Al evaluar soluciones de software ERP, es natural tener muchas preguntas sobre la funcionalidad. Seguramente realizarás visitas guiadas de productos, buscando que el software se ajuste a tus procesos comerciales únicos. Sin embargo, una solución ERP es un compromiso a largo plazo. A medida que avanzas en el proceso de selección, se vuelve cada vez más importante pensar en los beneficios a largo plazo. La gestión de datos en un ERP debería estar en la parte superior de tu lista. Pero, ¿cuáles son las preguntas correctas para hacer sobre la gestión de datos? ¿Cómo puedes obtener respuestas directas y significativas de los proveedores de ERP para ayudarte a tomar una decisión informada? Las siguientes tres preguntas deberían ser fundamentales en tu conversación con cada proveedor.
¿Quién es el propietario de mis datos?
Especialmente en el mundo del ERP en la nube, las preocupaciones sobre la seguridad de los datos han aumentado en los últimos años. Cuando confías tus datos a productos en la nube, debes sentirte seguro de que tu empresa es la única propietaria de sus datos. En un escenario ideal, los proveedores no deberían tener acceso a tu información almacenada en servidores administrados. Es responsabilidad del proveedor proporcionar el software y asegurar los datos, eso debería ser el alcance de su participación. Cuando hagas esta pregunta, es probable que la mayoría de los proveedores respondan que, por supuesto, tú eres el propietario de tus datos. La mayoría de los proveedores también te dirigirán a su política de privacidad o documentación de seguridad. Si bien es importante, esos documentos no lo son todo. Debes presionar al proveedor aún más. Haz esta pregunta directamente: “¿Para qué fines utilizas mis datos?”. La respuesta debería ser un rotundo no. En pocas palabras, no hay sustituto para escuchar directamente a tu proveedor decirte eso.
Si decido dejar tu software, ¿cómo puedo llevarme mis datos?
Observa la redacción de la pregunta. Poder abandonar una solución con tus datos debería ser algo obvio en este escenario. Sin embargo, el proveedor también debería tener tanto una política como un proceso para exportar tus datos de su sistema. Preferiblemente, tu información se puede convertir en un archivo exportable universal (como un .csv). Luego se puede importar en otro sistema ERP. El otro factor al dejar el software ERP es la migración de datos. ¿Hasta qué punto te ayudará el proveedor a sacar esa información de su sistema? Al igual que con la pregunta anterior, es una buena idea hacer esto directamente. A menos que haya circunstancias atenuantes, un buen proveedor de ERP te ayudará a hacer la transición lejos de su producto. Idealmente, este servicio no debería tener un costo adicional. Si hay costos involucrados, debes saberlo de antemano. Si bien muchos proyectos de ERP son un gran éxito, no siempre salen según lo planeado. Los proveedores experimentados lo saben y estarán listos para ayudar cuando sea necesario.
En resumen, al evaluar soluciones de software ERP, es fundamental hacer preguntas sobre la gestión de datos. Asegúrate de saber quién es el propietario de tus datos y para qué fines los utiliza el proveedor. Además, asegúrate de que puedas llevar tus datos contigo si decides cambiar de software y de que el proveedor te brinde asistencia en la migración de datos. Estas preguntas te ayudarán a tomar una decisión informada y a garantizar que tus datos estén seguros y accesibles en todo momento.
