Uno de los problemas al dirigir un negocio es que las cosas pueden caer por las grietas. Cosas que deberían hacerse no se hacen, o se hacen de manera deficiente. Una grieta, en este sentido, es una situación que no se maneja correctamente. Como resultado, algo que debería hacerse no se hace. El ERP está diseñado para evitar que las cosas se caigan por las grietas. En teoría, los procesos del ERP no permitirán que se ignore nada. En la práctica, la situación no es tan clara. Suceden cosas y la eficiencia empresarial, así como los clientes, sufren por ello.

El primer paso para evitar que las cosas se caigan por las grietas es asegurarse de que tus procesos de ERP no tengan grietas. En el ERP, una grieta generalmente resulta de un diseño de proceso incompleto. Es decir, el proceso no cubre todas las situaciones posibles. Esto es el resultado de una planificación inadecuada o un diseño de proceso deficiente. Las grietas pueden desarrollarse a medida que los negocios cambian con el tiempo. Pueden surgir nuevas circunstancias que no se tuvieron en cuenta en el diseño original. Esto significa que los procesos deben ajustarse para adaptarse a las condiciones cambiadas. Al diseñar un proceso para el ERP, es importante cubrir todas las posibilidades, incluso las menos probables. De hecho, los resultados improbables son los más propensos a convertirse en grietas porque el diseñador del proceso no pensó lo suficiente en el proceso.

En proyectos con un largo tiempo de ejecución, los cambios en los pedidos son una fuente fértil de grietas. Los cambios son una realidad y cuanto más tiempo se tarde en enviar un producto al cliente, más probable es que haya cambios. Como resultado, el pedido se prepara incorrectamente o, peor aún, queda en el limbo. Los cambios no se comunican a las personas adecuadas, o esas personas no actúan en consecuencia. Aquí nuevamente, el problema radica en parte en el diseño del proceso. Si los procesos de tu negocio no tienen una forma sólida de reconocer y responder a los cambios en los pedidos, tienes una gran grieta y una oportunidad para un problema importante.

Otra razón por la que se producen grietas es la falta de supervisión. El proceso no funciona correctamente y nadie se da cuenta. Al menos, nadie se da cuenta hasta que el cliente se queja. Esto suele ser un fallo de organización. No tener a alguien que verifique que las cosas van bien. Existe una presunción, especialmente con el ERP, de que todo está avanzando normalmente. Si bien es cierto que es más probable que las cosas avancen sin problemas con el ERP, esto no es automático y se necesita una supervisión adecuada. Es importante que tengas un proceso de revisión automática para asegurarte de que las cosas en tu sistema de ERP estén progresando normalmente. Una forma de hacer esto es establecer una alerta en cualquier acción que esté tardando significativamente más de lo debido. Si, por ejemplo, un pedido tarda demasiado en enviarse, un gerente debería ser notificado automáticamente para tomar medidas correctivas.

En resumen, evitar que las cosas se caigan por las grietas en tu negocio es fundamental para mantener la eficiencia y la satisfacción del cliente. Asegúrate de que tus procesos de ERP estén bien diseñados y cubran todas las posibles situaciones. Supervisa de cerca el progreso de tus procesos y establece alertas para detectar cualquier demora significativa. Con una gestión adecuada, podrás evitar que las cosas se caigan por las grietas y mantener tu negocio en buen funcionamiento.