La Universidad de Newcastle ha llevado a cabo un proyecto de prueba de concepto en el que ha puesto su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) y su almacén de datos en la plataforma Hana de SAP. El objetivo de la universidad es simplificar los procesos empresariales utilizando la base de datos Hana de SAP. Chris Burns, gerente de tecnología de sistemas empresariales de la universidad, afirma que su función de TI quiere “seguir el trípode de SAP Hana, Fiori y la nube”. Él y su colega Alan Cecchini, gerente de desarrollo de SAP, presentarán su proyecto de prueba de concepto de Hana en la conferencia del Grupo de Usuarios de SAP del Reino Unido e Irlanda en Birmingham hoy (23 de noviembre de 2015).

“La gran cantidad de procesamiento que tenemos que hacer significa que nos estábamos quedando sin horas por la noche”, explica Burns, explicando el deseo de experimentar con Hana. La Universidad de Newcastle utiliza SAP para sus procesos principales, como finanzas y gestión de capital humano (HCM), así como para la gestión del ciclo de vida de los estudiantes y el análisis basado en el almacén de datos empresariales de SAP. Sin embargo, con el rendimiento de SAP degradándose y la infraestructura que lo respalda lista para ser reemplazada, Burns, Cecchini y sus colegas centrados en SAP en la Universidad de Newcastle decidieron dar el salto con la plataforma de base de datos columnar en memoria del proveedor.

Con el apoyo de consultoría de itelligence, socio de SAP de la universidad, el equipo construyó una instancia de ERP y almacén de datos empresariales en Hana, en dos servidores físicos, con copias de datos de producción. Comenzaron a pensar en utilizar Hana después de asistir a un grupo de usuarios internacionales de educación superior de SAP en la primavera de 2014. “Empezamos a ver que otras universidades estaban empezando a tener éxito con Hana”, dice Cecchini. “Ámsterdam tenía BW en Hana y estaba a punto de ir con Business Suite en Hana. Lovaina lo estaba considerando y Misisipi había comprado licencias. Así que éramos conscientes de tres instituciones comparativas a nivel mundial que utilizaban Hana”.

El equipo comenzó su proyecto de prueba de concepto a principios de 2015, y las cajas de Hana estaban en funcionamiento en mayo. El equipo ha estado informando a la junta ejecutiva de la universidad sobre cómo Hana puede acelerar los procesos empresariales. Un ejemplo sería proporcionar a los estudiantes tarjetas inteligentes para acceder más rápido a los servicios universitarios. Otro ejemplo sería obtener feeds de información en tiempo real sobre el número de estudiantes en un módulo específico. El proceso de admisión y confirmación de plazas de estudiantes es un momento complicado en cualquier universidad. “Con la tecnología actual que utilizamos en SAP, el informe principal ejecutado por 200 usuarios durante ese período de dos semanas de admisión y confirmación tarda de 20 a 40 segundos en actualizar los datos”, dice Cecchini. “Entonces, un estudiante podría tener una oferta condicional, pero eso no se confirmará hasta que la universidad haya procesado ese registro. Y así, los usuarios [personal de admisiones] siempre están corriendo y esperando y un poco desactualizados. Eso se solucionará con un sistema más en tiempo real”.

Aunque pasar significativamente a la nube es una perspectiva a más largo plazo, actualmente la universidad está haciendo mucho con Fiori, según Burns y Cecchini. “Fiori nos ayudará a superar la percepción de nuestros usuarios de que SAP es una colección de pantallas grises. Algunos de nuestros empleados son muy competentes técnicamente, pero otros solo son usuarios ocasionales de la tecnología. Fiori y UI5 no solo ofrecerán una mejor experiencia de usuario, sino que también será más fácil de mantener y desarrollar”, dice Cecchini.

En última instancia, dice Burns, “estaremos buscando pasar a S/4 Hana”, el sistema ERP completo del proveedor que se ejecuta en la plataforma Hana, lanzado en febrero de 2015. No pudo dar un plazo preciso, pero anticipó que sería en los próximos tres años. El hardware en el que se ejecuta el sistema SAP de la universidad debía ser renovado de todos modos, por lo que el equipo decidió dar el paso. “Hasta ahora, el viaje ha sido relativamente sencillo. No puedo pensar en ningún otro producto que hayamos utilizado en su versión uno y que haya hecho lo que dice en la lata”, dice Burns. “Aunque no se ven muy impresionantes [los servidores]. Esperaba que llegara un camión de 18 ruedas con una caja negra con luces brillantes, como algo sacado de Encuentros cercanos del tercer tipo, pero no es así”. Cecchini agrega: “Vale la pena decir que solo hemos hecho la prueba de concepto con los sistemas ERP y BW. Estamos planeando incluir algunos otros en los próximos meses y aprenderemos más a medida que avancemos”.