La adopción de plataformas de software como servicio (SaaS) puede ser un proceso incómodo para las empresas que están acostumbradas a utilizar aplicaciones locales. Sin embargo, a medida que los usuarios se familiarizan con las ventajas de tener un único punto de entrada, herramientas modernas para la planificación y presupuestación, y una interfaz de usuario basada en Excel, la simplicidad forzada de SaaS suele mejorar la eficiencia y convencer a los escépticos, dejando a la organización en una posición mucho mejor.
Un ejemplo de este viaje desafiante pero exitoso es el caso de Cetera Financial Group, una empresa con sede en Los Ángeles que brinda servicios y tecnología para firmas de asesoramiento financiero. Cetera implementó Oracle ERP Cloud para sus finanzas, cuentas por pagar y recibir, y adquisiciones, y Oracle EPM Cloud para la planificación y presupuestación. Ambas soluciones se pusieron en marcha el 1 de agosto, tan solo siete meses después de la firma del contrato. La compañía ya había migrado su departamento de recursos humanos a Oracle HCM Cloud.
La falta de personalización de las nuevas aplicaciones SaaS fue un desafío para Cetera. Especialmente en el caso de las adquisiciones, los gastos y los procedimientos de validación que se ejecutaban en el antiguo software Great Plains ERP de la compañía. Los usuarios cuestionaron la necesidad de abandonar los métodos familiares y adaptarse a una configuración que temían que fuera rígida. Por lo tanto, la empresa trabajó con su socio de implementación, PwC, para establecer principios orientadores que minimizaran la personalización y aprovecharan al máximo la configuración del software Oracle ERP Cloud.
El proceso de evaluación produjo un debate inteligente sobre preguntas difíciles. “¿Por qué Cetera cree que es diferente al resto de las miles y miles de instalaciones y conocimientos que Oracle ha adquirido a lo largo de los años para hacer de esto una solución en la nube sólida? Al final, pudimos llegar, en su mayor parte, a la configuración del ERP”, dijo Matthew Whitehead, vicepresidente de planificación y análisis financiero de Cetera.
El problema fue más pronunciado con Oracle EPM Cloud, ya que este software obliga a los usuarios a utilizar sus marcos para las finanzas y la planificación de la fuerza laboral. La empresa trabajó para identificar sus objetivos más amplios, las mejores prácticas y las necesidades de modelado financiero, y finalmente decidió aprovechar al máximo los indicadores clave de rendimiento y las entradas basadas en controladores del software EPM. Como resultado, Cetera pudo reducir el plan de cuentas que se entrega desde el libro mayor, lo que permitió a los usuarios centrarse más en las cuentas de nivel de planificación, según Whitehead.
El plan de cuentas resultó ser crucial de otras maneras que Whitehead dijo que desearía haberse dado cuenta desde el principio. Las dependencias entre las nubes ERP y EPM dificultaron su implementación en paralelo. “Para el ERP, es realmente crítico que definamos y finalicemos nuestro plan de cuentas desde el principio, ya que esto tiene implicaciones en el lado de EPM”. Específicamente, EPM depende mucho del modelo de metadatos para su integración con ERP.
Otro movimiento clave fue reemplazar la herramienta actual de planificación y pronóstico, Solver BI360, que fue una de las primeras cosas que Whitehead implementó cuando llegó a Cetera a mediados de 2015. Sin embargo, BI360, con su informes basados en Microsoft Excel y su estrecha relación con Great Plains ERP, comenzó a parecer una “solución de bajo nivel”. Dado que Microsoft dejó de brindar soporte a la versión de Great Plains de Cetera, era hora de dejar atrás también a BI360. La empresa también necesitaba migrar su servicio de Hosting.com y llevar el centro de datos a sus instalaciones o a otro lugar.
El nuevo Oracle Planning and Budgeting Cloud Service (PBCS), que forma parte de EPM, ha mejorado las capacidades de pronóstico de la empresa al tiempo que conserva la interfaz de usuario preferida por los empleados. Para Whitehead, también es el lugar donde Oracle ofrece su tecnología de inteligencia empresarial y gestión del rendimiento corporativo Hyperion, que utilizó ampliamente en un trabajo anterior en el sector de servicios financieros de GMAC. “Es la estructura de base de datos basada en Hyperion Essbase, OLAP, en la nube, junto con todos los demás tipos de características que se obtienen con una aplicación en la nube: formularios web, procesos de aprobación de flujo de trabajo, paneles de control, informes”, dijo. PBCS también cuenta con Hyperion Financial Reporting Studio, “una plataforma de informes estándar más sólida”, que se entrega como un complemento de Excel Essbase que también permite generar informes en formato HTML y PDF.
La implementación de Oracle ERP Cloud y Oracle EPM Cloud fue un viaje desafiante para Cetera Financial Group, pero al final resultó ser un éxito. La empresa logró superar la resistencia inicial de los usuarios y aprovechar al máximo las ventajas de las aplicaciones SaaS. La falta de personalización se convirtió en una oportunidad para mejorar la eficiencia y la agilidad en la planificación y presupuestación. Además, la integración entre las nubes ERP y EPM permitió a Cetera optimizar sus procesos y obtener una visión más completa de su rendimiento financiero.
En resumen, la implementación de soluciones SaaS puede ser un desafío, pero con una planificación adecuada y una comprensión clara de los beneficios, las empresas pueden lograr una transformación exitosa y mejorar su eficiencia y rendimiento.
