Elegir e implementar un nuevo sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) puede ser un desafío para cualquier empresa. Determinar lo que se necesita y lo que se desea, y cómo eso se compara con lo que un proveedor puede ofrecer, puede convertirse en un proceso largo. La implementación del nuevo software de Brunswick Steel, con sede en Winnipeg, en el último año es un buen ejemplo de cómo se puede hacer correctamente, sirviendo a los intereses de todas las partes interesadas en la empresa.
Brunswick Steel es un centro de servicio de metales que con el tiempo ha incorporado más procesos de valor agregado en sus operaciones. Recientemente, esto incluyó la incorporación de corte láser de fibra y capacidades de doblado mejoradas, junto con sus servicios de corte por plasma, corte por llama y aserrado. Aunque la empresa ya contaba con láseres de CO2, la adición del láser de fibra aumentó la velocidad y la capacidad del departamento de corte de la empresa. Al mismo tiempo, también rediseñó su planta para mejorar el movimiento de materiales y el flujo de procesos.
Adam Plouffe, actual gerente general de Brunswick, fue contratado en ese momento por su experiencia en lean y Six Sigma. La empresa pronto comenzó a implementar estrategias lean, buscando eficiencias donde fuera posible. Quedó claro que el sistema ERP existente de la empresa no sería lo suficientemente sólido como para crecer junto con los cambios que se estaban realizando.
“El software que teníamos estaba orientado a un modelo de centro de servicio”, dijo Plouffe. “Para los productos en stock funcionaba relativamente bien, y para la entrada de ventas funcionaba bien, pero el departamento financiero tenía que hacer todo fuera del sistema. Además, la producción tenía muchas soluciones alternativas porque el sistema no funcionaba de la manera que necesitábamos. También había varias limitaciones para realizar cambios en ese sistema, que tenía alrededor de 10 años cuando comenzamos a considerar nuestra estrategia de ERP”.
Plouffe había trabajado con otros sistemas ERP en el pasado, y aunque eran más sólidos que el sistema heredado de Brunswick, también tenían sus propias limitaciones. “Podías hacer prácticamente cualquier cosa con los sistemas que estaba usando, pero también necesitabas un programador a tiempo completo para administrarlo”, dijo. “Tenías que configurar todo manualmente en esos sistemas. Cuando comenzamos nuestra investigación de ERP aquí, estábamos subcontratando la mayoría de nuestras necesidades de TI. Una de nuestras primeras decisiones fue buscar un sistema que no requiriera experiencia en programación. Queríamos algo que nuestro equipo existente pudiera manejar”.
Otra preocupación importante para Plouffe era que no quería que nadie tuviera que buscar soluciones alternativas. “Cada sistema ERP con el que he trabajado en el pasado, ya sea para un módulo u otro, ya sea compras, finanzas u otro departamento, implicaba que alguien tuviera una hoja de Excel en segundo plano o al lado para consultar y hacer referencia. No quería eso. Para ejecutar correctamente un sistema ERP, todos los puntos de datos deben ingresarse en el sistema, y a partir de eso, todos deben obtener la misma representación visual para fines de programación y planificación. Quería indicadores clave de rendimiento claros para que pudiéramos ver de inmediato cómo nos estaba yendo en cada área de la empresa”.
Aunque Plouffe conocía los conceptos básicos de lo que quería, también era importante que cada grupo de partes interesadas explicara las salidas que requerían.
La implementación exitosa del sistema ERP de Brunswick Steel demuestra la importancia de evaluar las necesidades específicas de una empresa y buscar un sistema que se ajuste a esas necesidades. Al elegir un sistema ERP, es esencial considerar la capacidad de personalización, la facilidad de uso y la capacidad de integración con otros sistemas existentes. Además, es fundamental involucrar a todas las partes interesadas y asegurarse de que sus requisitos y expectativas se tengan en cuenta durante todo el proceso de implementación.
Implementar un nuevo sistema ERP puede ser un desafío, pero con una planificación adecuada y una comprensión clara de las necesidades de la empresa, es posible lograr una implementación exitosa que beneficie a todos los involucrados.
