El sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) es una herramienta fundamental para la gestión eficiente de las empresas. Sin embargo, para aprovechar al máximo sus beneficios, es necesario comprender la importancia de la configuración de ERP y cómo se puede aplicar para lograr una configuración eficiente del sistema.
Es importante tener en cuenta que existen diferencias entre la configuración y la personalización de un ERP. La configuración se refiere a la gestión de la experiencia del usuario, mientras que la personalización se enfoca en la creación de subsistemas funcionales que impactan directamente los procesos del sistema.
Al considerar cómo utilizar mejor la configuración de ERP, es crucial comprender estas diferencias. Si no se entienden los elementos de “forma” y “función”, es probable que se pasen por alto otros requisitos de gestión necesarios.
1. Evaluación de requisitos
Las herramientas de evaluación de requisitos establecen y describen las reglas del sistema ERP que se aplican a “cómo” se comporta la plataforma, en función de los requisitos y limitaciones comerciales generales. Algunos elementos evaluados se aplican a comportamientos asociados con los objetivos empresariales, mientras que otros se aplican a objetivos administrativos generales, gestión financiera, gestión de efectivo o consolidación de intereses divisionales.
Un ejemplo práctico de esto sería la definición de reglas de producción para informes financieros automatizados.
2. Configuración del entorno
La configuración del entorno de un ERP representa el punto de control central para los procesos técnicos del sistema. Esta configuración opera en paralelo con el nivel de evaluación de requisitos del sistema y se considera a menudo como una “personalización”. Sin embargo, en términos prácticos, no lo es. Esta configuración de nivel medio respalda directamente el nivel de requisitos anterior, estableciendo prioridades operativas generales y cualidades de procesamiento consecuentes.
Continuando con nuestro ejemplo financiero, una configuración de entorno puede implicar la definición de las monedas permitidas en los informes financieros en ubicaciones específicas de la empresa.
3. Mejora de la configuración
En el caso de la mejora de la configuración, se aplican optimizaciones a procesos de nivel inferior. Esto incluye elementos como la interacción de bases de datos internas/externas, el comportamiento del sistema al trabajar con varios módulos integrados, la aplicación de estándares, las reglas del sistema para validar la calidad y los horarios de mantenimiento automatizados.
4. Importación de datos
Las herramientas de importación se utilizan para configurar y gestionar las reglas del sistema relacionadas con cómo y cuándo se extraen los datos sin procesar del mundo exterior, se filtran internamente y se entregan a diversas bases de datos o módulos de informes.
En conjunto, estos elementos de configuración de ERP sirven como un conjunto eficiente de doctrinas administrativas y operativas que establecen y controlan el comportamiento general de una plataforma ERP en tiempo real. Por ejemplo, si diversas presiones comerciales requieren que una empresa cambie su enfoque de mercado o de operación, las herramientas de configuración existen como un conjunto de valores de gestión globales que permiten cambios de manera holística y con un mínimo esfuerzo y costo. Por lo tanto, son el “cerebro de la operación” y son fundamentales para la eficiencia de cualquier plataforma ERP.
