La conformidad financiera es un requisito fundamental para cualquier negocio y un componente esencial en la mayoría de los sistemas ERP. No cumplir con las normas puede tener efectos catastróficos en tu empresa. Aquí es donde entra en juego el ERP para “salvar” el día. La conformidad financiera requiere que tu empresa cumpla correctamente con todas las reglas establecidas por las organizaciones reguladoras, las cuales pueden variar de un país a otro.

En Estados Unidos, por ejemplo, estas reglas incluyen la Comisión de Valores y Bolsa y las normas de la Ley Sarbanes Oxley. Los sistemas ERP financieros tienen la responsabilidad de ayudar en la conformidad financiera, pero la responsabilidad final recae en cómo implementas y utilizas tu sistema ERP para la gestión financiera.

Las transacciones son el corazón de cualquier sistema ERP financiero. A medida que estas transacciones se acumulan, se suman a nuestro inventario disponible y a nuestro total de pedidos pendientes, entre otros totales que nos importan. ¿Se tratan todas tus transacciones de acuerdo con las prácticas contables generalmente aceptadas? Deberían hacerlo, y esto es estándar en la mayoría de los sistemas ERP.

Por lo general, vemos una marca de tiempo en cada transacción y el nombre de la persona que ingresó la transacción. Esta es nuestra pista de auditoría, que es uno de los requisitos de las prácticas contables generalmente aceptadas. Además, queremos asegurarnos de que solo las personas autorizadas puedan crear ciertas transacciones. Podemos utilizar la sección de seguridad de usuario de nuestro ERP para permitir que las personas de ventas ingresen y ajusten pedidos de venta, mientras que solo las personas de control de inventario o envío pueden registrar que un pedido en particular se envió. Luego, otras personas en finanzas facturarán a los clientes y cobrarán los pagos a través de los módulos financieros del ERP.

La segregación de funciones es otro requisito para el control y la conformidad financiera del ERP. Todos los procesos, incluidos los financieros, deben documentarse y debemos realizar auditorías regularmente para asegurarnos de que se sigan esos procesos. La documentación de cualquier proceso relacionado con las finanzas y las auditorías también forma parte de la conformidad financiera del ERP.

Los problemas surgen de la selección e implementación del ERP como una herramienta para mejorar la capacidad de una empresa para llevar a cabo su misión de entregar productos y servicios a los clientes. Incluye a tu equipo financiero Incluye a tu contador en el equipo de ERP. Deben verificar que todos los requisitos de conformidad se aborden en los procesos comerciales y en los módulos financieros del ERP. Esto incluye la selección inicial del ERP. En promedio, se tarda 22 semanas en seleccionar un ERP, asegúrate de que parte de este tiempo se dedique a los interesados en tu departamento financiero para cumplir con todos los requisitos de conformidad legislativa.

Tu contabilidad también debe tener un papel en la configuración de los controles del sistema durante la implementación. Tu ERP puede permitirte desactivar algunos o todos los registros de auditoría, lo que significa que el sistema funcionará más rápido y utilizará menos recursos de TI. Si ese registro es necesario para la conformidad, presta atención cuando el contador se oponga. No esperes a que tu contador emita una declaración condicional después del final del año.

En resumen, la conformidad financiera es esencial para el éxito y la integridad de tu negocio. Asegúrate de implementar y utilizar tu sistema ERP de manera adecuada para cumplir con todas las regulaciones y normas financieras. Involucra a tu equipo financiero desde el principio y documenta todos los procesos para garantizar una conformidad continua.

Fuente del artículo: SR