Cada proyecto que vale la pena tiene riesgos. Y cada proyecto de ERP que consume recursos, tiempo, dinero y atención inevitablemente tendrá una larga lista de riesgos que deben ser gestionados, o al menos monitoreados. A veces escuchamos a las personas usar los términos Riesgo y Problema indistintamente como si estuvieran describiendo lo mismo. En la gestión de proyectos, diferenciamos entre los dos por algunas razones simples y prácticas. Un Riesgo es algo malo que puede suceder pero que aún se puede prevenir, mientras que un Problema es algo malo que acaba de suceder y necesita ser solucionado.
En última instancia, los problemas que enfrentas en tu proyecto de ERP te distraerán a ti y a tu equipo de proyecto, consumirán más tiempo, atención y dinero de lo que quisieras. Por lo tanto, cada riesgo que se pueda mitigar para que no se convierta en un problema te ahorra tiempo y dinero y mantiene el enfoque del equipo donde lo deseas, en avanzar, diseñar una solución sólida e implementarla según lo programado.
Imagínate un Riesgo como una vela que está un poco demasiado cerca de una cortina, mientras que un Problema es esa cortina ahora envuelta en llamas. Sin haberlo experimentado nosotros mismos, todos sabemos que mover la vela o la cortina, e incluso conseguir un extintor de incendios (por si acaso), es mucho más fácil, rápido y barato que remodelar la habitación, y mucho menos reparar daños importantes en nuestro hogar. Piensa en los Riesgos y Problemas del proyecto de esa manera. Quieres una lista realmente larga de Riesgos que puedas evaluar, priorizar y mitigar, y una lista muy corta de Problemas reales.
Aquí tienes algunos consejos para la gestión de Riesgos y Problemas:
- Crea una cultura donde se recompense el hecho de presentar un Riesgo
- Capacita a tu equipo para articular los Riesgos de una manera que sea accionable
- Identifica el “Entonces qué” – ¿qué hará el Riesgo a tu proyecto si se convierte en un Problema?
- Establece una fecha límite para la resolución del Riesgo
- Asigna a cada Riesgo una probabilidad y un puntaje de Impacto
- Ordena tus Riesgos en función del puntaje combinado
- Asigna claramente el Riesgo a un responsable – no todos los Riesgos pueden ser responsabilidad de tu Gerente de Proyecto
- No hagas que todo el equipo sea responsable de un Riesgo, los nombres y las caras ayudarán con la responsabilidad
- Identifica 2-3 planes de mitigación viables para cada Riesgo
- Actualiza tu registro de Riesgos semanalmente y reporta el progreso
Para la mayoría de los proyectos de ERP, un archivo de Excel al que todos en el equipo pueden acceder y agregar registros, así como buscar tareas asignadas, funciona muy bien. Los formularios de SharePoint también son una forma popular de mantener el Registro de Riesgos y Problemas transparente, y una responsabilidad conjunta del equipo de proyecto.
Personalmente, me gusta mantener tanto los Riesgos como los Problemas en la misma pestaña y utilizar metadatos para identificarlos, de esta manera puedo cambiar fácilmente un Riesgo a un Problema o viceversa. También puedo evaluar más rápidamente el recuento general, ya que representa la carga de trabajo para el equipo de proyecto y debe tenerse en cuenta cuando gestiono la capacidad. Un Gerente de Proyecto experimentado revisará el Registro con el Patrocinador del Proyecto o el liderazgo del proyecto de manera regular, para asegurarse de que haya alineación sobre la probabilidad e impacto de cada elemento. Los 3-5 principales Riesgos también deben formar parte de tus informes de estado del proyecto.
Todas estas buenas prácticas son bastante intuitivas y fáciles de ejecutar, la parte que requiere algo de experiencia es saber qué y cuándo escalar.
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