Cuando se trata de automatización de procesos robóticos (RPA, por sus siglas en inglés), una cosa es segura: el robot hará lo que le digas que haga. Esto significa que puede hacer mucho por ti rápidamente, incluyendo muchas cosas incorrectas si tus procesos no funcionan correctamente. La verdad es que en muchos procesos existen enlaces rotos y soluciones manuales. Estos procesos rotos típicamente impiden que las empresas automatizen los procesos de principio a fin y las dejan con robots manejando partes de los procesos. Aunque esto puede generar cierta eficiencia, está lejos de alcanzar el verdadero potencial. Por eso, en este segundo artículo de nuestra serie sobre RPA, analizaremos lo que debes hacer antes de comenzar con RPA: ¡estandarizar! Sin estandarización, no puede haber éxito en RPA.
Los beneficios de la estandarización probablemente sean evidentes para ti incluso sin hablar de RPA. Sin embargo, cuando se trata de RPA, las debilidades en tu panorama de procesos se volverán rápidamente evidentes para todos. Veamos un ejemplo: el informe de agrupación de efectivo. La lógica y la teoría detrás de un grupo de efectivo de una empresa son fáciles de entender, pero la contabilidad y la correcta presentación de los saldos en los sistemas ERP en toda la empresa pueden resultar complejas. La naturaleza transaccional intensiva de los movimientos diarios del grupo de efectivo en tu sistema ERP lo convierte en un ajuste perfecto para RPA. Pero si tus unidades de negocio no siguen un proceso estándar para el informe de agrupación de efectivo, no solo corres el riesgo de tener problemas en tus informes, sino que cualquier intento de utilizar robots fracasará desde el principio. Es probable que veas mucha frustración en tus empleados si intentas utilizar robots en procesos que difieren de país en país (o de equipo en equipo). Para evitar que termines en este lío, aquí te sugerimos lo que debes hacer para tener éxito en tu implementación de RPA, utilizando la contabilidad para la presentación de informes (AtR) como ejemplo.
Dentro de AtR, la estandarización:
- Conduce a la mejora de procesos. Al estandarizar los procesos para que los robots puedan trabajar con ellos, es posible que encuentres algunas ganancias de eficiencia sorprendentes. Por ejemplo, al tomar un proceso de intercambio intercompañía de clase mundial y aplicarlo a todos los países dentro de tu departamento de AtR, probablemente ahorrarás tiempo incluso antes de encender un robot.
- Motiva a los empleados. Aunque no lo creas, tu personal se sentirá motivado por la estandarización de los procesos, lo que puede llevar a una mayor eficiencia dentro de tu departamento. ¡Un empleado motivado es un empleado feliz y productivo!
- Apoya la visión a largo plazo. Los procesos estándar brindan confianza a tus clientes de que tu equipo puede manejar más actividades. Además, si estás trabajando dentro de un centro financiero regional, será más fácil realizar la transición de más tareas y tomar una parte más grande de la cadena de valor financiero.
La estandarización es un paso fundamental antes de implementar RPA. Sin ella, los robots no podrán funcionar de manera eficiente y los procesos automatizados no alcanzarán su máximo potencial. Así que asegúrate de estandarizar tus procesos antes de comenzar con la implementación de RPA. ¡Tu empresa y tus empleados se beneficiarán enormemente de ello!
Fuente del artículo: Digitalist Mag
