Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) son herramientas indispensables en la estrategia financiera de una organización, ya que proporcionan una forma altamente transparente de recopilar, gestionar, rastrear y analizar los datos comerciales de toda la empresa. Estos sistemas son cruciales para gestionar numerosos procesos contables, garantizar el cumplimiento normativo y generar informes para los interesados. Sin embargo, presentan una deficiencia importante: la conciliación automatizada de cuentas que asegure un cierre financiero oportuno y preciso.
Aunque los sistemas ERP se ocupan sin problemas de los aspectos técnicos de la contabilidad, como verificar las entradas de diario, los saldos de los subregistros y otra información transaccional compleja, no validan específicamente estos datos para el cierre financiero. Esta tarea recae en el departamento de finanzas y contabilidad, que suele abordarla de forma manual, a menudo utilizando hojas de cálculo complicadas y con múltiples líneas. En la era posterior a la Ley Sarbanes-Oxley (SOX), la importancia de un cierre preciso y completamente validado no puede ser subestimada.
Por ejemplo, los sistemas ERP son excelentes para verificar si el subregistro de cuentas por pagar (AP) coincide con el saldo del libro mayor (GL) de AP o si el subregistro de inventario coincide con el saldo del GL de inventario. Dado que el sistema ERP no puede completar la “última milla” del proceso de cierre financiero, muchos contadores aún deben recurrir a métodos manuales y basados en papel para realizar cálculos. Y dado que los seres humanos somos imperfectos, estos procesos manuales a menudo generan errores, como ingresar un saldo incorrecto. Las hojas de cálculo son documentos engorrosos, lo que crea el riesgo de problemas de control de versiones e integridad de datos. Seguir los flujos de trabajo en una empresa global a través de correos electrónicos y documentos impresos es una pesadilla. Lo peor de todo es que el objetivo específico de los procesos manuales, validar la precisión de los datos de subregistro verificados por el ERP, a menudo es imposible de lograr debido a la ineficiencia y la falta de precisión.
No tiene por qué ser así. Existe tecnología disponible para continuar donde los sistemas ERP se quedan cortos. Todas las organizaciones de finanzas y contabilidad buscan la seguridad y la tranquilidad de que sus procesos de conciliación de cuentas y cierre financiero son precisos tanto para el rendimiento empresarial como para el cumplimiento normativo. Cada vez más organizaciones están cambiando a una solución contable para manejar sus finanzas, lo que significa que debe haber una buena cantidad de razones beneficiosas para hacerlo.
Manejar las finanzas de un negocio con montones de gastos, cajas de recibos y hojas de cálculo de ingresos y gastos expone la información a posibles errores y deducciones. Sin embargo, esto se puede resolver con la solución contable adecuada, que proporciona un archivo contable actualizado y automatizado, lo cual es crucial, especialmente durante la temporada de impuestos. La contabilidad desempeña un papel clave en el funcionamiento de cualquier negocio. Con la reciente crisis financiera global y el crecimiento constante de las empresas, contar con un sistema contable sólido es una necesidad para cualquier negocio. Muchas empresas de contabilidad y teneduría de libros están adoptando las tendencias en contabilidad para remodelar su negocio y simplificar su trabajo en gran medida.
Muchas empresas han desarrollado sistemas de software internos que brindan una mayor visibilidad y control en torno al proceso de conciliación. Sin embargo, estos sistemas requieren una cantidad considerable de trabajo y recursos iniciales y continuos. A menudo, no cumplen con las suites de cierre financiero de terceros, que ofrecen más funcionalidades e integran de manera fluida con los sistemas ERP.
En resumen, la conciliación de cuentas en los sistemas ERP es un aspecto crítico para garantizar un cierre financiero preciso y oportuno. Aunque los sistemas ERP son valiosos para la gestión de datos comerciales, es necesario contar con soluciones contables adicionales para validar y asegurar la precisión de los datos en el proceso de cierre financiero. La tecnología está disponible para ayudar a las organizaciones a superar las limitaciones de los sistemas ERP y lograr una conciliación de cuentas más eficiente y precisa.
