Microsoft Dynamics NAV 2016 ha lanzado su última versión con muchas nuevas características en funcionalidad empresarial para empresas de distribución mayorista y fabricación de tamaño pequeño a mediano. Una de las funciones más emocionantes es la Gestión de Documentos Electrónicos.
Esta nueva característica empresarial te permite capturar y almacenar facturas y notas de crédito como documentos entrantes en Microsoft Dynamics NAV, utilizarlos para crear documentos de compra correspondientes o líneas de diario, aprovechar los nuevos flujos de trabajo para aprobaciones y permitir a los auditores acceso directo a los documentos fuente. Como alternativa al envío de archivos adjuntos por correo electrónico, puedes enviar y recibir documentos electrónicamente.
Por documento electrónico se entiende un archivo compatible con los estándares que representa un documento comercial, como una factura de un proveedor que puedes recibir y convertir en una factura de compra en Microsoft Dynamics NAV. El intercambio de documentos electrónicos entre dos socios comerciales se realiza a través de un proveedor externo de servicios de intercambio de documentos. La versión genérica de Microsoft Dynamics NAV admite el envío y recepción de facturas electrónicas y notas de crédito en el formato PEPPOL, que es compatible con los principales proveedores de servicios de intercambio de documentos. Un proveedor importante de servicios de intercambio de documentos está preconfigurado y listo para configurarse para tu empresa. Para brindar soporte a otros formatos de documentos electrónicos, debes crear nuevas definiciones de intercambio de datos utilizando el Marco de Intercambio de Datos.
A partir de archivos PDF o de imagen que representan documentos entrantes, puedes utilizar un servicio externo de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para crear documentos electrónicos que luego puedes convertir en registros de documentos en Microsoft Dynamics NAV, como en el caso de los documentos electrónicos PEPPOL. Por ejemplo, cuando recibes una factura en formato PDF de tu proveedor, puedes enviarla al servicio de OCR desde la ventana de Documentos Entrantes. Después de unos segundos, recibes el archivo de vuelta como una factura electrónica que se puede convertir en una factura de compra para el proveedor. Si envías el archivo al servicio de OCR por correo electrónico, se crea automáticamente un nuevo registro de documento entrante cuando recibes el documento electrónico de vuelta.
Para enviar, por ejemplo, una factura de venta como un documento electrónico PEPPOL, seleccionas la opción Documento Electrónico en el cuadro de diálogo Publicar y Enviar. Desde aquí, también puedes configurar el perfil de envío de documentos predeterminado del cliente. Primero, debes configurar varios datos maestros, como información de la empresa, clientes, artículos y unidades de medida. Estos se utilizan para identificar a los socios comerciales y artículos cuando conviertes datos en campos en Microsoft Dynamics NAV a elementos en el archivo de documento saliente. La conversión de datos y el envío de la factura de venta PEPPOL se realizan mediante unidades de código y XMLports dedicados, representados por el formato de documento electrónico PEPPOL.
Para recibir, por ejemplo, una factura de un proveedor como un documento electrónico PEPPOL, procesas el documento en la ventana de Documentos Entrantes para convertirlo en una factura de compra en Microsoft Dynamics NAV. Puedes configurar la función de Cola de Trabajo para procesar dichos archivos regularmente o puedes iniciar el proceso manualmente. Primero, debes configurar varios datos maestros, como información de la empresa, proveedores, artículos y unidades de medida. Estos se utilizan para identificar a los socios comerciales y artículos cuando conviertes datos en elementos en el archivo de documento entrante a campos en Microsoft Dynamics NAV. La recepción y conversión de facturas PEPPOL se realizan mediante el Marco de Intercambio de Datos, representado por la definición de intercambio de datos PEPPOL – Factura.
Para recibir, por ejemplo, una factura como un documento electrónico OCR, lo procesas de la misma manera que cuando recibes un documento electrónico PEPPOL. La recepción y conversión de documentos electrónicos de OCR se realizan mediante el Marco de Intercambio de Datos, representado por la definición de intercambio de datos OCR – Factura.
En resumen, la nueva gestión de documentos electrónicos en Microsoft Dynamics NAV 2016 ofrece una forma más eficiente y segura de capturar, almacenar y procesar facturas y notas de crédito. Con la capacidad de enviar y recibir documentos electrónicamente, así como la integración con servicios de intercambio de documentos, las empresas pueden agilizar sus procesos y mejorar la colaboración con sus socios comerciales.
Si deseas obtener más información sobre Microsoft Dynamics NAV 2016, te recomendamos visitar el blog de iCepts Technology Group, un socio de Microsoft Dynamics NAV en Pennsylvania.
