Cuando una empresa comienza a crecer, es posible que los programas de software de contabilidad se sientan un poco limitados. En ese momento, ¿es hora de cambiar a un ERP? Las empresas de planificación de recursos empresariales (ERP) están ganando la confianza de los propietarios de negocios al mostrar cómo una sola base de datos puede utilizarse para gestionar y automatizar múltiples partes del negocio.
¿Qué sucede cuando te vuelves demasiado grande para tu software de contabilidad? Una vez que una empresa evoluciona de ser una pequeña empresa a convertirse en una empresa de tamaño mediano, el antiguo programa de contabilidad puede comenzar a sentirse un poco limitado. El desencadenante puede ser el hecho de operar en múltiples ubicaciones o países, la profundidad de los informes requeridos o la necesidad de una plataforma que sustente el crecimiento a largo plazo, según Craig Stanmore, director ejecutivo de Enspira Financial, una firma de contabilidad asesora especializada en apoyar a clientes de pequeñas y medianas empresas. En algún momento, el propietario del negocio deberá sentarse con el director financiero y tener esa conversación: “Es hora de pensar en un ERP”. Este acrónimo, que significa planificación de recursos empresariales, puede generar temor en el corazón de un director financiero porque, por su propia naturaleza, es una tarea importante.
ERP es un término que describe un conjunto de módulos de software que ejecutan varias funciones dentro de una empresa. Los módulos pueden incluir contabilidad multi-entidad, seguimiento de pedidos, gestión avanzada de inventario y almacén, gestión de proyectos, comercio electrónico y más. Las definiciones de ERP de proveedores como NetSuite y SAP sugieren que el término surgió en la década de 1960 en el mundo de la fabricación. La fabricación puede ser increíblemente compleja: construir una bicicleta, por ejemplo, implica una gran cantidad de materiales, kits y piezas. Los fabricantes necesitan una forma de rastrear los insumos necesarios para fabricar un producto, la cantidad y el tipo de productos que crean, la cantidad y el tipo de productos que un cliente ordena y si esos clientes han pagado sus facturas. Puedes rastrear todas estas cosas con hojas de cálculo o diferentes aplicaciones, pero rápidamente se vuelve confuso; se producen errores, lo que puede costar tiempo y dinero a un negocio. Los errores pueden ser tan grandes, como una grave escasez de flujo de efectivo, que pueden llevar a la quiebra a una empresa. De ahí el nacimiento del ERP, una base de datos única que rastrea todas estas cosas en un solo lugar.
La gestión del negocio con un ERP
Existe un impulso en la industria para renombrar el ERP como un sistema de gestión empresarial (BMS). Esta es una descripción más precisa, dado que muchas industrias diferentes, como los servicios profesionales y el comercio minorista, también les gusta la idea de una sola aplicación para gobernar todas las funciones. Anteriormente, se pensaba que los ERP eran sistemas costosos y complejos que tardaban demasiado en instalarse. Las opiniones de los clientes recopiladas este año por la firma de investigación Gartner muestran que los clientes potenciales se sienten abrumados por la complejidad de lo que se ofrece y cómo se adapta a sus necesidades. Aquellos que se habían aventurado en el ERP informaron que la implementación se retrasó, se excedió el presupuesto y su personal tuvo problemas para hacer que todo funcionara. Sin embargo, los grandes jugadores de ERP están trabajando para cambiar todo eso. El director gerente de Xero Australia, Trent Innes, dice que los sistemas ERP modernos se centran más en el usuario, los costos se han reducido y los sistemas son más fáciles de poner en marcha. “Tradicionalmente, la mayoría de los sistemas ERP eran modelos monolíticos y bastante anticuados. Intentaron ser todo para todos, pero los sistemas ERP modernos ahora te dan la oportunidad de elegir la aplicación que mejor se adapte a ti”, dice. “La barrera de entrada también es mucho más baja. Históricamente, los sistemas ERP requerían una gran inversión inicial en infraestructura e implementación, mientras que ahora son solo aplicaciones diferentes. El costo de implementación es mucho menor, ya que en su mayoría son de suscripción y solo pagas por lo que necesitas”.
Llevar los ERPs en línea
Así como el software de contabilidad descargado en tu escritorio está dando paso al software de contabilidad en tu navegador, los ERPs también se están moviendo en línea. En el proceso, se están volviendo más fáciles de configurar, más fáciles de operar y más baratos de comprar. Esto hace que los ERPs sean atractivos no solo para las grandes empresas, sino también para las medianas e incluso para las pequeñas empresas. Esto es una buena noticia para los propietarios de negocios. Una gran ventaja de un ERP en línea (o en la nube) es que no necesitas comprar un servidor para ejecutarlo. Ya sea que tengas una oficina o varias oficinas en diferentes estados o países, el personal puede iniciar sesión y acceder de inmediato al software. Al igual que el software de contabilidad para pequeñas empresas, el cambio a la nube está sacudiendo el orden establecido. La empresa alemana SAP ha dominado durante mucho tiempo el mercado de ERP, la mayor parte del cual se ejecuta en servidores en las oficinas de las empresas. (A menudo se le llama ERP local, en contraposición a en línea). Los competidores de SAP son Microsoft, Oracle e Infor. A sus espaldas hay una serie de empresas de ERP de segundo y tercer nivel más pequeñas, algunas de las cuales se especializan en industrias específicas. En los últimos cinco años, la ventaja de SAP se ha reducido, mientras que el número de clientes que dependen de proveedores de segundo y tercer nivel ha aumentado, según el Informe de 2016 sobre Sistemas ERP y Software Empresarial de la consultora Panorama Business Solutions. Además, las instalaciones de ERP en la nube se han más que duplicado, pasando del 11% al 27% en el último año. Oracle compró NetSuite en noviembre por 9.3 mil millones de dólares, ampliando sus horizontes en línea. SAP ha estado desarrollando lentamente SAP Business ByDesign para desafiar esta fusión. Mientras tanto, Microsoft vende Microsoft Dynamics Online, un ERP en la nube que reemplazará su software local Great Plains. Lo sorprendente de estas versiones en la nube es que las empresas de software las están vendiendo a empresas de todos los tamaños. Los ERPs locales de SAP se encuentran comúnmente en aeropuertos y departamentos gubernamentales. Sin embargo, SAP comercializa su Business ByDesign como “ERP para empresas de tamaño mediano”, con licencias que comienzan en solo 10 usuarios. La instalación puede costar menos de 30,000 dólares australianos, según Stuart O’Neill, jefe de negocios de SAP Hybris Australia y Nueva Zelanda. “Los ERPs basados en la nube están reduciendo el costo por usuario y brindando una gran cantidad de capacidad a la base de usuarios. Están democratizando el acceso a los ERPs”, dice. Según O’Neill, Business ByDesign es utilizado por 1300 empresas en todo el mundo, 40 de ellas en Australia y Nueva Zelanda, que van desde cinco usuarios hasta 2000 usuarios.
En resumen, un ERP puede ser una solución eficiente y rentable para las empresas en crecimiento que necesitan gestionar múltiples aspectos de su negocio. Con la disponibilidad de ERPs en línea, ahora es más fácil y accesible para empresas de todos los tamaños implementar esta tecnología. Si tu negocio está experimentando un crecimiento significativo y sientes que tu software de contabilidad actual ya no es suficiente, es posible que sea el momento de considerar un ERP. ¡No dejes que el miedo a lo desconocido te detenga! Un ERP puede ayudarte a optimizar tus operaciones y a impulsar el crecimiento a largo plazo de tu negocio.
