Ya sea que acabe de implementar un ERP o esté revisando un sistema heredado, las auditorías de ERP son cruciales para el éxito del sistema. El ERP es un conjunto de herramientas que la mayoría de nosotros usamos todos los días para ayudar a nuestras organizaciones a lograr sus objetivos particulares. ¿El ERP nos ayuda a ser más efectivos y eficientes? ¿Está utilizando el sistema correctamente? ¿El ERP nos está obstaculizando de alguna manera? Estas son algunas de las preguntas que una auditoría de ERP debería responder.

Definir objetivos y construir un equipo

Por lo tanto, el primer paso en una auditoría de ERP es definir el objetivo(s) de la auditoría. Los sistemas ERP tienen un ciclo de vida y los objetivos cambiarán durante ese ciclo. Podría auditar un sistema recientemente implementado para cuantificar qué tan bien está cumpliendo con nuestros requisitos específicos. Una auditoría de un ERP más maduro podría evaluar si aún puede satisfacer las necesidades actuales o si debería actualizarse o reemplazarse. En cualquier momento de ese ciclo de vida, podría evaluar la seguridad y los procesos de acceso de los usuarios. También podría analizar el cumplimiento normativo o el cumplimiento de políticas internas o externas.

La auditoría podría ser liderada por un departamento de auditoría interna u otros grupos podrían tomar la iniciativa. El personal de auditoría interna tiene las habilidades para ser objetivo durante la realización de la tarea. Por lo general, las personas con experiencia en sistemas de TI deben formar parte del equipo de auditoría, ya que se evaluará la interconexión, la programación de informes y la integración con otros software y hardware. También se requiere el patrocinio de la alta dirección para garantizar que la auditoría reciba la atención necesaria.

Evaluación del uso del sistema

Consideremos una auditoría del rendimiento funcional. ¿Los usuarios están aprovechando al máximo las funciones del ERP? ¿Obtienen alguna ventaja sobre un proceso manual o el uso de un sistema diferente? ¿Se pierde tiempo debido al uso excesivo de las funciones del ERP? Esta auditoría se puede realizar en toda la organización o dentro de un solo departamento. Entreviste a los usuarios y documente lo que hacen durante todo el día. ¿Qué están tratando de lograr y qué trabajo realizan para alcanzar esos objetivos? Entreviste a los “clientes de información” y a los “proveedores de información” relacionados con ese departamento. ¿Los proveedores pueden proporcionar fácilmente la información solicitada y los clientes obtienen la información que necesitan?

Evalúe cómo el flujo de trabajo actual coincide con el flujo de trabajo previsto (definido por su proveedor, equipo de implementación o programa de capacitación). Esto requerirá un conocimiento significativo en el uso de ERP y posiblemente una capacitación exhaustiva por parte de los proveedores de ERP. Idealmente, el flujo de trabajo diseñado coincide con el flujo de trabajo real. Cuando no hay una coincidencia, considere si los usuarios han implementado una solución alternativa que agrega valor o reduce costos. De lo contrario, es posible que deba revisar los procesos internos y la capacitación para que coincidan mejor con el software y obtener los mejores resultados. Documente y publique los resultados de la auditoría. Si se sugieren cambios en los procesos, programe una revisión de seguimiento para asegurarse de que estén implementados y funcionando según lo planeado.

Una auditoría de ERP no necesita ser formal. Un contador de costos que trabaje de forma individual puede seguir el flujo de datos desde una transacción de inventario hasta el libro mayor y esto se puede considerar una forma de auditoría. Ese contador podría darse cuenta de que se necesita actualizar una tabla de códigos para proporcionar el flujo de datos requerido. Solo esperamos que la organización tenga un proceso que registre estos hallazgos para la posteridad.