser buenas a ser excelentes”, dijo Joe Vecchio, gerente de ventas de abas ERP. “Mantener la mente abierta sobre estos ‘Campeones Ocultos’ realmente podría ayudar a las empresas a encontrar el ajuste adecuado con un sistema ERP”.
Error 2: Apegarse demasiado a la situación actual
Es natural que las personas se resisten al cambio, especialmente en un entorno de trabajo ocupado. Pero a veces, el deseo de elegir un sistema que se sienta cómodo o “no muy diferente” puede obstaculizar seriamente el esfuerzo de selección. “El objetivo de cambiar a una nueva solución ERP es encontrar oportunidades comerciales inexploradas y crear valor a través de mejoras en los procesos”, dijo Vecchio. “A veces eso significa estar dispuesto a hacer un cambio importante”.
La solución: Asegurarse de que todo el equipo de selección comprenda y respalde los objetivos del cambio de software puede ayudar mucho a evitar este problema. Puede haber algunos procesos y funciones que se puedan y deban transferir, pero en general, un nuevo sistema ERP debe señalar un cambio en cómo opera el negocio en su conjunto.
Error 3: Comenzar con una solicitud de información (RFI) demasiado genérica
Uno de los errores más comunes que cometen las organizaciones al seleccionar un nuevo sistema ERP es enviar solicitudes de información genéricas a los proveedores. Estos formularios suelen ser muy largos y no solicitan los datos fundamentales que la empresa realmente está buscando.
La solución: Vecchio explicó que las empresas deben examinar detenidamente sus procesos y determinar exactamente lo que necesitan de su nuevo sistema. “Estructura tu RFI en torno a un conjunto limitado de componentes imprescindibles y las características que te permitirán diferenciar claramente los paquetes entre sí”, dijo. Además del papel que desempeña este paso en tu decisión, también es crucial para ayudar al proveedor a implementar tu sistema de manera rápida y de manera que mejore el negocio en su conjunto.
Error 4: Tener criterios de evaluación poco claros
Basándose en el Error 3, la RFI excesivamente genérica, Vecchio también dijo que los criterios de evaluación poco claros o mal definidos pueden generar problemas en el proceso de selección.
La solución: La consistencia y un proceso claro son clave. Según Vecchio, la mejor manera de evitar confusiones con tus criterios de evaluación es asegurarte de documentar y acordar una lista concreta de requisitos antes de comenzar a trabajar con los proveedores. Luego, utiliza la misma hoja de puntuación para evaluar todas las opciones. Esto no solo ayudará a mantener un registro de cuál es la mejor solución para ti, sino que también ayudará a los posibles proveedores a adaptar sus demostraciones a lo que realmente necesitas.
Error 5: Buscar demasiado consenso
Uno de los mayores problemas que pueden surgir durante el proceso de selección de un ERP es que, al intentar incluir opiniones de todas las áreas funcionales involucradas, una organización puede verse atrapada en un proceso de toma de decisiones interminable. La complejidad de la decisión puede intimidar o incluso paralizar a un equipo de gestión.
La solución: En lugar de abordar el problema por tu cuenta, permite que los proveedores simplifiquen y te ayuden a través de un proceso de selección razonado. En lugar de dar a todas las partes involucradas un voto igual, o peor aún, el poder de veto, nombra a un líder de equipo de confianza que pueda recopilar opiniones y tomar una decisión informada y oportuna.
Seleccionar el sistema ERP adecuado para tu empresa es un paso crucial para mejorar tus procesos comerciales y alcanzar el éxito. Evitar estos errores comunes te ayudará a tomar una decisión más informada y a encontrar la solución que mejor se adapte a tus necesidades.
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