Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) han existido durante varias décadas. Han sido útiles para abordar problemas sofisticados de gestión de la cadena de suministro y se han utilizado en muchos entornos diferentes que requieren una solución efectiva para actividades sensibles a los datos. Por otro lado, la automatización de cuentas por pagar (AP) ha progresado constantemente. Se ha vuelto más eficiente y receptiva a las necesidades de las empresas. Sin embargo, no muchos prestan atención a la relación entre el ERP y la automatización de AP.
Empresas como Omicron Solutions Ltd. ofrecen soluciones que integran y optimizan diferentes procesos empresariales. En particular, brindan soluciones de TI administradas que estabilizan y aseguran los sistemas con la introducción de varias herramientas de TI, actualizaciones y parches. Esta integración de múltiples herramientas y servicios empresariales es, sin duda, una de las inspiraciones para unir el ERP y la automatización de AP.
El software ERP puede servir como una herramienta útil para mejorar los sistemas contables existentes. Puede combinarse con una plataforma de automatización de AP sólida para una configuración más eficiente. Esto es similar a lo que ha logrado la colaboración entre PYMNTS y Bottomline Technologies. La combinación de la automatización de AP y el ERP revela varias ventajas. Por un lado, resulta en un proceso superior de facturación a pago y de pago a conciliación. La mayoría de los proveedores de soluciones de AP no ofrecen funciones que permitan los procesos de registro más eficientes. No brindan funciones rápidas de facturación y procesamiento de pagos, algo que muchas pequeñas y medianas empresas desean tener. El ERP y la automatización de AP deben crecer juntos para lograr estas características eficientes en un sistema unificado.
El informe de la industria “Next-Gen AP Automation Tracker” señala que agregar la automatización de AP a un sistema ERP crea el beneficio de simplificar el proceso de facturación, reduciendo el procesamiento de facturas a solo $2.74. Esto es drásticamente menor que el promedio de la industria, que se sitúa en $15.02. Además, el informe revela una reducción significativa en el tiempo que lleva procesar una factura. En consecuencia, la diferencia es de aproximadamente el 66%, pasando de 10.3 días a solo 3.5 días. Sería imprudente ignorar estas ventajas cuantificadas.
La integración de ERP y automatización de AP tiende a descubrir eficiencias ocultas a medida que estos sistemas se fusionan en una sola plataforma. Estas ventajas recién descubiertas se atribuyen a la reducción de errores humanos y computacionales, que suelen resultar en pagos omitidos, duplicación de facturas y daño a las relaciones comerciales. La integración entre el ERP y la automatización de AP no es fácil de lograr. En muchos casos, los problemas potenciales se amplifican o exageran. Sin embargo, algunas empresas ya han desarrollado soluciones integradas que se han pulido con el tiempo para eliminar los problemas y lograr una solución unificada verdaderamente efectiva para la automatización de cuentas por pagar y la planificación de recursos empresariales.
Al igual que los servicios de TI administrados que cuentan con una combinación de diferentes soluciones, es probable que la integración de ERP y automatización de AP gane más popularidad a medida que mejora continuamente con el tiempo. Existen desafíos para lograr una integración perfecta, pero es poco probable que obstaculicen la adopción generalizada de sistemas de ERP y automatización de AP.
