Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) son fundamentales para el registro y la gestión de los procesos comerciales de casi todas las empresas. Son esenciales para el buen funcionamiento de las funciones contables y financieras. En la fabricación y distribución, el ERP también puede ayudar a planificar y gestionar el inventario y la logística. Algunas empresas lo utilizan para gestionar funciones de recursos humanos, como el seguimiento de los empleados, la nómina y los costos relacionados. Sin embargo, a pesar de su ubicuidad, los sistemas ERP han evolucionado poco desde su introducción hace un cuarto de siglo. Las tecnologías que dan forma a su diseño, funciones y características han cambiado muy poco. Como medida de esta estabilidad, nuestra Oficina de Finanzas encontró en una investigación que en 2014 las empresas, en promedio, mantuvieron sus sistemas ERP un año más que en 2005. Sin embargo, recientemente hemos visto señales de cambio. El ritmo evolutivo de las tecnologías que dan forma al diseño de los sistemas ERP se ha acelerado en los últimos años. Además de la nube, ahora contamos con la computación en memoria, la analítica y la planificación integradas en los sistemas de procesamiento de transacciones, la movilidad, la colaboración en contexto y un diseño de interfaz de usuario más intuitivo. Aunque los proveedores de ERP generalmente reconocen estas tecnologías innovadoras, nuestra investigación y conversaciones con usuarios de software ERP indican que apenas están comenzando a incorporarse en el diseño del producto y hasta ahora han tenido poco impacto en el mercado.

En cuanto a la apariencia y la interacción con el usuario, también se habla de la “consumerización” de los ERP y otras aplicaciones empresariales, es decir, diseños más frescos que se asemejan y se interactúan con el usuario como el software de consumo, como las aplicaciones móviles en los teléfonos inteligentes. Las interfaces de pantalla establecidas y los diseños de procesos a menudo son legados de limitaciones tecnológicas que ya no existen. Además, cada vez más usuarios no quieren o no necesitan interactuar con sus aplicaciones empresariales a través de computadoras de escritorio o portátiles. El soporte para dispositivos móviles se ha vuelto común, pero los gestos y otras nuevas convenciones de interfaz de usuario que amplían y mejoran las formas en que los usuarios pueden interactuar con su sistema en otros dispositivos, como las computadoras portátiles, son una capacidad futura probable, especialmente a medida que las pantallas táctiles se vuelven comunes en todos los dispositivos. La interacción por voz, un avance potencialmente poderoso, todavía está en pañales. Las notificaciones y aprobaciones serán cada vez más accesibles desde dispositivos portátiles y relojes tecnológicos móviles. Dado que todos los negocios son colaborativos, esperamos que las capacidades de colaboración en contexto evolucionen rápidamente para mejorar la productividad en todas las funciones empresariales, permitiendo una mayor capacidad de respuesta a los clientes y acelerando la finalización de los procesos principales.

A pesar de la creciente popularidad de los sistemas basados en la nube, la cuestión de dónde deben residir los sistemas ERP aún no está resuelta. Es probable que la nube represente una parte sustancial del mercado. Pero es útil recordar que, aunque nuestra investigación muestra que la resistencia a los ERP basados en la nube está disminuyendo y que las ventas de los proveedores de ERP en la nube han crecido más rápido que los proveedores locales, la nube todavía tiene una pequeña parte de la base instalada. Un desafío importante para los proveedores de software como servicio (SaaS) de múltiples inquilinos es que el beneficio clave también es una limitación. Debido a que los compradores configuran las características y capacidades en lugar de personalizar el código base central, las implementaciones pueden ser más rápidas y menos costosas. Al emitir nuevas versiones o modificaciones del software, el proveedor realiza esos cambios en el código que todos están ejecutando, ya sea de inmediato o después de un período de gracia. Esto requiere mucho menos trabajo para el cliente que tener personal de TI interno actualizando las versiones y parches locales. Sin embargo, la limitación es que el software no se puede personalizar. Como he mencionado, la barrera principal para hacer que el software ERP sea más configurable es la complejidad inherente de los procesos comerciales que los sistemas gestionan. Los sistemas ERP deben ser capaces de manejar las necesidades específicas de los usuarios, que pueden diferir considerablemente de una industria a otra e incluso entre micro-verticals específicos que pueden abarcar múltiples unidades de negocio en una variedad de industrias, ubicaciones y jurisdicciones. Si el software no se puede configurar para satisfacer las características, funcionalidades y requisitos de procesos del cliente, y si el cliente no puede adaptar sus operaciones a estas limitaciones, un producto basado en la nube no es una solución factible. Muchas empresas manufactureras y centradas en productos han encontrado dificultades porque sus requisitos suelen ser demasiado específicos y diversos. A diferencia del software local, no hay opción de personalizar las ofertas SaaS de múltiples inquilinos según las necesidades de un solo cliente a menos que el proveedor esté dispuesto a realizar los cambios necesarios en el código base central y el momento de esos cambios sea aceptable para el cliente.

Algunas nuevas tecnologías de apoyo mejorarán el valor empresarial de las aplicaciones ERP a medida que las empresas adapten sus procesos comerciales para aprovechar las nuevas capacidades. Por ejemplo, las plataformas de computación en memoria y el big data probablemente cambiarán la forma en que las organizaciones, especialmente en finanzas y contabilidad, trabajan con las computadoras. Los procesos se pueden ejecutar más rápido y los sistemas de procesamiento de transacciones pueden incluir capacidades analíticas. Cada vez más, los proveedores de ERP incorporarán la medición y el monitoreo del rendimiento, así como la funcionalidad de optimización en los procesos comerciales. El procesamiento en memoria promete una experiencia mucho más interactiva, mientras que la gestión de big data respaldará el uso sofisticado de análisis para desarrollar ideas accionables, alertas y medición del rendimiento a partir de las masas de datos acumulados en los sistemas ERP. Las tecnologías móviles, omnipresentes entre la nueva generación en forma de teléfonos inteligentes y tabletas, impulsarán la demanda de disponibilidad de análisis sobre la marcha y planificación dinámica para mejorar la visibilidad futura y profundizar la conciencia situacional para guiar los procesos de transacción. Del mismo modo, la emergente Internet de las cosas (la red de objetos físicos integrados con electrónica, software, sensores y conectividad para permitir que los objetos intercambien datos con otros dispositivos conectados) amplía las posibilidades de expandir las capacidades del sistema ERP en la automatización del manejo de activos físicos y el registro asociado, el análisis y la gestión de procesos.

No solo la tecnología está cambiando. Los usuarios de los sistemas ERP también están cambiando, y esto está dando forma al diseño de los sistemas ERP. Los diseños de pantalla más frescos y la reducción del desorden en la pantalla son algunas de las mejoras iniciales. El cambio demográfico que se está produciendo en las filas de los ejecutivos y gerentes de alto nivel, desde la generación del baby boom hasta aquellos que crecieron con la tecnología informática, está generando la demanda de software que sea más capaz y más fácil de usar. Pronto, para ser competitivos, los sistemas ERP deberán ofrecer tres mejoras principales: un menor costo total de propiedad, una mejor experiencia de usuario y una mayor flexibilidad y agilidad. A pesar de estas crecientes demandas en cuanto a cómo funciona, las expectativas de los compradores sobre lo que el software ERP debe hacer no han cambiado mucho hasta ahora. Pero el cambio casi con seguridad se acelerará en los próximos cinco años. Los procesos de selección de las empresas se basan en gran medida en su experiencia con la última generación de productos y los puntos problemáticos que experimentaron. Ven estos sistemas como notoriamente lentos y costosos de configurar, mantener y modificar. De hecho, en nuestra investigación sobre ERP, solo el 21 por ciento de las empresas más grandes dijo que implementar nuevas capacidades en los sistemas ERP es fácil o muy fácil, mientras que un tercio lo calificó como difícil. A diferencia del cambio de aplicaciones de gestión financiera y de fabricación de mainframe a ERP cliente/servidor, esta vez los incumbentes más grandes serán menos vulnerables a la interrupción. Una razón importante es que sus grandes corrientes de ingresos por mantenimiento proporcionan una mayor capacidad de desarrollo en comparación con las nuevas empresas. Sin embargo, todos los proveedores enfrentarán desafíos en el mercado si no evolucionan para satisfacer las expectativas de una nueva generación de ejecutivos y usuarios. Los proveedores de ERP más pequeños, ya sean principalmente locales o basados en la nube, deberán invertir en mejorar su software a un ritmo más rápido de lo que ha sido necesario en la última década. El mercado de software ERP está listo para la primera transformación significativa desde la década de 1990 y es la razón de nuestra nueva investigación de referencia que realizaremos sobre este tema. Una combinación de nuevas tecnologías y cambios en las demandas de los usuarios impulsará cambios en el diseño del sistema. El resultado serán sistemas que sean más fáciles de usar y más fáciles de modificar para adaptarse a las necesidades de los clientes. Una nueva generación de usuarios exigirá software que facilite su trabajo, que apoye su capacidad para colaborar y trabajar con el sistema en cualquier momento y en cualquier lugar. El cambio está llegando lentamente, pero el panorama de los ERP dentro de una década será muy diferente.

Contenido original publicado aquí: http://www.smartdatacollective.com/robert-kugel/361581/evolving-next-generation-erp-systems