Las organizaciones que dependen del rendimiento continuo de sus activos físicos, como los grandes fabricantes, las organizaciones con múltiples sedes y las grandes empresas de servicios públicos, deben asegurarse de que sus sistemas de gestión de activos empresariales, o EAM, funcionen bien con sus sistemas ERP. De hecho, los sistemas ERP y EAM deben actuar como socios en lugar de competidores para ayudar a las organizaciones a alcanzar sus objetivos, según Tracy Smith, presidente de SwainSmith, una empresa de consultoría con sede en Franklin, Tennessee.

Tanto los sistemas ERP como los sistemas EAM sirven a propósitos distintos y específicos que agregan valor a una organización. Cada sistema se complementa mutuamente al hacer lo que mejor sabe hacer en su campo respectivo, agregó Smith. Los sistemas ERP son mejores para gestionar los activos financieros, mientras que los sistemas EAM hacen un mejor trabajo en la gestión de los activos físicos. La integración efectiva de los sistemas de software EAM y ERP les permite hacer lo que mejor saben hacer.

“Aunque hay módulos en un sistema ERP que se pueden utilizar para gestionar los activos físicos, la funcionalidad simplemente no está ahí. El enfoque de la empresa de software no se centra en los activos, sino en las finanzas”, dijo Smith. “Lo que decimos es que se puede tener lo mejor de ambos mundos”. Una empresa puede tener un sistema ERP para gestionar sus finanzas; emitir cheques, consolidar los costos en el libro mayor y gestionar el efectivo, los cobros y los pagos, pero debe tener un sistema separado que esté completamente dedicado a sus activos físicos, lo que significa el software EAM, según Smith.

Smith les dice a sus clientes que necesitan tanto un sistema EAM como un sistema ERP, y que necesitan comunicarse entre sí. “Pero ahí es donde se complica un poco: asegurarse de que se estén comunicando entre sí de la manera correcta es fundamental”, dijo. Históricamente, la integración de los sistemas EAM y ERP ha sido compleja y costosa. Diferentes tipos de bases de datos, estructuras de tablas, problemas de actualización y limitaciones del sistema han añadido costos y complejidad para sincronizar y comunicar el software EAM y los sistemas ERP, según Smith. Esta es la principal razón por la que algunas organizaciones han optado por el ERP en lugar del EAM cuando se trata de la gestión de activos. Los sistemas ERP normalmente gestionan las finanzas de la organización. Al utilizar el software EAM, una parte de esas finanzas relacionadas con las actividades de gestión de activos, como el mantenimiento, la reparación y las operaciones, la gestión de materiales y las compras, se inician y se rastrean en el sistema EAM. Para asegurar que los costos se asignen correctamente para que los proveedores sean pagados y la información de costos se transmita al sistema ERP, los dos sistemas deben integrarse, dijo Smith.

En resumen, la integración entre los sistemas EAM y ERP es esencial para las organizaciones que dependen del rendimiento de sus activos físicos. Ambos sistemas tienen funciones específicas que se complementan entre sí, permitiendo a las organizaciones aprovechar al máximo sus recursos financieros y físicos. Aunque la integración puede ser compleja y costosa, los beneficios a largo plazo superan los desafíos iniciales. Al asegurar una comunicación adecuada entre los sistemas, las organizaciones pueden optimizar la gestión de sus activos y lograr sus objetivos de manera más eficiente.