Un nuevo estudio realizado por un destacado grupo de expertos revela que la mayoría de las organizaciones no pueden garantizar la protección y acceso a la información digital crítica a largo plazo, a pesar de los crecientes requisitos legales y empresariales. El informe del Grupo de Benchmarking de la Industria de la Gobernanza de la Información (IGI) insta a tomar medidas inmediatas y proporciona información y orientación para ayudar a las organizaciones a cumplir con los requisitos.

La investigación revela que la mayoría de las organizaciones no tienen una estrategia coherente a largo plazo para su información digital vital, a pesar de que prácticamente todas ellas (98%) están obligadas a conservar información durante diez años o más. Además, aunque el 97% de los profesionales de la información comprenden la necesidad de un enfoque especializado para estos activos, solo el 11% los almacena en sistemas diseñados específicamente para garantizar la protección y acceso a largo plazo. Esta brecha tiene implicaciones económicas, legales y de competitividad empresarial.

El informe, realizado por el grupo de expertos en gobernanza de la información (IGI) con el apoyo de Preservica, proporciona un nuevo punto de referencia para que las organizaciones evalúen su capacidad y describe tácticas para cerrar esta brecha crítica. También informa sobre cómo organizaciones líderes como Associated Press, HSBC y el Estado de Texas han abordado este desafío.

El informe también revela que los profesionales de la gestión de la información encargados de abordar este problema son muy conscientes (97%) del desafío único de abrir, usar y depender de archivos digitales a largo plazo. Es decir, que la aceleración de la innovación y las actualizaciones tecnológicas significa que el software y el hardware pueden quedar obsoletos, lo que hace que la información sea inutilizable mucho antes de que venza la necesidad legal o empresarial de conservar y utilizar esa información. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones parecen carecer de una estrategia coherente para resolver este problema.

Una alarmante mayoría de organizaciones (68%), por ejemplo, confían en unidades de red compartidas para almacenar estos activos, una tecnología que no ofrece capacidades inherentes para proteger o garantizar el acceso a largo plazo.

“Cada día es más fácil y más barato almacenar información digital”, dijo Barclay T. Blair, director ejecutivo y fundador de IGI. “Pero también vemos un aumento de las obligaciones legales y empresariales a nivel mundial para proteger y proporcionar acceso a largo plazo a estos activos críticos. Nuestro informe muestra que prácticamente todas las organizaciones, grandes y pequeñas, en todos los sectores de la industria, se enfrentan a este problema, pero la conciencia de cómo resolverlo es baja. Esto nos preocupa”.

“Es genial ver en este informe a organizaciones visionarias como HSBC, Texas State Archives y Associated Press, liderando el camino en la adopción de la preservación digital como un aspecto fundamental de sus estrategias de gobernanza de la información”, comentó Jon Tilbury, CEO de Preservica. “Sin embargo, esta investigación nos dice que la mayoría de las organizaciones todavía corren un riesgo significativo cuando se trata de proteger su información digital vital a largo plazo”.

El apoyo de Preservica ha permitido que el IGI ponga a disposición el informe completo de Benchmark de forma gratuita para su descarga inmediata. Está disponible ahora en: www.preservica.com/resource/long-term-records-preservation

El IGI y Preservica están organizando un evento en línea para discutir los principales hallazgos del informe el 8 de junio de 2016 a las 11 a.m. EST, 4 p.m. Reino Unido. El IGI cuenta con el apoyo de varios proveedores líderes de gobernanza de la información y tiene como objetivo promover la adopción de estrategias de gobernanza de la información en la protección de los datos corporativos. La asociación de Preservica con el IGI demuestra la creciente importancia de la preservación digital en el ciclo de vida general de la gobernanza de la información, asegurando que los datos sean localizables, utilizables y confiables en el futuro.